İçindekiler:
e-Defter Saklama Nasıl Yapılır?
Gelir İdaresi Başkanlığı, 1 sıra numaralı elektronik defter genel tebliğine dayanarak e-defter dosyaları ile buna bağlı berat dosyalarına ait ikincil kopyaların başkanlıktan yetki alan özel entegratör ve başkanlık sistemlerinde saklanması gerektiğini belirtir. Yükleme zorunluluğu 2020’den beri devam eder. Şu ana kadar e-defter ikincil kopya gönderme işlemlerini sadece GİB’in e-defter saklama programını kullanarak ücretsiz şekilde yapabilirsiniz. Buna ek olarak önlem amaçlı çalıştığınız özel entegratör sunucularında güvenle saklayabilirsiniz. Kullanıcılar için yayınladığı e-defter saklama kılavuzu nasıl yapıldığını adım adım anlatır.
e-Defter Saklama Süresi Ne Kadar?
Tebliğde ister e-defter saklama hizmeti ister başkanlık saklama programı ile olsun, dosyaların en az 10 yıl saklama zorunluluğu olduğu yazar. Bununla birlikte e-defter dosyalarını GİB sistemine ilettikten sonraki onaylı versiyonlarının ikincil kopyalarını eş zamanlı olarak saklama programına da yüklemek gerekir.
Yani e-defter gönderme sürelerine uygun olarak aylık ve 3 aylık periyotlarla ikincil kopyaları da yüklemeniz daha sağlıklı olabilir; e-defter verme sürelerinin detaylarına “e-Defter Gönderme Süreleri Ne Zaman?” başlıklı yazıdan bakabilirsiniz. Ancak GİB tarafından belirtilen en son tarih; e-defter gönderme tarihinin son gününden itibaren en geç 15. gününe kadardır.
e-Defter Saklama Zorunluluğu 2025 Değişiklikleri
21 Mayıs 2024 tarihli 1 no’lu elektronik defter tebliğindeki 4 sıra numaralı değişiklik nedeniyle 22 Mayıs 2024’ten itibaren e-defter ile berat dosyaları için ikincil kopya saklama işlem adımları değiştirilmiştir. Buna göre büyük defterler (defter-i kebir), e-Defter Saklama uygulamasına kaydedilmeyecektir.
e-Defter Saklama Programı Nasıl Kullanılır?
e-Defter ikincil kopya gönderme programının kurulum ve kullanımı oldukça kolaydır. Ancak kullanmaya başlamadan önce birkaç küçük hatırlatma yapmakta fayda var:
Öncelikle uygulama kendini güncelleyebilse de, program kurulum dosyasının en güncel halini indirmenin sağlıklı yolu e-Defter uygulama adresinin ana sayfası üzerindeki “Saklama” alanından indirmektir. Dilerseniz deftersaklama.gib.gov.tr/download/ bu bağlantıya tıklayarak bilgisayarınıza yükleyebilirsiniz.
Uygulama yalnızca Windows işletim sisteminde çalıştır. Öte yandan GİB tarafından .net ortamında üzerinde geliştirildiği için .net framework 4.5 ve üzeri versiyonlar ile çalışabilir; dolayısıyla yüklü değilse uygulama inerken güncel hali de otomatik bilgisayarınıza indirilir.
Son hatırlatma ise programı kullanmak için sistemin yönetici yetkisine ihtiyaç duymasıdır. Sadece yetki alınmış bilgisayarlarda kurulum yapılabilir. Yükleme tamamlandıktan sonra dosyaya çift tıklayarak kurulumun başlamasını sağlamalısınız.
Karşınıza çıkan sözleşmeye onay vererek “Yükle” butonuna basın. Yükleme “Son” tuşuna bastığınızda tamamlanıp masaüstündeki “e-DefterBildirim” yazan ikonuyla görünecektir. Simgeye tıklayarak uygulama yönetim ekranını açın.
