Ticari faaliyetleriniz arasında ürünleri stoktan veya üretimini yaparak satmak varsa, saklama ve sevkiyat süreçleri için depo kullanmak elbette kaçınılmaz. Üstelik sektör ne olursa olsun e-ticaret firmaları için şu iki açıdan anlamı çok daha büyük: Stok kontrolü ve müşteri memnuniyeti. Dolayısıyla hedefiniz ister e-ticaret ile ister fiziki mağazanızdan markanızı büyütmek olsun; sayım, sevkiyat, raf, stok kontrolü gibi rutine dökülen işlemlerin genel adı, kısaca depo yönetimini minimum hata payıyla yürütebilmek başarınızı oldukça etkileyecektir.
Öte yandan depo yönetimi prosedürü sektöre ve şirket büyüklüğüne göre çeşitli ihtiyaçlar barındıran geniş bir kavram. Buradan hareketle konuyu depo yönetimi sistemi nasıl olmalı noktasından e-ticarette iyi bir depo yönetimi sistemi geliştirmenin neden gerekli olduğuna kadar online satış özelinde ele aldık. Önce unsurlarını açıklayarak başlamak daha anlaşılır olacaktır:
İçindekiler:
Depo Yönetimi Nedir?
İngilizcede Warehouse Management System (WMS) anlamına gelen depo yönetimi, sevkiyat ve depolama süreçlerini düzene sokmak amacıyla yapılan rutinleşmiş işler bütünüdür. Ürün gamındaki her şeyin, barkodlanması, sayımına, stoklara alımı ve raflara dağıtımına kadar envanter çıkarma aşamalarını kapsar.
Bununla birlikte satın alma, tedarik süreçlerinin ardından mal kabul, envantere alma da işin içine girer. Bir e-ticaret firması için ise süreç gelen siparişin raftan alınarak barkoduyla okutulmasına, sepetteki tüm ürünlerin stoktan düşüp fatura programına aktarılarak faturalandırılmasıyla sonlanır. Günümüzde gelişmiş otomasyon sistemlerine sahip depo yönetimi programları, depo işlerini karışıklıktan kurtararak kısa sürede tamamlar.
Web sitenize 10 adet sipariş geldiğini varsayalım: 10 siparişte yer alan tüm ürünler bir toplama listesine aktarılır; o ürünlerin bulunduğu raflardan el terminali yardımıyla okutulan barkodlar her siparişe verilen numaralı sepetlere dağıtılır. Her sepet tamamlandığında fatura ve barkodlar otomatik olarak yazılmış olur. Örnekteki durum aslında, paketleme ve kargoyu saymazsak e-ticaret depo yönetiminin ve operasyon bölümünün en basit anlatımıyla bir özeti. Bugünün teknolojisi sayesinde Amazon gibi e-ticaret devleri insan gücüne bile ihtiyaç duymadan depo yönetimini başarıyla gerçekleştiriyor.
Depo Yönetimi Nasıl Yapılır?
Yönetiminden önce uygun depo koşulları yaratmak için sattığınız malın özelliklerini korumayı hedeflemeniz, daha sağlıklı olacaktır. Bu koşullara; çeşitli iklimlendirme sistemleri, gün ışığını önleyen mekan seçimi, e-ticaret sitenizin kategorilerine uygun raf yapısı oluşturma, ürünlerin düzenli, kolay ulaşılabilecek şekilde yerleştirilmesini dahil edebileceğiniz gibi; gerekiyorsa personelin işini kolaylaştıran transpalet, sipariş toplama vb. istifleme araçları bulundurmayı da düşünebilirsiniz. Aynı zamanda da değer ve müşteri odaklı anlayışla siparişleri özenle hazırlamak ilkeniz olmalı. Esasında son derece detaylı olması sebebiyle, 5 adımda iyi bir depo yönetimi nasıl olmalı özetlemeye çalışalım:
1. Envanterinizdeki Her Ürünü Kayıt Altına Alın
Web siteniz, pazar yerleri dahil görünür olduğunuz tüm dijital kanallarda listelenen ürünler mutlaka depo sisteminde kayıtlı olmalıdır. Ürün adı, stok kodu, barkod gibi tüm veriler için standart oluşturarak sisteme dahil edin. Aynı zamanda tedarikçiden satın aldığınız malların yanı sıra üretici siz olsanız bile envantere girecek yeni ürünler varsa yeni ürün kartlarını bu düzen ile açın.
