Bir Fatura İle Başlayın.

Özlük Dosyası Nedir, Nasıl Hazırlanır?

Personel Özlük Dosyası Nedir? Özlük Dosyası Bulunması Gerekenler
Açtığınız veya kurmayı planladığınız işletme, şahıs şirketi bile olsa bir çalışan aldığınız zaman yapmanız gereken işlemlerin başında özlük dosyası oluşturmak gelir. Her çalışan için ayrı oluşturmanız gereken bu dosyayı, bir kayıt dosyası gibi de düşünebilirsiniz. Personelinizden almanız gereken belgeleri bir araya toplamaya benzeyen pratik bir işlem olduğu için korkmaya gerek yok. Personel özlük dosyası ile ilgilenecek bir insan kaynakları uzmanı veya başka çalışan bulunmuyorsa tek başınıza da halledebilirsiniz. O halde özlük dosyası içinde neler var, nereden alınır, yoksa ne olur, dosyayı kim alır? Tüm bu soruların yanıtlarını yazının devamında bulabilirsiniz.

Çalışanın bir şirkette işe başladığı tarihten çıkışına kadar kişisel ve iş ile ilgili evraklarının saklandığı klasörlerdir. Her personel adına açılan dosyalar içerisine eklenen belge setleri arasında en temel haliyle kimlik, eğitim, iş deneyimleri, sağlık bilgileri, fotoğraf, işe giriş bilgileri, iş sözleşmesi gibi evraklar yer alır.

Personelin o işyerinde çalıştığının bir nevi ispatı olmakla birlikte işverenlerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi, iş ilişkilerini düzenlemek ve işçi işveren arasındaki hakların karşılıklı korunabilmesi adına önem arz eder. 4857 sayılı iş kanunu 75. maddeye göre işverenlerin her bir personeli adına personel özlük dosyası hazırlaması ve içerisindeki evrakları eksiksiz saklaması zorunludur.

Aynı zamanda kanunda, istendiği zaman yetkili mercilere gösterme zorunluluğu olduğu da yazar. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun şekilde kullanmalıdır. Bununla birlikte gizli kalması gereken işçi bilgilerini açıklamamalıdır.

Özlük Dosyası Evrakları Nelerdir?

Çalışan hakkındaki her değişiklik dosya içeriğinde mutlaka bulunmalıdır. Özlük dosyası evrakları amaçlar ve niteliklerine göre değişiklik gösterir. Çalışan sadece işe girerken size belge ibraz etmez. Hizmet süresi boyunca eğitim, iş deneyimleri, sağlık problemleri, rapor, izin gibi yaşadığı pek çok insanı durumu sizin veya onun belgelemesi gerekir.

Temel evraklara ek olarak işçinin ve işin niteliği, işe giriş-çıkış, devamı eden faaliyetlere göre değişen ve zorunlu olmasa da ekleyebileceğiniz birçok belge seti olduğu için aşağıdaki tabloda daha kolay görebilirsiniz:

ozluk-dosyasi-evraklari

Özlük Dosyası Nereden Alınır ve Kim Hazırlar?

4857 sayılı işçi kanununda dosyanın şeklen nasıl olacağını anlatan bir tarif veya herhangi bir yönerge bulunmaz. Bu nedenle ofis malzemeleri satan herhangi bir yerden standart dosyalar alabilirsiniz. Piyasada boş ve hazır özlük dosyası klasörleri de satılır.

Ayrıca kurumsal kimliğinize uygun şekilde antetli kağıt, fatura tasarımı, kartvizit ve benzeri öğeler gibi işletme logosu, adı, işçi ad-soyadının hazır olarak bulunduğu dosyalar tasarlayabilirsiniz. Böylelikle her yeni personel aldığınızda oluşturulan dosyaların bir standardı olmuş olur. Böyle bir imkan yok ise işçinin ad-soyadının yazdığı bir klasör içerisine belgeler sırasıyla yerleştirilebilir. İşletmenizde sizin veya insan kaynakları personeli tarafından hazırlanabilir.

Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Her işçiniz için ayrı ve kapağı ad-soyad içerecek şekilde hazırlamanız gerekir. İşe yeni giriyorsa yukarıdaki tablodaki temel belgeleri kendisinden istedikten sonra yeni klasör açarak ekleyebilirsiniz. Çalışan devam ettikçe yine duruma bağlı olarak tabloda adı geçen belgeleri de aynı yere eklemelisiniz. Dolayısıyla dosyanın güncel tutulması son derece önemlidir.

İşçi kanununda dosyanın ve tüm belgelerin matbu şekilde bulunması gerektiği belirtilir. Bu yüzden mutlaka matbu halde saklanmalıdır. Ancak dijital çağın kolaylıkları sebebiyle dijital versiyonlarını da bilgisayarda yedekleyip evrak kayıplarına önlem olarak saklamanız faydalı olacaktır.

Özlük Dosyası Saklama Süresi Kaç Yıl?

İşçi, görevinden ayrılsa bile mutlaka saklanması gerekir. Öte yandan kanunda süreye dair herhangi bir hüküm yer almamaktadır. Bu nedenle net bir süre yoktur. Ancak içindeki belgeler SGK, iş sağlığı ve güvenliği ile vergi kanunları kapsamına girdiği için burada yazan sürelere göre arşivlendiği bilinir. İş sağlığı ve güvenliği uygulamaları 15, SGK 10 ve vergi uygulamalarına göre 5 yıl saklanması gerektiği ifade edilir. Dolayısıyla olabildiğince uzun yıllar boyu saklanması en sağlıklı seçenek olacaktır.

Özlük Dosyası Cezası Ne Kadar?

4857 sayılı iş kanunu 104. maddesinde çalışanlarına özlük dosyası tutmadığı tespit edilen işletmelere idari para cezası uygulanacağı ifade edilir. İdari para ceza tutarları yıllık olarak değiştirilip arttırılır. Ceza haricinde hem işçi hem de işveren açısından doğru şekilde oluşturulmuş dosyalar hukuki süreçlerde kanıt niteliği taşıdığından özen gösterilmesi, işçinin tüm belgeleriyle birlikte mutlaka bulunması büyük önem taşır.
İşçi alım süreçleriyle ilgili diğer önemli konular için aşağıdaki içeriklere göz atabilirsiniz:
BirFatura

BirFatura

Tüm pazaryerlerine entegre;
Hızlı, kolay ve güvenli faturalandırma sistemi!

Yazıyı paylaşın: