Artık dijitalleşme sayesinde her türlü faturayı kolayca oluşturup düzenlemek mümkün; bu fatura türlerinden biri de iade faturası. Satın aldığınız mal veya hizmeti farklı nedenlerle geri vermek istediğinizde ya da müşterilerinizden size benzer bir talep geldiğinde başvurabileceğiniz pratik bir yöntemdir. Eskiden olduğu gibi klasörlerin arasında orijinal faturayı aramak zorunda kalmaz, dakikalar içinde iade işlemini hem yapabilir hem de alabilirsiniz. Bu yazıda, ister GİB Portal üzerinden ister entegrasyon yazılımıyla iade faturası kesmek isteyenler için adım adım süreci anlatacak, ardından sıkça sorulan sorulara da yanıt vereceğiz.
İçindekiler:
İade Faturası Nedir?
Satış, istisna ya da tevkifat gibi farklı fatura türlerinden biri olan iade tipi fatura, alınan veya satılan mal ve hizmetin geri verilmesi durumunda düzenlenen resmi belgedir. Bu belgede, orijinal faturadaki bilgiler aynen yer alır ancak yalnızca iade edilen ürün ya da hizmetin tutarı esas alınır.
Örneğin; tedarikçinizden 10 ürün aldınız ve bunların 5’i hatalı çıktı. Bu durumda kusurlu ürünleri geri verip ücret iadesi talep edebilir ya da aynı tutarda farklı bir ürün tercih edebilirsiniz. Böyle bir durumda, aldığınız satış faturasına dayanarak firmanız adına iade düzenlemeniz gerekir.
Ayrıca, yasal süreler geçtikten sonra yanlış kesilen faturaları düzeltmek için de kullanılabilir. Düzenlenen belgeler, üzerinde yer alan “İade” ibaresi sayesinde kolayca ayırt edilebilir.
İade Faturası Nasıl Kesilir?
“e-Arşiv iade faturası nasıl düzenlenir?” ve “e-Fatura iade faturası nasıl kesilir?” sorularının yanıtı aslında aynıdır. Her iki sistemde de mükellefler hem alış hem de satış faturalarını iade olarak düzenleyebilir. Bu işlem, ister GİB Portal üzerinden ister kullandığınız özel entegratör yazılımı aracılığıyla kolayca yapılabilir. Anlatımın daha net olması için süreci hem GİB Portal hem de BirFatura üzerinden adım adım ayrı ayrı göstereceğiz. İlk olarak GİB Portal’dan başlayalım:
GİB İade Faturası Nasıl Kesilir?
e-Fatura iade faturası için portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp, e-arşiv ise earsivportal.efatura.gov.tr/ sayfasına giriş yapmadan önce e-imza veya mali mühür uygulamalarının açık olduğundan emin olun. Kullanıcı adı ve şifresini yazdıktan sonra aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:
- “Belge İşlemleri”→”Fatura Oluştur” bölümünden boş fatura sayfası açarak fatura tipini “İade” olarak seçin.
- Alıcı firma veya şahıs bilgilerini yazın. Bu yöntemde orijinal faturayı ayrı sekmede görüntülerseniz tüm bilgileri rahatlıkla kopyalayabilirsiniz. “İadeye Konu Olan Fatura Bilgileri” kısmına orijinalindeki fatura numarası ve düzenleme tarihi bilgilerini kopyalayın.
- Ardından iade edilecek malın miktarı, cinsi, birim fiyatı, iskonto ve KDV oranı gibi tüm bilgileri aynı şekilde buraya yazılmalıdır.
- Son olarak en alttaki “Oluştur” butonuna tıklayarak sol taraftaki menüden “Düzenlenen Belgeler”i görüntüleyin. En son tarihi filtreleyerek taslak faturayı “GİB İmza” simgesinden imzalayarak resmileştirdiğinizde belgeniz hazır olmuş olur.
- Hazır olan belgeyi alıcıya e-posta, çıktı veya posta yoluyla kendinizin ulaştırması gerekir.
- GİB’deki faturalarınız 6 ay sonra otomatik silindiğinden dolayı kestiğiniz bu belgeyi de mutlaka bilgisayarınıza kaydetmeyi unutmayın.
BirFatura’da İade Faturası Nasıl Kesilir?
Entegrasyon programında GİB’e kıyasla alış faturalarını çok daha hızlı ve pratik şekilde iadeye dönüştürebilirsiniz. Bunun için aşağıdaki adımları uygulayabilirsiniz:
- BirFatura paneline girdikten sonra “Alış Faturaları” → ”Faturalar” iadeye dönüştürmek istediğiniz faturayı soldaki kutucuğu işaretleyerek seçin.
- Sağ üst köşedeki “İşlemler” → “Seçili Olan Faturayı İade Faturası Olarak Kaydet” butonuna tıkladığınızda “Faturalar” bölümünde aynı faturanın iade haline dönüştürülmüş halini görebilirsiniz.
- Taslak halindeki bu belgeyi sağ taraftaki “e-Fatura Kes”e tıklayarak resmileştirebilirsiniz. Böylece alıcı tarafın sistemine otomatik olarak geçmiş olacaktır.
- Manuel fatura oluşturmak isterseniz yine aynı şekilde fatura tipini “İade” olarak seçip yapabilirsiniz.
Nasıl yapıldığını aşağıdaki videomuzdan izleyebilirsiniz:
İade Faturası Kesilirken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Yanlışlıkların önüne geçmek için aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:
1. GİB Portal veya entegratör yazılımında fatura tipi mutlaka “İade” olarak işaretlenmelidir. Yanlışlıkla “Satış” veya “Alış” seçilirse belge geçersiz sayılır.
