Ticari kazanç ve giderler söz konusu ise işletme defteri tutmak kaçınılmaz olabilir. Çünkü ticaret ve vergi usul kanunlarına göre her tacir defter tutmak zorundadır. Tacirin sınıfına bağlı olarak tutması gereken bu defter türü, 2019’dan beri elektronik ortamda hazırlanıp Gelir İdaresi Başkanlığına gönderiliyor. Özellikle ticaret hayatına yeni başlayan bir mükellef iseniz konuyla ilgili bilmeniz gereken her şey bu yazıda olabilir.
İçindekiler:
İşletme Defteri Nedir, İşletme Defteri Kimler Tutar?
İşletme defterleri her hesap dönemi için işletmenin mali ve borç-alacak durumunu detaylı gösteren kayıtlardır. Bu bilgilerin deftere kayıt edilme zorunluluğunun yanı sıra tacir faaliyeti ile ilgili her türlü belgeyi saklamak zorundadır. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, ticaret faaliyetlerini esas olarak “tacir” ve “esnaf” olmak üzere ikiye ayırır. Tacirler, yani ticari işletme sahibi olanlar ise Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen kazanç tutarlarına göre 1. ve 2. sınıf tüccarlar şeklinde gruplandırılır.
Birinciye kıyasla daha düşük kazanca sahip ikinci gruptaki tacirlerin ve işe yeni başlayan mükelleflerin tutması gereken defter türüne işletme defteri adı verilir. Zira birinci sınıftakiler bilanço usulüne göre defter tutar. Yıllık geliriniz GİB’in yıllık belirlediği tutarların altındaysa işletme usulüne göre defter tutmanız gerekir. Burada muhasebesel anlamda basit usule göre defter tutulur. Başka bir ifadeyle tek taraflı kayıt sistemi söz konusudur. Ancak basit usule göre vergilendirme ile karıştırılmamalıdır.
İşletme Hesabı Defteri Zorunlu mu?
Vergi usul kanununun 176. maddesine göre tutulması zorunludur.
İşletme Defteri Gerçek Usul mü?
Mükellef, basit usul şartlarını taşımıyorsa ticari kazancı gerçek usule göre değerlendirilir. Bu nedenle her işletme tipi defter tutan gerçek ve basit usul sayılmaz. Basit usule göre vergilendirme şartlarında sanayi tipi üretim yapmamak, mükellefin kendi beden/el emeği gücü ile mesleğini/sanatını icra etmeye ek olarak yıllık kazancının basit usul limitlerini aşmamak gibi kriterler bulunur.
Örneğin, tedarikçiden temin ettiği ürünleri e-ticaret yaparak satan bir şahıs şirketi sahibi kazancı sebebiyle işletme tipi defter tutmasına rağmen basit değil, gerçek usule göre vergilendirilir.
Bilanço ve İşletme Defteri Farkı Nedir?
İşletme ve bilanço defterleri birbirinden oldukça farklıdır. İşletme usulünde tek, bilançoda ise çift taraflı kayıt sistemi esas farkı yaratır. Yani işletmede her işlemin borç veya alacak kısmı kaydedilirken bilançoda hem borç hem de alacak tarafı kaydedilir. Daha karmaşık yapıya sahip bilanço sisteminde ileri muhasebe bilgisine ihtiyaç duyulurken işletme usulünde oldukça basit kayıt işlemleri görülür.
Bilanço; varlık, öz sermaye, gelir-gider ve belirli bir tarihteki mali durumunu gösterir. İşletme defterlerinde ise gelir ve giderler kaydedilir. Bilançoyu birinci, işletme defterlerini ise ikinci sınıf tüccarlar, serbest meslek erbapları ve basit usul mükellefler tutar.
İşletme Defteri e-Defter Olur mu?
e-Defter, bilanço usulüne göre defter tutan mükelleflerin, bu defterleri elektronik ortamda düzenleyebildiği GİB platformudur. İşletme usulüne göre defter tutan mükelleflerin e-defter tutma zorunluluğunun olması için öncelikle yıllık satış hasılatının e-defter hadlerini geçmesi gerekir; detaylı bilgiyi “e-Defter Geçiş Hadleri Ne Kadar?” başlıklı yazıyı inceleyebilirsiniz.
