Küçük, orta ya da büyük her ölçekteki işletmenin gelir ve giderlerini belirleyen, değerli resmi evrak niteliği taşıyan faturaların e-belge dönüşümleri kapsamında 2014 yılından itibaren e-fatura haline geldiğini birçoğunuz duymuşsunuzdur. İsminden de tahmin edileceği üzere yazılım portalları üzerinden paylaşılan elektronik faturalardır diyebiliriz. Bu bağlamda kağıt fatura kesmek tarihe karışıyor gibi gözüküyor. Hem klasik faturalar ile aynı özelliğe sahip hem de her açıdan çok daha fazla avantajı barındıran e-fatura sistemi kullanmak bazı şirketler için ise zorunlu durumda. Gerçekten geçmek gerekiyor mu? Avantajları neler? Dolayısıyla yakın zamanda her işletmeye e-fatura e-arşiv zorunluluğunun getirileceği de söz konusu iken hala eliyle fatura kesen bir vergi mükellefi iseniz konuyla ilgili aklınıza takılanları hemen öğrenin.
İçindekiler:
Kimler E Fatura Kullanabilir?
Ticaret ile kazanç elde eden herkes e-fatura oluşturmak için başvurabilir. Faturaların elektronik ortamda hazırlanıp interaktif olarak alıcıya gönderildiği sistem Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından kurulmuştur. e-faturaya tabi firmalar işlemlerini çok daha rahat gerçekleştirebilir. Üstelik oldukça pratik e-faturaya geçiş işlemleri sayesinde hızlı bir biçimde dijital dünyaya adım atabilirsiniz. Faturaların tamamının rahatça düzenlenip gönderilmesini ve takibini kolaylaştıran bu uygulama sayesinde harcamalarınızı kolaylıkla kayıt altına alabilirsiniz.
e-Faturaya Geçiş Zorunlu mu?
Ticaret yapan herkesin gönüllü olarak elektronik faturaya geçebileceğini söylemiştik, ancak bazı tüzel kişiliklere zorunluluk kriterleri getirilmiştir. Kağıt faturalarla aynı hukuki değere sahip e-fatura şartları nelerdir ve e-faturaya geçmek için ne gerekli olduğu her yıl güncellenen Vergi Usul Kanunu (VUK) 397 sayılı tebliğinde belirtilmiştir. Detaylı bilgi için VUK tebliği ile ilgili düzenlemeler konulu yazımızı inceleyebilirsiniz. Yapılan düzenlemelerde zorunluluğu olan vergi mükelleflerinin geçiş yapmaması halinde maddi ceza yaptırımları uygulanır, e-fatura cezaları ile ilgili içeriğe göz atabilirsiniz. e-Ticaret yapanların e-fatura kullanma zorunluluğu yıllık bazdaki brüt satışına bağlı olmaktadır. e-faturaya geçiş zorunluluğu 2022 yılında birlikte bazı güncellemeler eklenmiştir. VUK’a göre kimler e-faturaya geçmek zorunda şöyledir:
- Cirosu 2021 itibariyle 4 milyon, 2022 sonrası için 3 milyon üzeri olan işletmeler,
- Her türlü çevrimiçi satış ve e-ticaret yapan şirketler 2020-2021 yıllarında 1 milyon, 2022’den itibaren ise 500 bin ve üzeri brüt satışa ulaşanlar,
- Gayrimenkul, motorlu taşıt satışı, kiralama hizmetleri veren kuruluşlar 2020-2021 1 milyon, 2022’ten itibaren 500 bin üzeri toplam hasılata ulaşanlar,
- Özel Tüketim Vergisi Kanunu’nun I-III numaralı ekinde bulunan malların satışını yapanlar,
- İşletme ya da yatırım belgesine sahip konaklama hizmeti veren tüm işletmeler için geçiş zorunludur.
e-Fatura Nasıl Kullanılır?
GİB tarafından belirlenen standartlara uygun olarak e-faturaya geçiş şartlarını yerine getirdikten sonra başvurunuzu yapıyorsunuz. Kağıt faturada bulunması gereken tüm bilgiler burada da aynıdır. Yeni bir belge türü olmamakla birlikte bu hizmeti size sağlayan tüm portallarda alıcı ya da satıcıya aynı şekilde fatura düzenleyebilirsiniz. GİB üzerinden fatura kesmek istediğinizde https://ebelge.gib.gov.tr/anasayfa.html adresinden giriş yaparak aylık 500 adede kadar olan faturalarınızı ücretsiz kesebilirsiniz. Ancak yüksek satış hacmine sahip firmalara uygun olmamasına ek olarak tüm fatura bilgilerini manuel olarak girmeniz gerekmektedir. Ayrıca saklanması mecburi olan faturaları 6 ay kaydetme seçeneği sunuluyor. Ancak gelen giden tüm faturaları 10 yıl boyunca arşivleme mecburiyetiniz vardır. e Fatura hazırlama kısmında genel olarak 3 ayrı opsiyonunuz bulunuyor. İşte e fatura oluşturmak için seçebileceğiniz alternatifler:
- GİB onaylı özel entegratörler aracılığıyla tüm başvuru işlemlerinin adınıza yapılmasını sağlayabilirsiniz. Faturaları hızlı, kolay ve güvenli şekilde kesebilir, 10 yıl saklama garantisi altında muhafaza edebilirsiniz.
