e-Fatura sisteminde işlemler dijital ortamda yürütüldüğü için her aşamanın doğru ilerlemesi, e-fatura durum kodlarının anlaşılmasıyla mümkün. Ancak birçok kullanıcı için bu kodlar karışık gelebilir. “e-Fatura neden hataya düşer?”, “e-Fatura kuyrukta ne demek?”, “UUID nedir?” gibi sorular, her gün e-fatura kullanan işletmelerin en sık sorduğu konular arasında. Bu yazıda, e-fatura hata kodlarını, nedenlerini ve çözüm yollarını adım adım açıklıyoruz.
İçindekiler:
e-Fatura Durum Kodu Nedir?
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sisteminde bir e-faturanın hangi aşamada olduğunu gösteren sayısal ifadelerdir.
Her kod, fatura gönderim sürecinde belirli bir statüyü ifade eder. GİB, e-fatura sisteminde ortak bir standart sağlamak amacıyla her faturaya, o faturanın güncel durumunu gösteren özel bir GİB durum kodu atar. Bu sayede, faturanın gönderim ve onay süreci kolayca izlenebilir hale gelir.
Nasıl ki basılı faturalar tek bir zarfa konularak gönderiliyorsa, e-fatura sistemi de benzer şekilde işler.
Faturalar, özel entegratör altyapısı üzerinden elektronik zarflar içerisinde toplu olarak iletilir.
Eğer bu zarf GİB sistemine sorunsuz bir şekilde ulaştırılırsa “başarılı” olarak işaretlenir; ancak iletim sırasında bir hata oluşursa, zarfın içindeki tüm faturalar aynı e-fatura hata kodu ile raporlanır.
Bu kodlar, mükelleflerin hem gönderim sürecindeki aksaklıkları hızlıca tespit etmesine hem de sistemdeki işlemleri şeffaf biçimde takip etmesine olanak tanır.
Örneğin, fatura başarıyla gönderildiyse farklı, alıcıya ulaşamadıysa veya teknik bir hata aldıysa farklı kodlar görünür.
Her şey yolunda gittiğinde aşağıdaki zarf aktivitesi görülür:
İşte en sık karşılaşılan kodlar:
e-Fatura Durum Kodu 1160
Şema kontrolleri alıcı tarafında da gerçekleştiğinden e-fatura 1160 hata kodu, karşıdaki XML kontrollerinden geçemediğini gösterir ve alıcıyı bu konuda bilgilendirmek daha doğru olur.
e-Fatura Durum Kodu 1163
Bu durum, posta kutusuna merkez tarafından gönderilen zarfın gönderimi başarılı olmuşsa, e-fatura durum kodu 1220 -Hedeften Sistem Yanıtı Gelmedi- şeklinde gözükür. Çünkü, aynı fatura veya ETTN numarasıyla ikinci kez gönderilmiş olabilir. Zarftaki faturaların biri veya tamamı yeni bir zarf ile gönderilirse e-fatura 1163 hata kodu – Gönderilen Zarf Sistemde Daha Önce Kayıtlı Olan Bir Faturayı İçermektedir- yanıtı gelir. Aynı yanıt ile e-fatura kodu 1300 almış zarfların tekrar gönderiminde de karşılaşılır.
e-Fatura Durum Kodu 1170
Fatura, GİB’in belirlediği schematron standartlarına uygun olmadığında bu e-fatura hata kodu ile karşılaşılır. İşleme sırasında aynı yanıt görülürse, statü “GİB’e İşlenemedi” şeklinde güncellenip süreç sonlanır ve alıcıya iletilmemiş olur.
e-Fatura Durum Kodu 1195
e-Fatura 1195 hata kodu, sistemdeki herhangi bir hata sonucu oluşabilir, aynı ETTN koduyla faturalar tekrar gönderilmelidir.
e-Fatura Durum Kodu 1200
Zarf işleme, kontrol ve merkez sistem aşamalarında bir hata alınmamışsa “Zarf Başarıyla İşlendi” durumuna geçer. Aynı zamanda GİB’e İşlendi ve Alıcıya Gönderilecek yanıtı geldiğinden herhangi bir sorun olmadığını ifade eder.