İşletme Defteri Hadleri
2024 için 556 sıra numaralı vergi usul kanunu tebliği yayımlanarak işletme ve bilanço esasına göre defter tutma hadleri güncellenmiştir. Bu güncellemeler her yıl artırılır. Gelir İdaresi Başkanlığı, işletmeden bilanço esasına göre defter tutmaya geçişte yıllık alış ve satış tutarlarına ek olarak yıllık gayrisafi iş hasılatı ile iş hasılatının beş katının yıllık satış tutarıyla toplamını dikkate alır. Yani 2024’teki aşağıdaki tutarları geçmeniz veya tersi durumunda işletmeden bilanço defterine geçmeniz ya da aksini yapmanız gerekir. Aşağıdaki tabloda işletme defteri hadleri 2024 güncellemesini görebilirsiniz:
Aynı zamanda belirlenen iş hacmi hadlerinin %20’sini geçen ve geçmeyen tutarlarda olması ve azalış veya artışın üst üste iki dönem tekrarlanması durumunda mükellef; bilançodan (1. sınıf tüccar) işletmeye (2. sınıf tüccar) veya tam tersi geçişler yapmalıdır.
İşletme Defteri Nasıl Tutulur?
Eskiden tamamiyle matbu hazırlanan işletme defterleri GİB’in geliştirdiği Defter Beyan Sistemi platformu sayesinde 2019’dan beri artık tamamiyle elektronik ortamda tutulmaya başlanmıştır. Oldukça kısa süren ve online yapılan başvurunun neticesinde defterlerinizi buradan tutmaya başlayabilirsiniz; konuyla ilgili detayları “Defter Beyan Sistemi Nedir?” başlıklı yazıdan öğrenebilirsiniz.
Kullanımı oldukça kolay sistem üzerinden muhasebe bilgileri, beyanname gönderme ve sabit kıymet yönetimi yapabilirsiniz. Defter beyan sisteminde işletme defteri gider kayıtlarının işlenmesi pratik bir işlemdir. Her kayıt tarih sırasına göre yapılmalıdır. “Muhasebe Bilgileri” sekmesinden “Gider Ekle” alanına tıklayarak makbuz ve faturalı giderlerinizi kaydedebilirsiniz.
İşletme defteri gider kayıtları tutulurken belgenin kayıt tarihine dikkat etmek gerekir. Ayrıca belgedeki sıra-seri numarası, fatura numarası, indirilecek KDV, toplam tutar, açıklama gibi bilgilerin eksiksiz olmasına dikkat edilmelidir.
İşletme Defterinin Gelir Tarafına Ne Yazılır?
Bir ay içinde elde ettiği tüm kazançlar kaydedilir. Mal/hizmet satış gelirleri, faiz gelirleri, işletmenin ana faaliyet konusu dışındaki kira, komisyon, sermaye getirileri gibi kalemler eklenebilir.
İşletme Defterine Hangi İşlemler Kaydedilmez?
İşletme için satın alınan taşıt, gayrimenkul, herhangi bir demirbaş gibi sabit değerler kaydedilmez. Bu kayıtlar Defter Beyan Sistemi’indeki “Sabit Kıymetler Yönetimi” bölümüyle ilgilidir.
İşletme Defteri Hesap Özeti Nasıl Çıkarılır?
Kayıtlı defterleriniz için Defter Beyan Sistemi üzerinden Muhasebe Bilgileri→Hesap Özeti bölümüne ulaşarak çıkarabilirsiniz.
İşletme Defteri Tasdik Zorunluluğu Var mı?
Her ticari defter çeşidindeki gibi defterin açılış ve kapanış onaylarının verilmesi gerekir. Defter Beyan Sistemi öncesinde bu işlemler noter tarafından yapılırken artık elektronik ortamda GİB tarafından gerçekleştirilir.
İşletme Defteri Enflasyon Muhasebesi Yapacak mı?
İşletme esasına göre defter tutanların enflasyon muhasebesi yapmasına gerek yoktur. 555 sıra numaralı VUK tebliğine istinaden enflasyon muhasebesini gelir vergisini kurumlar vergisine göre ödeyen şirketler yapacaktır.
İşletme Defteri Kaç Yıl Saklanır?
Ticari açıdan 10, vergisel açıdan 5 yıl saklanması gerektiği kanunlarda ifade edilmiştir.
Defter Beyan Sistemi hem ticari hayata yeni başlayan hem de ikinci sınıf tüccar, serbest meslek erbabı ve basit usule tabi mükelleflerin işini oldukça kolaylaştırmıştır. Böylece sisteme hızlıca kayıt olarak defterlerinizi işletme esasına göre kolaylıkla kayıt edebilirsiniz.
Formatı hazır olduğu için her belgenin tarih sırası, işlem, belge numarası, açıklama gibi alanlarını eksiksiz doldurarak kayıt etmeniz yeterlidir. Defter ayın sonu itibariyle kapatılmalı ve imzalanmalıdır. Açılış ve kapanış onayları da elektronik olarak pratik şekilde yapılmaktadır. Gelir ve giderlerinizi atlamadan hassasiyetle ilerlemeniz, ayrıca belgeleri saklamanız büyük önem taşır.
