e Fatura Sıkça Sorulan Sorular

e fatura kullanıcısı, malesef artık kağıt fatura kesemez. e Fatura kullanmayan müşterileri için ancak e-arşiv fatura kesebilir. Matbu olarak fatura kesebilmesi Gelir İdaresi Başkanlığı’na mücbir sebeplerini yasal biçimde arz etmiş olması gerekir. Mücbir sebepler afet, teknik aksaklıklar gibi sorunları kapsar.

İşletmenizde kasa bulunuyorsa kanuni yasal sınır olan 2000 TL altındaki tutarları kasa fişi olarak kesebilirsiniz. İşyerinizde büro, temizlik gibi giderleri ve perakende satışlardaki bu kasa fişlerini gider göstermenizde sakınca yoktur.

e fatura çıktısı irsaliye yerine geçer. e-İrsaliyeye henüz geçmediyseniz elektronik fatura düzenlediğiniz program üzerinde “İrsaliye Yerine Geçer” ibaresi yerleştirilmesi suretiyle yapılabilir. Islak ya da dijital imzanın da yer alması gerekli olmakla birlikte düzenlenme tarihinin yanında mutlaka saat ve dakikasının yazıyor olması da gerekir.

Elektronik faturaya başvurunuzun tamamlanması için gerekli sertifikalardan biri olan e imza tercih ettiyseniz 3-4 gün ve mali mühür ile yapacaksanız ise yaklaşık 1 hafta sürede tarafınıza kargolanır. Daha sonrasında GİB’e yapılan başvuru ortalama 48 içerisinde sonuçlanır. Operasyonel durumlarda yaşanan gecikmeler ile değişmekle beraber yani toplamda ortalama 7-10 günlük sürede geçiş tamamlanır.

Elektronik fatura başvurunuzun tamamlanmasının akabininde normal kağıt faturayı bazı durumlar dışında artık kesemezsiniz. e fatura ile normal fatura arasındaki fark kağıt çıktı alınmaması ve elektronik ortamda ilgili yere iletilmesidir. Elektronik fatura mükellefi bir müşterinize yalnızca elektronik fatura kesebilmenin yanı sıra e arşive kayıtlı ise portal üzerinden faturasını gönderdikten sonra çıktısını da verebilirsiniz.

e Fatura mükellefi olmayana sistemsel olarak e fatura kesmek mümkün değildir, ancak e-arşiv oluşturabilirsiniz. Her efatura mükellefi aynı zamanda e-arşiv mükellefidir, ancak her e-arşiv mükellefi efatura mükellefi değildir.

e Fatura sisteminde geriye dönük fatura düzenleyebilirsiniz. GİB tarafından geriye dönük e fatura düzenleme süresi maksimum 7 gün ile sınırlı tutulmuştur. Yani satışını yaptığınız hizmet ya da ürün hangi tarihte gerçekleştiyse o tarihte düzenlemeniz daha sağlıklı olur. Bazen herhangi bir sebeple unutulabilir. Bu gibi durumlarda üzerinden 7 günden daha fazla süre geçmediyse geriye dönük e fatura kesmekte sakınca yoktur.

Herhangi bir yanlışlık yapıldığında e arşiv veya e fatura iptal edilebilir mi konusu mükellefler tarafından endişeye sebep olabilir. Ancak panik yapmaya hiç gerek yoktur. Her iki fatura tipinde de GİB onayına gönderilmiş ise 7 günü aşmadan gönderici taraf iptal edebilir. GİB portal veya özel fatura programı üzerinden ilgili faturaya “İptal Talebi Oluştur” yaparak iptali gerçekleştirebilirsiniz. 7 günlük süreyi aştıysanız karşı tarafın iade faturası düzenlemesini isteyebilirsiniz. İptal süreçleri fatura tipine göre de değişiklik gösterebilir, e-fatura senaryoları konulu içeriğimize de göz atabilirsiniz.