2. Mutlaka orijinal satış faturasının numarası ve tarihi yazılmalıdır. Açıklama kısmına “XX tarihli ve XX numaralı faturaya istinaden iade edilmiştir” ibaresi eklenmelidir.
3. Orijinal faturadaki tüm ürünler değil, sadece iade edilen ürün veya hizmetler faturaya eklenmelidir. Miktar, birim fiyat, iskonto ve KDV oranı doğru girilmelidir.
4. e-Fatura iade faturası her zaman “Temel” senaryoda düzenlenir. e-Arşiv iade faturası için senaryo seçimine gerek yoktur.
5. Eğer iade edilen mal veya hizmette tevkifat varsa, “Tevkifatlı İade” seçeneği kullanılmalıdır. Detaylarına “Tevkifatlı Faturanın İadesi ve Tevkifatlı İade Faturası” adlı yazıdan bakabilirsiniz.
6. Kanunen kesin bir gün sınırı olmasa da iade faturaları mümkünse aynı ay içinde kesilmelidir. Tüketici işlemlerinde ise 14 günlük cayma hakkı göz önünde bulundurulmalıdır.
7. GİB Portal’da kesilen faturalar 6 ay sonra otomatik silinir. Bu yüzden mutlaka bilgisayarınıza indirilip arşivlenmelidir. Entegratör programı kullananlar için faturalar otomatik saklansa da yedekleme önerilir.
8. e-Ticaret yapanlar, düzenledikleri iade faturasını ilgili pazar yeri paneline (ör. Trendyol, Hepsiburada, n11) PDF olarak yüklemeyi unutmamalıdır.
Trendyol İade Faturası Nasıl Kesilir?
Trendyol mağazanızdaki bir sipariş iade edildiğinde alıcı vergi mükellefi değilse iade tipi fatura düzenlemek mümkün değildir. İadesini gider pusulası ile alabilirsiniz. Ancak siparişteki fatura alıcısının kurumsal müşteri olması durumunda bu mümkündür. Dolayısıyla yukarıdaki fatura düzenleme adımlarıyla işlemi gerçekleştirebilirsiniz. Hepsiburada iade faturası oluşturma süreçleri de benzerdir.
Sık Sorulan Sorular
İade fatura süresi ne kadar, kaç gün içinde kesilmeli?
Aslında şirketler arasında firmaların koyduğu iade etme süreleri geçerli olmakla birlikte belirli bir iade faturası süresi yoktur. KDV beyanlarının aylık olması sebebiyle firmaların alım-satım işlemleri hangi ay içerisinde yapılmış ise iadesinin de aynı aya dahil olması arzu edilen bir durum olmasına karşın farklı zamanlarda da yapılabilir; tamamen iki şirketin anlaşmasıyla ilgilidir. Ancak tüketiciler için yasal haklar tamamen farklıdır.
Kurumsal iade faturası nasıl kesilir?
Kurumsal iade faturası, şirketler arası mal veya hizmet iadelerinde düzenlenen resmi belgedir. Yani bir firma başka bir firmadan aldığı ürünü kusur, ayıp, hatalı işlem veya farklı bir sebeple iade etmek istediğinde, bu işlem iade faturası ile kayıt altına alınır.
Serbest meslek makbuzu iade faturası nasıl kesilir?
Normalde serbest meslek makbuzunda iade faturası kesilmez çünkü satılan mal yoktur, verilen bir hizmet vardır. Hizmet gerçekleştiği için doğrudan “iade” yapılamaz. Ancak bazı durumlarda işlem geçersiz olabilir.
İade faturasının iadesi olur mu?
Zaten önceki bir satış faturasına istinaden düzenlenir. Yani bir mal veya hizmetin geri verilmesi durumunu belgelendirir. Bu nedenle iade faturasının üzerine tekrar iadesi mümkün değildir.
İade fatura açıklamasına ne yazılır?
Açıklamaya hangi tarihli faturaya iade oluşturulduğu mutlaka yazılmalıdır. Örneğin; “28.04.2024 tarihli ANK20230000000012 numaralı faturaya istinaden iade fatura düzenlenmiştir” gibi.
İade faturası nasıl iptal edilir?
Alıcı tarafında portalına iletilen iade faturayı karşı taraf kabul veya reddedebilir. 7 gün içerisinde herhangi bir yanıt vermezse sistem otomatik onaylar.
e-Ticarette iade faturası nasıl kesilir?
e-Ticarette gider pusulası iade faturası, ikisinin de ayrı ayrı düzenlemek gerekebilir. Çünkü genellikle müşteriler vergi mükellefi değildir ve dolayısıyla iade alırken gider pusulası ile iade alınır. Ama vergi numarası var ise fatura olarak iadesi yapılır (Gider Pusulası Nedir? Gider Pusulası Nasıl Kesilir?).
İade faturasına itiraz nasıl edilir?
İtiraz için noter aracılığıyla ihtarname, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile bildirim ve taahhütlü posta yöntemleri kullanılabilir. Böylece karşı tarafa faturanın kabul edilmediği resmi şekilde bildirilmiş olur.
İade faturası ne zaman kesilir?
Şirketler arası işlemlerde: Belirli süre yok, ama aynı ay içinde kesmek en doğrusudur.
İade Faturalarını Zahmetsizce Düzenleyin!
Saniyeler içerisinde her fatura türünü kolay oluşturabilirsiniz.
14 Gün Ücretsiz Demo ile Başlayın!
