Her gün binlerce paketi güvenli, eksiksiz, hasarsız ve zamanında teslim etmeyi amaçlayan lojistik firmaları, insan gücüne dayalı bu hizmet sırasında elbette bazı sorunları minimum da olsa yaşayabilir. Bireysel veya kurumsal olarak kargoladığınız gönderdilerde taşıma esnasında herhangi bir hasar meydana gelirse gönderici ve alıcı tarafın başvurması halinde kargo tazmin süreci işler; meydana gelen zararın telafisini belgeleyen faturaya ise tazmin faturası adı verilir.
Tüketiciler, bireysel gönderilerinde tazmine konu olan durumlar ile nadir karşılaşırken özellikle e-ticaret yapan işletmelerin yüksek sipariş hacminden dolayı bu terime daha aşina olduğu söylenebilir. Dolayısıyla eğer vergi mükellefi iseniz böyle bir senaryoda kargo firmasına düzenlemeniz gereken tazmin faturasını, e-arşiv/e-fatura biçiminde hem kolay hem de hızlı kesebilirsiniz. Bireysel müşteriyseniz sizden gider pusulası ve ibraname imzalamanız istenebilir. Bu amaçla işletmeler için zarar tazmin faturası nasıl kesilir, nasıl muhasebeleştirilir gibi konulara yer verdik.
İçindekiler:
Tazmin Faturası Nasıl Kesilir?
Tazmin başvurunuz kabul edildiğinde aşağıdaki tazmin faturası örneğindekine benzer biçimde, hasarlı/kayıp kargonuz için şirketinize yapılan ödemeye istinaden tazmin faturası düzenlemeniz gerekir. Bununla birlikte söz konusu malın kaybı veya hasar görmesi bir ticari hizmet-satış sayılmadığından tazmin faturası KDV 0 olarak düzenlenir. Ayrıca tazmin faturası muhasebe kaydı yapılırken KDV oranı 0 olması sebebiyle herhangi bir beyannamede gösterilmesine gerek yoktur. BirFatura üzerinden dakikalar içerisinde kesebileceğiniz tazmin faturasını; kargo firması e-fatura mükellefi ise e-fatura, değilse e-arşiv fatura formatında düzenleyebilirsiniz. Aşağıdaki gibi fatura tipini mutlaka “İade” olarak seçmelisiniz:
- Tazmin faturasını İade fatura olarak kesmek için menüdeki “Satışlar” sekmesinden “Fatura Ekle” butonuna basıp “Yeni Ürün Ekle” seçeneğini kullanarak KDV’yi “0” yazıp kaydedin. Buradaki hizmet/ürün kısmına bazı kargo firmaları “Tazmin Bedeli” yazmanızı ister, ancak bu firmaya göre değişiklik gösterir. Açıklama kısmına diğer detayları yazabilirsiniz; tam olarak ne yazacağınız ile ilgili çalıştığınız kargo firması daha doğru bilgi verecektir.
- Tazmin faturası istisna kodu 351 (KDV İstisna Olmayan Diğer) olduğundan Vergi İstisna Muafiyet Sebebi kısmında belirtin. Bu kod istisna olmayan ancak KDV’nin 0 gösterilmesi gereken faturalarda kullanılır. Ardından yine “Satışlar” sekmesindeki “Fatura Ekle” bölümünden faturanızın taslağını oluşturup resmileştirebilirsiniz.
İlgili İçerik:
Tazmin Faturası Nedir, Süreç Nasıl İşler?
Tazmin faturası, kargonun taşıma sırasında eksik teslim edilmesi, zarara uğraması ve kaybolması durumunda; hasarın karşılanması için gönderici veya alıcının gerekli evraklarla ile birlikte gönderici şubeye başvurmasının ardından yapılan incelemeler sonucunda doğrulanması üzerine ödenecek tutara istinaden düzenlenen faturadır. Muhteviyatında birden fazla ürün ya da parça olan kargolarda hasarlı/kayıp olan miktarlar ödenirken istenilen belge ve bilgilerin eksiksiz olması, inceleme sonrası olumlu bulunması halinde dilekçede belirtilen hesap numarasına tahsilat yapılır. Ayrıca tam tazminat alınması gereken durumlarda ürünün kargo firmasına verilmesi gerekir.
Lojistik şirketine göre değişmekle birlikte tazmin süreci genellikle benzerdir. Hasarlı ve kaybolan kargolar için iyi ayrı tazmin süreci yürütülmesine ek olarak Türk Ticaret Kanunu 874. maddesine göre tazmin sürecinin başlatılması için taşıma faturası tarihinden itibaren 10 gün içerisinde talepte bulunulması gerekir. Firmanın çağrı merkezi, başvuru dilekçesi ile gönderici şube, web sayfası gibi çeşitli başvuru kanallarından yapılan başvurular ile kayıt açtıran alıcı veya gönderici taraf dilekçeye ek belgelerini de eksiksiz sunmuş ise inceleme başlatılır, aksi durumda eksik bilgileri gidermesi için 10 gün süre tanınır. Bu süre içerisinde eksiklikler giderilmediğinde tazmin talebi reddedilir. Tüm aşamalar yaklaşık 1 ayı bulan bir sürede tamamlanabilir.
Kargonun kaybolmasına barkod hataları, alıcı bilgilerinin yanlış olması, barkodsuz yükleme-boşaltma yapılması, personel kaynaklı aksamalar gibi pek çok durum sebep olabilir. Kayıp başvurusu yapıldığı zaman kargonun gönderici şubesinden aktarma merkezleri ve varış noktası arasındaki geçen tüm akışı kontrol edilir. Kayıp kargolar eğer bulunmazsa tazmin süreci yürütülürken bulunması halinde tazmin talebi reddedilir.
Tazmin başvurusu yapmak için gerekli belgeler aşağıdaki gibidir:
- Tazmin dilekçesi
- Varsa ambar tesellüm fişinin fotokopisi
- Taşıma faturasının fotokopisi
- Varsa gönderinin içeriğini tayin eden sevk irsaliyesi
- Teslimat esnasında tutulan tutanak.
Hasarlı/kayıp kargo için tazmin talebinin kabul edilmediği durumlar şöyledir:
- Hasarlı ve kayıp kargolara yalnız göndericisi ve alıcısı itiraz edebilir, 3. kişilerin başvurusu kabul edilmez.
- Kanunen taşınması yasak ürünlere tazmin talebinde bulunulamaz.
- “Sorumluluk Belgesi” ile taşınması kabul edilen kargoların talebi kabul edilmez.
- Ambalajın yetersiz şekilde yapılmış olması
- Tutanakta hasarın net bir şekilde belirtilmemesi
- Müşteri/alıcıya gönderinin eksiksiz/hasarsız teslim edilmiş olduğuna dair belge sunulmuşsa reddedilir.
Tazmin kapsamına girmeyen ürün grupları ise bu şekilde sıralanabilir (firmadan firmaya değişiklik gösterebilir):
- Bozulabilecek gıda ürünleri: Sıcak-soğuk ve nem dengesinin bozulması sebebiyle soğuk zincir sistemiyle taşınması gereken ürünler
- Ayna, granit, cam, porselen gibi kırılabilecek ürünler
- Sanat eseri ve değerli madenler (altın vb.)
- Sigortasız taşınan özel ürünler
- Sıvı formdaki ürünler
- Teknik servis kurulumu gerektiren ürünler (mobilya, elektronik ürünler, beyaz eşya vb.)