e-Fatura Durum Kodu 1210
e-Fatura 1210 hata kodu, alıcıya gitme aşamasında oluşur. İletiyi aynı alıcıya 4 kez göndermeyi deneyen GİB, ilkinde başarısız olduğunda 1210 kodu gözükür. Tekrar deneme başarılı olursa 1300, olmazsa 1215 kodu alınır. 1210 cevabından sonra 1215, 1220, 1230 ya da 1300 durumuna geçmesi beklenmelidir.
e-Fatura Durum Kodu 1215
e-fatura 1215 hata kodu, 1210 yanıtı gelmesiyle ve 4 kez daha gönderiminden sonra başarısız olduğunda alınır. Merkez birim, 8 saat boyunca aynı zarfı ikişer saat arayla toplamda 4 defa iletmeyi dener, sonuncu denemede de olmazsa 1215- Doküman Gönderimi Başarısız. Tekrar Gönderme Sonlandı” yanıtı gözükür.
e-Fatura Durum Kodu 1220
e-Fatura 1220 hata kodu, başarılı olan gönderimin, alıcıdan merkeze yanıt gelene kadar 1220-Hedeften Sistem Yanıtı Gelmedi şeklinde gözükmesinden kaynaklanır. Tam bir hata anlamına gelmese de ERP statüsü “Alıcıya Gönderildi” olur. GİB böyle durumlarda karşı tarafa bilgilendirme maili gönderse de, alıcıya bizzat haber verilmesi süreci hızlandırabilir. İkinci kez göndermek gereksizdir.
e-Fatura Durum Kodu 1230
Başarısız zarf işlenmesinden dolayı 1220 kodunun e-fatura 1230 hata koduna dönüşmesiyle gerçekleşir. ERP statüsü “Alıcıda İşlenemedi” olur, bu nedenle İptal etmeye gerek yoktur ve yeniden gönderilebilir.
Ayrıca bir e-faturanın anatomisini oluşturan terimler aşağıdaki gibi açıklanabilir:
e-Fatura UUİD ne demek?
UUİD ya da ETTN numarası aynı anlamlara gelir. Türkçede evrensel benzersiz tanımlayıcı demek olan ETTN, e-faturaya ait benzersiz bir numaradır. Her belge üzerinde sol üst köşede yer alırken örneğin “51d3bb18-9650-4c8e-825d-5a7f845be630” şeklinde yazılır ve alınan XML dosyalarına da otomatik kaydedilir.
e-Fatura zarf ID nedir?
32 karakterden oluşan ID numarasıdır.
e-Fatura ID numarası nedir?
İlk üç hanesi şirketin oluşturduğu harfler, sonraki 4 rakam yılı, kalan 9 hane de müteselsil numarayı içeren 16 karakterlik fatura numarasıdır, belgenin sağ üst köşesinde bulunur.
e-Fatura hash değeri nedir?
XML dosyaları içerisinde faturanın orjinal olup olmadığını anlamaya yardımcı, harf ve numaralar içeren değerdir. UUİD değerinden farklı olmakla birlikte imza alanındaki DigestValue kısmında yer alır.
e-Fatura etiket bilgisi nedir?
Posta kutusu ve gönderici birim etiketinden oluşan kısım firmaların adres, VKN, ünvan gibi bilgilerinin bulunduğu alandır, her faturada olması zorunludur.
e-Fatura numarası kaç haneli?
16 hanelidir.
e-Fatura kuyrukta ne demek?
GİB merkezine iletilen faturaların sıralandığını ve işlenmeyi bekliyor olduğunu ifade eder.
İster özel entegrasyon programı ister GİB portal üzerinden fatura kesiyor olun, GİB durum kodu, çeşitli sebeplerle hataya dönüşebilir. Merkez birimdeki yoğunluk, sunucu, yazılımsal aksaklıklar vb. daha birçok nedenden kaynaklanması oldukça doğal olsa da hata ile ilgili olanlarla nadiren karşılaşılır.