Ayrıca defter ve berat dosyalarınızın her birinin XML formatında olduğuna dikkat etmeli ve her dosyayı ayrı olarak zip formatında sıkıştırmalısınız. Ayrıca dosyalardan herhangi birinin boş olması halinde sisteme yüklenmez. Buna çok dikkat ettikten sonra 200 MB’nin üzerindeki dosyalar da yüklenmeyeceği için boyutlarını da kontrol etmelisiniz. Ardından aşağıdaki adımları takip ederek e-defter ikincil kopyalarını gönderebilirsiniz:
- Uygulama ekranı aşağıdaki gibi görünür. Ancak önce e-defterlerinizi saklayacağınız ayrı bir klasör açmanız daha sağlıklı olacaktır. İlgili ay ve yılın adını vererek açtığınız yeni ve boş klasörü saklama programındaki “Dosya Yolu Belirleme” alanından “Ekle” tuşuna basıp eklemeniz gerekir.
- Dosyalarınızı sırayla boş halde tanıtıp kaydederek en son “Değişiklikleri Kaydet” tuşuna bastığınızda “Dosya Yolları Başarıyla Kaydedildi” bildirimini alacaksınız.
- Sisteme yüklemeniz gereken defter raporu, kebir defteri, kebir beratı, yevmiye dosyası, yevmiye beratı, gib onaylı kebir beratı ve gib onaylı yevmiye beratı olmak üzere 7 zip veya rar formatında sıkıştırılmış dosya olmalıdır. Bu dosyaları orjinal dosyasından, dosya yolu belirleme bölümüne kopyalayın.
- Artık dosyaların yüklenip yüklenmediğini “Kuyruğa Atma Logları” alanından kolaylıkla takip edebilirsiniz. Bu esnada klasör isimlerinin sağında “Dosya Başarıyla Kuyruğa Eklendi” uyarısını görürsünüz.
- GİB yaklaşık 1 dk arayla yeni dosya olup olmadığını kontrol eder. Sisteme yüklenen dosyaların kriptolama işlemi sayesinde gizliliği ve güvenliği sağlanır. Yaklaşık birkaç dakika içerisinde GİB sistemine yüklenecektir. Dilerseniz programı yenileyebilir, “View” sekmesindeki “Reload” tuşuna basarak yapabilirsiniz.
- “Validasyon İşlemleri Başladı” yazmaya başladığında ise GİB tarafında kontrol aşamasına geçtiğini anlayabilirsiniz. Tamamı yüklendikten sonra “e-Defter Listesi” alanında “Başarılı” log bilgisi yazan dosyalar GİB’e başarıyla gönderilmiş demektir.
e-Defter Saklama Programına Yükleme Sırasında Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Sadece yanında “Başarılı” log bilgisi verilen dosyalar GİB’e yüklenir. “Dosya CRC Kontrolü Yapıldı”, “Validasyon İşlemleri Başladı”, “Dosya Kilitli” gibi bilgilerin yazması sürecin devam etmekte olduğunu gösterir.
- “Çapraz Doğrulama Kontrolü Hatalıdır” uyarısı veriyorsa edefter.gov.tr adresindeki e-Defter Görüntüleyici programını indirip “Durum Raporu” ekran görüntüsünü alarak [email protected] adresine e-posta göndermeniz ve teknik ekibin size ulaşmasını beklemelisiniz.
- Programdaki dosya dizinine bıraktığınız e-defter XML dosyasının, e-defter uygulamasına yüklediğiniz güncel hali olması önemlidir.
- Uygulamaya gönderdiğiniz güncel defter xml’nin imza değerinin saklama programına yüklediğiniz ile uyumlu olması gerekir.
- Tüm dosyalarda geçerli e-imza/mali mühür sertifikaları kullanılmalıdır.
- GİB’in güncel şematron standartlarına uygun olmalıdır.