- GİB portal üzerinden kesebilirsiniz.
- Tüm başvuruları GİB üzerinden bizzat yapıp entegrasyonu kendiniz sağlayarak sisteme geçmeniz mümkündür.
Elektronik fatura ile ilgili detaylı bilgi için “E-Fatura Sıkça Sorulan Sorular” adlı yazımızı okuyabilir, E fatura nasıl kullanılacak uygulamalı görmek isterseniz aşağıdaki görsele tıklayıp izleyebilirsiniz:
e-Fatura Kimlere Kesilir?
Tüm mükelleflere fatura kesebilirsiniz. Dolayısıyla “e-fatura mükellefi e-arşiv fatura kesebilir mi?“ sorusuna verilecek yanıt da aynı şekilde evet olacaktır. Buna ek olarak kullanıcılar arasında en sık merak edilen sorulardan biri de “e-fatura kaç gün geriye dönük kesilebilir?” konusudur. Elektronik faturanın en büyük avantajlarından biri VUK’ göre en fazla 7 gün öncesine dönük faturalama yapabiliyor olmanızdır. Örneğin faturayı düzenleyeceğiniz gün ayın 10’u olsun ve geriye dönük fatura kesmek istiyorsunuz. Burada ayın 3’üne geriye dönük fatura kesmek yanlış olacaktır, yani 4’üne kesebilirsiniz. Her zaman bulunduğunuz tarihi de dahil ederek 7 gün öncesine fatura kesin. e-fatura iptal edilebilir mi konusunda ise faturanın iptali bu süre içerisinde gönderildiği şirket veya şahsın sistem üzerinden reddetme talebinde bulunması ile mümkündür.
e-Faturaya Nasıl Geçilir?
Oldukça hızlı bir şekilde geçebilirsiniz. Yapmanız gereken sadece iki işlem bulunuyor. Tüzel şirket sahibiyseniz TÜBİTAK’tan mali mühür alıp GİB’a elektronik fatura başvurusu yapıyorsunuz. Ardından GİB mali mühür başvurusu yaparak talebinizi bildiriyorsunuz. Birkaç gün içerisinde mali mührünüz hazırlanıyor ve sistemi kullanmaya hazırsınız. Şahıs şirketleri için başvurular ise e-imza ile yapılmaktadır.
Neden e-Fatura Kullanmalıyım?
Dijital dönüşüm kapsamında tüm evrak türlerini e-belge formatında kullanmak tüzel ve gerçek kişilerin birçok açıdan iş yükünü azaltır. e-Fatura kullanıcısı olmanın kağıt ya da matbu fatura kesmeye kıyasla açık ara önde geldiği açıkça görülüyor diyebiliriz. Sunduğu avantajları şu şekilde sıralamak mümkün:
- Faturalama giderlerine ayırdığınız maliyet belge başına kuruş değerlerine düşer.
- Posta, kaşe, zarf, mürekkep gibi maliyetler de ortadan kalkar.
- Gelen ve giden faturalarınızı hızlı şekilde gönderip alırken takibi çok daha rahat yapabilirsiniz.
- Kağıt israfından kurtulursunuz.
- İptal/iade faturalarını oldukça çabuk düzenleyerek muhasebe işlemlerini hızlandırırsınız.
- Personel iş yükünü azaltarak önemli hedeflere ayrılan zamandan tasarruf edersiniz.
e Fatura e Arşiv Farkı Nedir?
e-fatura e-arşiv fatura birbirinden çok farklı belgeler olmasa da sıklıkla karıştırılabilir. Her ikisi de elektronik fatura yerine geçmesiyle birlikte küçük nüanslar ile ayrılır. e-fatura, sisteme kayıtlı herkes için düzenlenebilen elektronik faturadır ve çıktısı alınamaz. e-arşiv fatura ise kişilere ve e-faturaya kayıtlı olmayan şirketlere kesilen belge türüdür. Ayrıca nüshası arşivlenebilir ve basılabilir. e-faturalar GİB arşivinde, e-arşiv ise hizmeti sağlayabilen özel entegratörler tarafından raporlanır. e-fatura ile e-arşiv fatura farkını daha net ayırt edebilmek için aşağıdaki videomuza tıklayabilirsiniz.
İster web sitesi veya pazaryerlerinde mağaza ister yalnızca matbu fatura kesen bir işletme olun GİB onaylı özel entegratör BirFatura hizmetleri sayesinde elektronik fatura başvuru süreçlerini sizin adınıza kolayca yönetir. Hiçbir bürokratik işlemle uğraşmanıza gerek kalmadan size uygun planlar arasından seçim yaparak tüm faturalama işlerinizi hızlandırabilir, yalnızca uygun fiyatlı üyelik ve kontör ücreti ödeyerek kullanabilirsiniz. BirFatura demo uygulamasını deneyerek 30 gün boyunca ücretsiz kullanabilir, memnun kalırsanız abone olabilirsiniz.
