İmza Sirküleri Nasıl Alınır, Ne İşe Yarar?

İmza sirküleri, adını sıklıkla duyduğunuz ve hakkında birçok yanlış bilgi görebileceğiniz belgelerin başında geliyor. İmza beyanı ile de birbirine karıştırılıyor. Aslında kısaca şirket faaliyetlerinin sağlıklı yürüyebilmesi adına, kurucu, ortak ve ortakların işletmeleri adına imza yetkilisi sıfatını taşıyabilmeleri için alınan belgedir. Dolayısıyla gerçek anlamda resmi niteliğe sahip olmasının yanı sıra şirketlerin verilerini güvence altına alabilmeleri açısından önemlidir. Bu nedenle yazının devamında imza sirküsü adıyla da bilinen, ancak doğru yazılışı imza sirküleri olan belgeyi merak ettiğiniz tüm detaylarıyla inceledik.

İmza Sirküleri Nedir?

Kelime anlamı olarak disiplinler arasında genelge, görüş bildirimi gibi birçok farklı anlamlara gelen sirküler, imza sirkülerinde bir kurumda imza yetkisi taşıyan kişilerin bilgilerini içeren resmi belgeyi ifade eder. Aynı zamanda kurumdaki kişinin hangi işlemlerde imza yetkisi olduğunu da belirtir. Noter onaylı olan belgede ortak veya ortakların kişisel bilgileri, imza örnekleri, açık adres, unvan, ticaret sicil numarası, vergi dairesi ile vergi kimlik numarası açıkça yazar. İşletme ile alakalı işlemlerde sahte imza kullanımı vb. durumların önüne geçmek adına etkilidir. Yasal açıdan kurumlardaki işleyişi bir nevi düzenleyen imza sirkülerinin ne işe yaradığı ve neden istendiği aşağıdaki gibi özetlenebilir:

• İşletmedeki ortak, ortaklar veya diğer yetkililerin yetki sınırlarını belirler.
• Kurum adına yapılan resmi işlemler, alınan kararlar, ticari sözleşmeler gibi durumlarda kimin imza yetkisi olduğunu netleştirir. Bu sayede izinsiz ticari faaliyetlerin önlenmesine katkı sağlanmış olur.
• Yasal açıdan şirketleri güvence altına alır.
• Dolandırıcılık, sahtecilik gibi tehlikelere karşı kanıt niteliği taşırken şirket dışından ve kurumdan yetkisi olmayan birinin sahte imza atmasını önlemeye yardımcıdır.

İmza Sirküleri ve İmza Beyanı Arasındaki Fark Nedir?

İmza beyannamesi ile birbirine sıklıkla karıştırılan imza sirküleri, aslında imza beyanından çok da farklı değildir. Öte yandan bir şirketin yetki sınıflandırmasını yasal olarak belirlemesi sebebiyle de oldukça başka bir belgedir. Beyanname hem şirket hem de şahısların imzalarını hukuki açıdan güvence altına alırken, sirküler sadece şirketler tarafından kullanılabilir. Ayrıca her iki belge de imza örnekleri dışında içerdiği bilgi yönünden birbirinden apayrıdır. İmza beyannamesi ile ilgili diğer merak ettiklerinize “İmza Beyannamesi Nedir, Nasıl Alınır?” başlıklı yazıya tıklayarak bakabilir, aşağıdaki görseli tıklayarak Serbest Muhasebeci Mali Muhasebeci Mali Müşavir Gizem Kesilmiş’in farklarına değindiği videoyu da izleyebilirsiniz:

İmza Sirküleri Nasıl Alınır?

Sirküler verme yetkisi yalnızca noterlere aittir. Bulunduğunuz il veya ilçeden kolaylıkla talep edebilirsiniz. Şirket tescil olduktan sonra MERSİS’ten Tescil ve İlzama Yönelik Yönetim Kurulu Kararı çıkmasından ve Ticaret sicil gazetesinde yönetim kurulu yayımlandıktan sonra, Ticaret Sicil Gazetesi örneği ile notere giderek imza sirküleri alma işlemlerine başlanmalıdır. Bu işlemler ortak veya yetkili değişikliği yapılmıyor ise genellikle şirket kuruluş aşamaları sırasında yapılır. Dolayısıyla kurucu ortakların hangi işlemlerde imza yetkisi olduğu belirlenmeli, hatta 2., 3. vb. derece yetki sınıflandırmaları bile doğru yapılmalıdır. Bunların ardından sirküler alma talebiyle noter onayına gidilmelidir. Ayrıca bir kurum yetkilisinin, imza yetkisini başka çalışana devredebilmesi için noter huzurunda karşılıklı imzalanan vekaletname sunmalıdır. Notere imza sirküleri için gerekli belgeler ise şöyledir:

• Sirküleri alacak kişinin T.C kimliği ve fotokopisi
• İşletmenin vergi levhası
• Kayıtlı olunan odadan alınan, temsile yetkili kişinin seçildiği yönetim kurulu kararının bulunduğu ticaret sicil gazetesi (Artık odalardan gazete verilmemesi sebebiyle, https://www.ticaretsicil.gov.tr/view/hizlierisim/girisyap.php adresine tıklayarak alabilirsiniz)

İlgili İçerik:

MERSİS Kaydı Nasıl Yapılır?

İmza Sirküleri e-Devletten Çıkar mı?

e-Devletten almak mümkün değildir. Sadece noter dairelerinden fiziki başvuru yapılarak çıkarılabilir.

İmza Sirküleri Kimler Alabilir?

Sirküleri sadece şirketler alabilir. Buna ek olarak ilgili şirketten yetkili veya yetkililer ile yeni yetki verilecek kişi/kişiler notere başvurabilir.

İmza Sirküleri Geçerlilik Süresi Ne Kadar?

Belge için net bir geçerlilik süresi belirtmek doğru olmaz. Ancak Ticaret Kanununa göre temsil yetkisi en fazla 3 yıl olduğu için şirket ortaklarının imza sirküleri de 3 yıl geçerlidir. Bununla birlikte noterden belge çıkarılması sırasında şirket yetkilisi net tarih aralığı tayin etmesi suretiyle ne zamana kadar geçerli olacağını sınırlandırabilir. En önemli kısım ise belgenin çıkarıldığı tarihten sonra yetkililer arasında yapılan herhangi bir değişiklik öncekinin geçersiz olmasına sebebiyet vermesidir. Yani, imza yetkisi olan yeni biri eklendiğinde veya çıkarıldığında imza sirküleri mutlaka yenilenmelidir.

İmza Sirküleri Ne Kadar?

İmza sirküleri ücreti de diğer noter dairelerinden çıkarılan belgeler gibi yıldan yıla yapılan güncellemeler nedeniyle artış gösterebilir. Her zaman bulunduğunuz yere en yakın noterden fiyat doğrulaması yapmak daha sağlıklıdır. Ayrıca tek nüsha ile birden fazla nüsha alanlar için fiyatlar oldukça değişken olabilir. Öte yandan imza beyanındaki gibi içerdiği kelime başına ücret alınır.