İlgili İçerik: GS1 Barkod Almak için Gerekenler
2. Stok Kontrolü ve Sayım Odaklı Olun
Yüklü teslimatlar, kaybolan, siparişlere eksik-fazla ya da yanlış konulan ürünler zamanla stoklarınızda hatalı eksilme-artışlara neden olabilir. Bu nedenle her yeni teslimatta hiçbir koliyi saymadan teslim almayın. Ayrıca depo sayımlarını bir adet haline getirerek düzenli periyotlarda stokları güncelleyin.
3. Rafları En İyi Şekilde Organize Edin
Alanın büyüklüğü ile ürün çeşitliliği her zaman orantılı olmayabilir. Dolayısıyla alanı verimli kullanarak raf sistemleri oluşturmalısınız. Raf bölme sayısının fazlalığı herhangi bir sorun teşkil etmese de gereğinden az olan raflar ürünlerin zamanla karışmasına neden olur. Dolayısıyla ürünleri gruplara çok iyi ayırmış olmak amacıyla alan elverdiği ölçüde ayrıştırın. Bununla birlikte en çok satılandan en aza doğru sıralama yapmak da çalışanlarınıza oldukça zaman kazandıracaktır.
4. İade/Değişim İşlemlerini Es Geçmeyin
e-Ticarette iade-değişim, mağazalarda olduğundan daha sık yaşanır. Bu anlamda tamamlanan siparişleri kayıt altına almak angarya gibi gözükse de bir nedenle geri gelen siparişleri takip etmenizi kolaylaştıracaktır. Öte yandan iade şartlarına uygun olan ürünleriniz geri geldiğinde (herhangi bir defosu yoksa) raflara göndermek için yeniden stoğa alma işlemini aksatmayın. Çünkü zamanla iade için ayrılan bölümde ciddi bir yığılmaya sebep olarak sorunsuz ürünlerin uzun süre satılmamasına neden olurken depoda yük oluşturur.
5. Depo Yönetimi Programı Kullanın
Depodaki iş yükünü oldukça azaltmaya yardımcı olan otomasyon yazılımlarını işletmenizin ihtiyaçları doğrultusunda seçebileceğiniz pek çok altyapı mevcut. Özellikle yüksek sayıdaki ürün çeşitliliği var ve sipariş hacmi fazla ise süreci manuellikten kurtararak zaman kazanmanızda kritiktir.
Başarılı Depo Yönetimi Programının Özellikleri Nelerdir?
Son yıllarda çıkan yazılımlar sektör, hatta şirket bazlı olarak bile özelleşmiştir. Böylece e-ticaret firmanızın gereksinimlerine uygun çözümler arasından kolaylıkla seçim yapabilirsiniz. Mal kabul, adresleme, hızlı ve akıllı sipariş toplama, otomatik fatura, kargo barkod çıktısı, iade, ERP entegrasyonu gibi temel özelliklere sahip olması gereken programların, bulut tabanlı olanları ile mekandan bağımsız olarak verileri depolayarak güncellemeniz mümkündür. Nitekim başarılı bir depo yönetimi programı aşağıdaki özellikleri içerir:
- Kolay stok görüntüleme
- Stok listeleri oluşturarak geçmiş tarihli stokları gösterebilme
- Depodan bağımsız olarak fiyat, stok gibi bilgileri güncellemeye imkan tanıma
- Çuval, palet gibi değişkenlerden dönem başı miktar, fiyat, barkod bilgilerini girdikten sonra gruplara ayırabilme
- Seri no, alt grup, parti-lot, tedarikçi, reyon, üretici, marka, sektör gibi parametrelerle analizler yapabilme.
e-Ticaret Depo Yönetimi Neden Önemli?
Ne kadar başarılı bir depo yönetiminiz varsa, o kadar mutlu müşterilere sahip olabilirsiniz. Dolayısıyla yüksek müşteri memnuniyetinin başarılı operasyonların sonucu olması sebebiyle siparişlerin gecikmeden sorunsuz olarak gönderilmesi gerekir. Diğer yandan insan kaynaklı hataları en aza indirmenize yardımcı otomasyonlar ile desteklemeniz oldukça hız kazanmasına katkıda bulunacaktır. Başlangıçta maliyetli olduğunu düşünseniz de uzun vadede kurtaracağı tehlikeler ve sağladığı kolaylıklar sayesinde artan operasyon hızı satışlarınıza olumlu yansıyacaktır.
