Envanter defteri e-deftere eklenmesiyle birlikte mükellefler için pek çok soruyu beraberinde getirdi. Birçok işletme türünde tutması zorunlu ticari defterlerden biri olurken şimdilik, arzu edilirse e-defter uygulaması üzerinden oluşturulabilecek. Dolayısıyla envanter defteri 2025’ten itibaren elektronik ortamda daha kolay tutulabilir. Doğal olarak işletmeniz için ne yapmanız gerektiğini merak edebilirsiniz. Yazının devamında envanter defteri nedir, daha yakından tanıyıp bilgi sahibi olabilirsiniz.
İçindekiler:
Envanter Defteri Nedir?
Envanter defterleri, işletmelerin sahip oldukları varlıkları, borçları ve sermayelerini detaylı gösteren yasal ticari kayıtlardır. İşletmenin mali durumu ile hesaplarının şeffaf takibi açısından önemlidir. Sahip olunan tüm varlıklar (stoklar, demirbaşlar, vb.) buraya kaydedilir. Böylece işletmenin herhangi bir zamanda sahip olduğu mal/hizmetlerin miktarı, değeri ve türü hakkında detaylı bilgi sağlanabilir. 6102 sayılı ticaret ile 213 sayılı vergi usul kanununa göre bazı işletmelerin tutması zorunludur.
Envanter Defterine Ne Yazılır?
6102 sayılı ticaret kanunu 66. maddesi, envanter çıkarmaya ilişkin anlaşılır bilgiler sunar. Aynen aktarmak gerekirse her tacir, ticari işletmesini açarken, sahip olduğu taşınmazları, alacakları, borçları, nakit parasını ile diğer varlıklarını tam ve doğrulukla gösteren bir envanter hazırlamak zorundadır. Asgari düzeyde ise gayrimenkullerin, alacak ve borçların, nakit varlıkların, ayrıca mal varlığı ile yükümlülüklerin değerleri yazmalı; varlıklar ile borçların değerleri tek tek belirtilmelidir.
Eğer işletmenin maddi duran varlıkları, hammadde, yardımcı malzemeleri ile işletme malzemeleri düzenli olarak yenilenip bu varlıkların toplam değeri işletme açısından ikincil önem taşıyorsa, bunlar sabit bir miktar ve değerle envantere dahil edilebilir. Aynı zamanda, varlıkların miktar, değer ve bileşim açısından yalnızca küçük değişiklikler göstermesi şartına bağlıdır.
Bununla birlikte, temel kural olarak her üç yılda bir fiziksel sayım yapılması zorunludur. Ayrıca, aynı türdeki stoklar, benzer nitelikteki diğer taşınabilir varlık unsurlarıyla borçlar, gruplar hâlinde bir araya getirilip ortalama ağırlıklı değer yöntemiyle envantere dahil edilebilir.
Envanter Defteri Verme Süreleri Ne Zaman?
İşletmenin açılışından sonra, her faaliyet döneminin sonunda da benzer bir envanter düzenlenir. Faaliyet dönemi, diğer bir ifadeyle hesap yılı, en fazla 12 ay olabilir. Envanter, işletmenin düzenli faaliyet akışına uygun süre içinde hazırlanır. Genellikle yıl sonu envanteri adıyla bilinen yıl sonlarında yapılan envanter işlemleri ile düzenlenip doldurulur. İşletmenin muhasebe sistemi ile kanuni yükümlülüklerine bağlı olarak periyotlar değişiklik gösterebilir.
Bazı işletmeler ara dönemlerde de envanter çalışması yapabilir. Özellikle büyük ölçekli işletmeler veya halka açık şirketlerin, finansal raporlama amacıyla çeyrek veya altı aylık envanter çıkarması mümkündür. Vergi veya iç denetimler nedeniyle yıl içinde belirli zamanlarda envanter çalışmaları yapılır. Stok yönetimi olan veya üretim yapan şirketler, daha sık envanter kontrolü yaparak stok durumlarını düzenli kayda geçirir. İnşaat veya proje tabanlı çalışan firmalar, proje bitimlerinde de envanter kontrolü yapabilirler.
Envanter Defteri Zorunlu mu? Kimler Tutmalı?
Vergi usul kanununda defter tutmakla yükümlü tüm gerçek ve tüzel kişilerin envanter tutması gerektiği belirtilir. Sermaye ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler bunların başında gelir. Yani anonim, limited ve kooperatif şirketleri kapsar. Aynı zamanda bilanço esasına göre defter tutan şahıs şirketleri dahil tüm gelir vergisi mükellefleri için de geçerlidir.
Bunların dışında devlet, il özel idareleri, belediyeler, köyler dahil diğer kamu tüzel kişiliklerine ait tüzel kişiliğe sahip olmayan ticari işletmeler; kamu yararına faaliyet gösteren dernekler; gelirinin çoğunu kamu hizmeti niteliğindeki faaliyetlere ayıran vakıfların kurduğu ticari işletmeler ile benzer şekilde tüzel kişiliği olmayan diğer ticari oluşumlara da zorunluluk getirilmiştir.
Envanter Defteri e-Defter Olarak Tutulması Zorunlu mu?
31 Aralık 2024’ye yürürlüğe giren 6 sıra numaralı elektronik defter tebliği nedeniyle şirketler isterse, envanter defteri elektronik defter uygulamasıyla tutabilirler. Ancak Gelir İdaresi Başkanlığı’nın, şirketlerin faaliyet alanı, mükellefiyet süreleri, vergi türleri, şirket yapıları, aktif veya öz sermaye büyüklükleri, sektörleri gibi unsurları değerlendirip e-defter formatında tutmayı zorunlu kılabileceği de belirtilmiştir. Yakın gelecekte pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin de elektronik ortamda tutulacağına dair planlamalar vardır.
Envanter Defteri Tasdiki Zorunlu mu?
Envanter defterlerinde açılış ve kapanış onayı zorunludur. Son yönetmelik ile 1 Ocak 2025’ten itibaren büyük defter ve yevmiye defterlerinin açılış/kapanış onayları kaldırılmasına rağmen envantere ek olarak pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defterleri de onaya tabidir. Açılış onayı hesap döneminin başlangıcındaki aya (defteri için ilk güne) ait alınan elektronik defter beratı anlamına gelir. Envanter defteri kapanış tasdiki ise hesap döneminin bitiş ayına (defter için son güne) dair alınan elektronik defter beratı ifade eder. Tebliğe istinaden e-defter ile envanter düzenleyecek mükellefler e-defter ve berat dosyalarını aşağıdaki sürelere göre verecektir:
- Açılış onayı: Gelir vergisi mükellefleri hesap döneminin başlangıcını izleyen dördüncü ayın 10. gününe kadar; diğer mükellefler ise bu dönemi izleyen dördüncü ayın 14. gününe kadar hazırlayarak onaylamalıdır.
- Kapanış onayı: Gelir vergisi beyannamesinin verildiği ayın ardından gelen ayın 10. gününe kadar; kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayı takip eden ayın 14. gününe kadar hazırlanıp onaylanması gerekir.
Envanter Defteri Kaç Sayfa Olmalı?
Kaç sayfa olması gerektiği konusunda VUK’ta net sayfa sınırı belirtilmemiştir. Dolayısıyla işletmenin büyüklüğüne, muhasebe hareketlerinin yoğunluğuna ve tutulması gereken kayıtların detayına göre değişiklik gösterebilir.
e-Defter ve diğer defterlerle ilgili konular için aşağıdaki başlıklara göz atabilirsiniz:
e-Defter Nedir, Nasıl Tutulacak?
e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-Defter Geçiş Hadleri Nelerdir?
e-Defter Gönderme Süreleri Ne Zaman?
e-Defter Saklama ve e-Defter İkincil Kopya Gönderme İşlemleri
e-Defter Görüntüleme ve e-Defter Yükleme için Gerekenler
