Yevmiye defteri ve defter-i kebir haricindeki ticari defterler şu an fiziki şartlarda tutuluyor. İşletmenizin muhasebesiyle ilgili olmayan bu defterlerin hazırlanıp ibraz edilmesi bazen şirketleri zor durumlara sokabilir. Fiziki olarak tutulması kaybolma, çalınma gibi problemleri beraberinde getirirken bazı şirketler aynı defteri iki defa hazırlayarak işlem karmaşası yaşayabilir. Buradan hareketle Ticaret Bakanlığı 14 Şubat 2025’te yepyeni bir tebliğ yayınlayarak vergi mükelleflerinin işlerini kolaylaştırmayı hedefliyor.
Tebliğde adı geçen pay, yönetim kurulu, genel kurul, toplantı ile müzakere defterleri olarak bildiğiniz muhasebe dışındaki ticari defterler artık elektronik defter uygulaması üzerinden dijital biçimde tutulmaya başlanacak. Şimdilik bu defterlerin elektronik tutulması şirketin yeni açılıp açılmamasına bağlı olarak farklı prosedürler gerektiriyor. Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hakkında tebliğdeki yeni uygulamalara değindiğimiz yazıyı okuyarak hızlı bilgi sahibi olabilirsiniz.
İçindekiler:
Hangi Ticari Defterler Elektronik Deftere Geçiyor?
6102 sayılı ticaret kanunu 64 ve 210. maddelerine göre hazırlanan İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ konusuna göre; yönetim kurulu karar defteri, pay defteri, müdürler kurulu karar defteri, genel kurul toplantı defteri ile müzakere defterleri elektronik ortamda oluşturulup ibraz edilerek saklanmalı.
Kimler Muhasebesel Olmayan Defterleri Elektronik Tutmak Zorunda?
Yukarıda adı geçen defterleri elektronik tutma yükümlülüğü, aşağıdaki şirketler için zorunlu hale getirilmiştir:
- 1 Ocak 2026’dan itibaren ticaret siciline tescil edilen şirketler elektronik defter sistemine dahil olmak zorundadır.
- Sermayesi belirli bir tutarın üstüne çıkarılan anonim şirketler için de elektronik defter tutma zorunluluğu bulunur.
- Yukarıdaki kriterlere girmeyen şirketler ise isteğe bağlı elektronik defter sistemine geçebilir. Ancak geçiş yapıldıktan sonra tekrar fiziki deftere dönüş yapılamaz.
- Elektronik ortamda tutulan defterler, fiziki olanlar ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.
- Bu defterlere açılış ve kapanış onayı gerekmez.
Kimler Muhasebe Dışındaki Ticari Defterleri Elektronik Tutuyor?
Bahsi geçen defterlerin dijitalleşmesi tüzel kişilik sıfatı taşıyan şirketler için geçerli. Çünkü diğerlerinin bu tür defter tutmasına gerek yok. Genel kurul toplantı defteri anonim şirketler ile birlikte sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler, kooperatifler ve bazı şahıs şirketlerindeki ortaklar kurulunun düzenlediği toplantılarda gerekir.
Yönetim kurulu karar defteri ve diğerleri ise komandit, kollektif, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler ve kooperatifler için gerekli. Müdürler kurulu da; anonim, kooperatif, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketlerin düzenlediği defterlerdir.
Ticari Defterler Ne Zaman Elektronik Oluyor?
Tebliğ 1 Temmuz 2025’ten itibaren geçerli olacak. Kuruluş ve sözleşme değiştirme işlemleri bakanlığa tabi olan anonim şirketler ve tebliğin yayımlanmasından sonra kurulan şirketler, kurulmalarının ardından ticaret siciline tescil tarihi birlikte elektronik ortamda tutmaya başlar. Bu şartları taşımayanlar ise ihtiyari olarak dilediği zaman başvuru yaparak başlayabilir.
Elektronik Ortamda Tutulan Defterlerde Noter Onayı Aranır mı?
Elektronik ortama geçiş yapan mükelleflerin defterleri yeniden fiziki ortamda tutması mümkün olmazken yeni sistemde defterler için noter onayı gerekli olmayacağı gibi açılış ve kapanış onay işlemleri de kalkıyor.
Elektronik Ticari Defter Başvuruları Nasıl Yapılır?
Yeni kurulan şirketler ticaret siciline tescil olunca sistemde otomatik olarak aktifleştirilir. İsteğe bağlı ve zorunlu olarak fiziki ortamdan elektroniğe geçenler ise yükümlü olunan tarihten itibaren en geç 1 ay içinde fiziki defterlerinin kapanışını noter huzurunda yapmalıdır. Kapanış onayında ilgili tarih şerh düşüldükten sonra noter tarafından sistemde aktif hale getirilirler.
Elektronik Ortama Aktarılan Ticari Defter Sistemi Nasıl Kullanılır?
Pay, yönetim kurulu, genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin aşağıdaki gibi oluşturulması planlanır:
Pay defteri
Ticaret siciline tescilden itibaren elektronik pay defteri kullanacak mükelleflerin pay sahipliği bilgilerini içeren bilgiler şirket ana sözleşmesinin oluşturulduğu MERSİS üzerinden sisteme aktarılır. Fiziki ortamdan geçenler ise mevcut kayıtları elektronik pay defterine kendisi aktarır. Paylara konulan rehin, haciz gibi kararlar buradan takip edilir. Pay geçişlerinin kaydı mükellef veya temsilcisi tarafından yapılır.
Yönetim kurulu karar defteri
Yönetim kurulu üyeleri tarafından imzalanması gereken karar sayfasının sureti kullanıcı tarafından elektronik yönetim kurulu defterine yüklenir.
Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
Genel kurul toplantı tutanağı ile eklerinin suretleri elektronik deftere yüklenir. Ayrıca elektronik toplantı uygulaması bakanlık entegrasyonları aracılığıyla sisteme entegre edilerek kararlar bu şekilde alınacak.
Elektronik ticari defterlere giriş işlemlerini sistemde tanımlı kullanıcılar yapabilir. Bu kişiler yönetim organı üyesi, ortaklar veya üçüncü kişiler olabilir. Sistem kullanıcısı MERSİS üzerinden şirket ana sözleşmesinde belirtilen yönetimde yetkili kişiler tarafından onaylanan form aracılığıyla belirlenir.
Mükelleflerin ilgili sürelerde başvurularını tamamlamaması tebliğe istinaden ilgili cezai yaptırımlarla sonuçlanıyor. Bununla birlikte gerçekle örtüşmeyen, yanıltıcı bilgiler yükleyen şirketler de benzer uygulamalar ile karşılaşabilir. Söz konusu taslak vergisel, ticari ve e-belge dönüşümlerinin bir devamı niteliğinde. Defter Beyan Sistemi ve e-Defter uygulamalarında hali hazırda devam eden defter tutma süreçlerine muhasebesel olmayan ticari defterlerin de eklenmesi sayesinde rutin olarak yapılan toplantı, karar gibi eylemlerin neden olduğu iş yükünü oldukça azaltması bekleniyor.
Aşağıdaki içerikler de ilginizi çekebilir:
