Excel fatura kesmek için her zaman en pratik ve sık tercih edilen bir program olmuştur. Excel, güçlü hesaplama ve veri düzenleme özellikleri sayesinde, basit faturalardan detaylı faturalandırma sistemine kadar birçok farklı ihtiyaç için kullanılabilecek esnek araçlar arasındadır. İşletmelerin dijital dönüşümü öncesinde Excel fatura şablonu ve formülleri sayesinde toplu faturalar kolaylıkla kesilebiliyordu. Günümüzde e-fatura ve e-arşiv fatura mükellefleri özel entegratör sistemlerinden çok daha hızlı ve güvenli şekilde fatura düzenleyebilirse de, hala toplu faturalar için tercih ediliyor. Öte yandan halen kağıt fatura kesen mükellefler de Excel kullanarak faturalarını hazırlayıp yazıcıdan çıktısını alabilir. O halde Excel fatura işlemlerini hem özel entegratör kullanan şirketler için BirFatura örneği ile hem de kağıt fatura kesen mükelleflere yönelik açıklayalım.
İçindekiler:
Kağıt Fatura Kesenler için Excel Fatura Oluşturma
Excel fatura oluşturmak için önce bazı ön hazırlıkları yapmanız gerekir. İşletmenize özel bir şablon oluşturmak için boş Excel sayfası açarak aşağıdaki işlemleri uygulayabilirsiniz, ancak eğer faturalarınız sık tekrarlanıyorsa, VBA (Visual Basic for Applications) veya Excel makroları kullanarak faturaları otomatikleştirmenizi öneririz:
- Şirketinizin adını ve logosunu eklemek için hücreleri genişlettikten sonra üst kısma fatura başlığını ekleyin.
- Şirketinizin vergi dairesi, vergi kimlik numarası, adres, telefon, unvan bilgilerini yazın
- Alıcıların da aynı bilgilerini yazabileceğiniz hücreler oluşturun.
- Fatura bilgileri için elle girilebilir bir alan veya otomatik artan sayı kullanabilirsiniz. =TODAY() formülü ile günün tarihini otomatik getirebilirsiniz.
- Şablonun alt kısmına ürün/hizmet, açıklama, birim fiyat, miktar, ara toplam, KDV (%) gibi ürün/hizmet detaylarını içeren satırlar oluşturun.
- Ardından fatura hesaplamaları için formülleri eklemeniz gerekir. Aşağıdaki örnek tablodan bakabilirsiniz.
- Alanları hizalayıp tabloyu düzgün şekilde biçimlendirdikten sonra “Giriş > Kenarlıklar” seçeneğini kullanarak hücrelere kenarlık ekleyebilirsiniz.
- “Sayfa Düzeni > Yazdırma Alanı” bölümünden gerekli alanı seçip sayfa tasarımını ayarlayabilir, yazdırılabilir hale getirebilirsiniz.
- Aşağıdaki görseldeki gibi bir şablon olabilir.
Fatura şablonunu sürekli kullanmak için boş şablon olarak kaydetmeyi unutmayın.
| Ara Toplam: Birim Fiyat × Miktar | KDV Tutarı: Ara Toplam × KDV Oranı | Toplam Tutar: Ara Toplam + KDV Tutarı | Genel Toplam: Tüm satırlardaki toplam tutarları ekleyin |
| Formül: =C2*D2 (Bu formülü tüm satırlara kopyalayın) | Formül: =E2*(F2/100) | Yeni bir sütunda toplam formülünü ekleyin: =E2 + (E2*(F2/100)) | Formül: =SUM(G2:G10) (G sütununda toplam tutarlar varsa) |
- Fatura düzenledikten sonra pdf olarak kaydedip çıktısını alabilir veya alıcıya e-posta gönderebilirsiniz. Son olarak İmza ve kaşeyi unutmayın.
BirFatura’da Excel Fatura Düzenleme
BirFatura gibi Gelir İdaresi Başkanlığı’ından lisanslı özel entegratör yazılımlarıyla fatura kesen işletmeler ister kağıt ister e-fatura veya e-arşiv faturalarını zahmetsizce kesebilir. Özellikle günlük, haftalık, aylık dönemlerde sık ve yüksek hacimde fatura kesen işletmeler programa cari, müşteri, tedarikçi kayıtlarına alıcı bilgilerini kaydedebilseler bile “Excel Dosyasından Fatura Oluşturma Özelliği” sayesinde hem çok daha hızlı hem de toplu fatura kesebilirler. Böylece indirdikleri hazır Excel fatura şablonuna 1000’e kadar sayıda alıcı bilgisi yazdıktan sonra BirFatura paneline geri yükleyip toplu şekilde düzenler. Bunun için BirFatura kullanıcı hesabına girdikten sonra aşağıdaki işlemleri sırasıyla uygulayabilirsiniz:
- “Satışlar” sekmesinde bulunan “Faturalar” sayfasını açın. Sağ üstteki “İşlemler” sekmesine tıklayın. Açılan listeden “Excel Dosyasından Fatura Oluşturma” seçeneğini seçin.
- Karşınıza çıkan pencerede iki farklı örnek şablon bulunuyor. Bunlardan biri standart toplu fatura oluşturma, diğeri ise detaylı toplu fatura oluşturma amacıyla hazırlanmıştır. Detaylı seçeneğinin standarttan farkı, tarih ve para birimi satırını detaylandırabilmenizdir.
- Şablonu indirmek için mavi renkle vurgulanan “Buradan” bağlantısına tıklayın.
- İndirdiğiniz Excel dosyasını açtığınızda, içerisinde 3 farklı sayfa olduğunu göreceksiniz:
Fatura Giriş Ekranı: Fatura bilgilerini gireceğiniz sayfadır.
Açıklamalar: Şablondaki başlıkların hangi bilgilere karşılık geldiğini anlatan açıklamalar ve örnek fatura bilgileri bu sayfada bulunur.
Kargo Ödeme Tipi: Fatura giriş ekranında yer alan “kargo ödeme tipi” alanındaki sayıların ne anlama geldiği bu sayfada açıklanmıştır.
- Excel dosyasını doğru şekilde hazırladıktan sonra kaydedip BirFatura panelinde fatura oluşturma ekranını yeniden açın. “Fatura Dosyasını Yükle” butonuna basın.
- Dosya yükleme ekranı açıldığında, bu ekrandan hazırladığınız Excel şablonunu seçin ve ardından “Aç” butonuna basın.
- Excel dosyasının yüklenmeye başlayacaktır. Yükleme süresi, dosyadaki satır sayısına bağlı olarak değişebilir. Yükleme işlemi sürerken aşağıdaki görsel karşınıza çıkacaktır; işlem tamamlanana kadar bu pencereyi açık tutmayı unutmayın.
- İşlem tamamlandığında “Sonuç” ekranı açılacaktır. Hangi faturaların yüklenip yüklenmediğini görebilirsiniz. “Başarılı” kısmı, sorunsuz yüklenen fatura sayısını; “Başarısız” kısmı ise hatalı olduğu için yüklenemeyen faturaların sayısını belirtir.
- “Kapat” butonuna tıklayarak bu pencereyi kapatabilirsiniz. Eklediğiniz faturaları fatura listesi bölümünden görüntüleyebilir, düzenleyip işleme alabilirsiniz.
Nasıl yapıldığını aşağıdaki videodan da izleyebilirsiniz:
BirFatura’da yapabileceklerinizi 14 gün ücretsiz deneyerek test edebilir, merak ettiklerinizi hemen sorabilirsiniz:
Ücretsiz Denemeye Başlayın!Excel fatura kesmenin yanı sıra faturaya dair daha detaylı bilgileri aşağıdaki içeriklere tıklayarak bulabilirsiniz:
Fatura Kesmenin İlkeleri, Fatura Kesmeme Cezasından Kaçınmanın Yolları
e-Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır? e-Fatura Görüntüleyici Nasıl İndirilir?