Onaylama süreleri fatura tipleri ve senaryolarına göre değişiklik gösterse de temel senaryo ile oluşturulmuş fatura dışındaki durumlarda işletmenize gelen elektronik faturalar tarafınızca onaylanmamış ise 7 gün sonra kabul etmiş sayılarak otomatik onaylanır.

e Fatura kullanan e defter kullanmak zorunda mı konusuna son yıllarda GİB tarafından yapılan revizyonlarla açıklık getirilmiştir. e fatura yönetmeliği gereği yıllık ciro sınırını aşarak zorunlu geçiş yapması gereken mükelleflerin e deftere kullanmaya başlaması da mecburidir. İsteğe bağlı elektronik faturaya geçmiş mükellefler ise ciro sınırını aşmadıklarından e-deftere geçmek zorunda değildir, eskiden olduğu gibi kağıt ortamda defter tutmaya devam edebilir.

Elektronik faturanın geçerli olması için satış işleminden sonraki 7 gün içerisinde kesip GİB onayına sunmanız gerekir. e fatura GİBe gönderme süresi de maksimum 7 gün olmakla birlikte bu süre zarfında alıcıya iletilmiş olmalıdır.

8 gün içerisinde bir itirazda bulunmadığınız sürece kabul etmiş sayılırsınız. Dolayısıyla e fatura itiraz süresi maksimum 8 gündür.

Eğer işletmenizin vergi kimlik numarası ve diğer bilgilerine göre düzenlenmiş ise elektronik bilet e fatura yerine geçmektedir.

e fatura neden imzasız yazıyor diye görünce paniğe kapılmayın. Başvuru sırasında elektronik mühür ya da imza ile geçiş yapıldığından dolayı tüm elektronik faturalar sistemden imzalı olarak alıcıya gönderilir. Elektronik faturaların imzalanmasına gerek yoktur.

Hali hazırda elektronik faturaya kayıtlı iseniz mümkündür. Bazı ülkeler ihracat faturasını hala matbu olarak istemektedir, ürün gönderdiğiniz ülke yasaları gereği elektronik fatura kullanıyorsa kesebilirsiniz. Kaşeli ve imzalı kağıt fatura talep ediyorlarsa ihraç kayıtlı e faturaya ihtiyaç duyulmayabilir.

Serbest meslek erbapları sadece e-smm kesebilir. Eğer serbest meslek faaliyetiniz üzerine bir şirket kurduysanız e-fatura kesebilirsiniz. 

Faturalandırma süreçlerinde yasal mevzuat çerçevesinde zorunlu tutulan 7 günlük sınır, resmi tatil günlerinde kafa karışıklığına sebep olabilmektedir. Hizmetin ya da ürün satışının gerçekleştiği gün mü yoksa bir sonraki gün mü bu süreye dahil olmalı Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) Sürelerin Hesaplanması bölümünde netleştirilmiştir. Satışın yapıldığı tarih 7 güne dahil edilmez. Ayrıca ödemelerin yapılacağı tarih için e fatura resmi tatile denk geliyorsa bir sonraki mesai günü dikkate alınır. Resmi kuruluşlara fatura gönderiyorsanız, resmi tatiller ve haftasonları işlem yapılmaz.

GİB onayına sunmuş olduğunuz hiçbir elektronik fatura üzerinde düzeltme yapmak mümkün değildir, taslak durumundayken yapabilirsiniz.

İstisna kapsamında fatura düzenleniyorsa istisna fatura türü seçilip ilgili vergi indirim ya da muafiyet kodunu belirterek fatura kesebilirsiniz. Promosyon, reklam gibi amaçlarla bir ürünü ücretsiz gönderiyorsanız normal satış faturası keser gibi 351 (Diğer) kodunu girerek sıfır bedel gösterebilir, gönderilen ürünleri sadece stoktan düşebilirsiniz. 

Fatura programınız üzerinden gönderip aldığınız her elektronik fatura için harcanan dijital para birimidir şeklinde tanımlanabilir. Fatura hacmini göz önünde bulundurarak ihtiyaca göre 50-200 bin kontör arasında satın alınabilir.

Elektronik fatura uygulaması Maliye Bakanlığı’nın Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 5 Mart 2010’da çıkarılan 397 sayılı VUK tebliği ile başlamıştır. Ancak 2014 yılında resmi olarak uygulamaya geçilmiştir. Hem isteğe bağlı hem de zorunlu kullanım söz konusu iken ciro kaynaklı mecburi geçişler için 1 Temmuz 2022 ve 2023 en son başvuru tarihleridir.

Yalnızca efatura kayıtlı mükelleflere kesilebilir.