Biliyorsunuz ki, kişisel verilerin güvenliğini titizlikle takip eden Kişisel Verileri Koruma Kurumu, ilgili kanuna dayanarak her ne şekilde olursa olsun kişilerden veri toplayan işletmeleri VERBİS aracılığıyla kayda alıyor. Kişisel veriler, günümüzde sadece teknoloji devlerinin değil; küçük işletmelerin, hekimlerin, hatta apartman yöneticilerinin bile doğrudan temas ettiği kritik bir alan hâline geldi. İşte bu noktada devreye giren VERBİS, kişisel veri işleyen kişi ve kurumların, bu faaliyetlerini resmî olarak beyan ettikleri bir kayıt sistemidir.
Sisteme kayıt, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre bir yükümlülüktür. Amaç tamamiyle kişisel verileri işleyen kurumların şeffaflığını sağlamak ve veri sahiplerinin haklarını korumaktır. Sisteme kayıt olma zorunluluğu tüm işletmeleri kapsarken aslında çalışan sayısı, yıllık bilanço sınırı gibi limitler var. Özellikle online varlık gösteren bir işletmeyseniz çok daha itina göstermek gerekir. Okumaya devam ederek VERBİS nedir, nasıl kayıt olunur gibi sorulara kolay yanıt bulabilirsiniz.
İçindekiler:
VERBİS Nedir, Kime Ne İfade Ediyor?
VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi), Türkiye’de kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, bu faaliyetlerini Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na (KVKK) bildirmekle yükümlü olduğu kayıt sistemidir. Kişisel verilerin kimler tarafından işlendiğini ve hangi amaçla kullanıldığını şeffaf biçimde ortaya koymak, veri sorumlularının kişisel verileri nasıl işlediğini belirli bir sistematik içinde kayıt altına almak amaçlanır. Ek olarak da veri güvenliğini sağlayıp denetimi kolaylaştırmak istenir. Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi aslında sadece bir kayıt sistemi değil; aynı zamanda yönetim aracı olarak çalışır. Aşağıdaki işlemler bu sistem üzerinden gerçekleştirilebiliyor:
- Gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularının başvuruları alınabilir.
- İlgili kişilere ait verilerin kategorileri, işlenme amaçları, saklama süreleri gibi bilgiler sisteme girilir.
- Sistem üzerinden irtibat kişisi atanabilir.
- Giriş yapılan bilgilerde güncelleme yapılabilir.
- Kayıtlı veriler kamuya açık biçimde görüntülenebilir (Elbette sadece kategorik ve anonim bilgiler).
VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır?
VERBİS’e kayıt olmak düşündüğünüz kadar karmaşık değil. Kurumun resmî sitesi kvkk.gov.tr üzerinden işlem yapılabiliyor. Ana sayfada yer alan “VERBİS” bölümüne tıklayarak ilgili formları doldurmak ve ardından başvuru sürecini tamamlamak yeterli. Ardından kurum tarafından kullanıcı adı ile şifre size gönderildikten sonra sistem üzerinden giriş yapılabiliyor. Eğer Türkiye’de yerleşik bir bireyseniz ve kişisel veri işliyorsanız — örneğin bir muayenehaneniz, danışmanlık ofisi veya küçük bir işletmeniz varsa — kayıt olmanız gerekebilir. Süreç şöyle işler:
- Sistemde “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” kısmına girilir.
- Bilgiler doldurularak başvuru formu sistem üzerinden PDF olarak oluşturulur.
- Bu form ya ıslak imzalı şekilde posta yoluyla ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) üzerinden kuruma gönderilir.
- Kurumun onayıyla size kullanıcı adı ve şifre gönderilir.
- Sonrasında sisteme girerek bir “irtibat kişisi” (Kendiniz de olabilirsiniz) atanarak gerekli veriler girilerek kayıt tamamlanır.
VERBİS Kayıt Zorunluluğu Olan Kişi ve İşletmeler Kimler?
Genel kural şu: Kişisel veri işleyen herkes, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne kayıt olmak zorundadır. Bu kişi bir şahıs işletmesi, özel bir şirket veya kamu kurumu olabilir. Ancak kurulun belirlediği -birazdan değinecemiz- bazı istisnalar da var. KVKK, VERBİS kayıt işlemlerinin hangi tarihler arasında yapılması gerektiğini belirli kararlarla ilan etti. VERBİS’e kayıt zorunluluğu olan şirketler 2025 için şunlardır:
- Yıllık çalışan sayısı 50’den fazla veya bilanço toplamı 25 milyon TL’den fazla olanlar için kayıt süresi 01.10.2018 – 31.12.2021 arasındaydı.
- Kamu kurumları, 01.04.2019 – 31.12.2021 tarihleri arasında kayıt olmakla yükümlüydü.
- Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olanlar, eğer “özel nitelikli kişisel veri” işlemiyorsa, kurul kararıyla istisna sayılmıştır.
- Türkiye’de kişisel veri işleyen ancak merkezleri yurt dışında bulunan şirketlerin de Türkiye’de temsilci atayarak kayıt olmaları zorunludur.
- Çalışan sayısı veya bilanço büyüklüğü fark etmeksizin, özel nitelikli kişisel veri işleyen şirketlere de mecburidir (Örneğin; sağlık verisi, biyometrik veri, dini inanç, siyasi görüş gibi hassas bilgiler).
- KVKK tarafından belirlenen takvime göre, bazı kamu kurum ve kuruluşları ile kamu niteliğindeki meslek kuruluşları da kayıt yükümlülüğüne sahiptir (Bunlara da ayrıca duyuru yapılır).
VERBİS Kayıt Zorunluluğu Son Tarih Ne Zaman?
Genel olarak, yıllık çalışan sayısı 50’den fazla veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den yüksek olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları ile yurt dışında yerleşik veri sorumlularının, VERBİS kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri gerekir.
2024 itibariyle, 2023 içerisinde en az 7 ay boyunca 50’den fazla çalışanı olan veri sorumlularının, en geç 30 Ocak 2025 tarihine kadar kayıt olmaları gerekmektedir. Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının kayıt yükümlülüğü için belirlenen süreler ise farklılık gösterebilir. Bu nedenle, ilgili kurumların KVKK duyurularını takip etmeleri önemlidir.
VERBİS Kayıt Zorunluluğu Sonradan Ortaya Çıkarsa Ne Olur?
Diyelim ki şirket olarak belirlenen ciro ve çalışan sayısı sınırlarını aştınız. Bu durumda limitin geçildiği andan itibaren 30 gün içinde kayıt olmalısınız.
VERBİS Başvurusu Nasıl Yapılır?
KVKK VERBİS için işletmenin yurt içinde yerleşik gerçek ve tüzel kişi olmasına göre farklı kayıt aşamaları sunar. Bu nedenle VERBİS kayıtlarını ayrı açıklamak daha iyi anlamanıza yardımcı olacaktır:
Gerçek Kişi Veri Sorumlusu VERBİS Kayıt
Eğer başvuru yapan veri sorumlusu şahıs firması sahibi veya vergi mükellefi olmayan gerçek kişi ise:
- T.C. Kimlik Numarası veya vergi kimlik numarası girilir.
- T.C. kimlik no girildiyse, sistem MERNİS’e bağlanarak ad-soyad bilgilerini getirir.
- VKN girildiyse, ilgili vergi dairesi seçilerek bilgiler GİB sisteminden doğrulanır.
- Sonrasında e-posta ve telefon numarası gibi iletişim bilgileri girilir (e-Posta kurumsal olmalıdır).
- 10 haneli adres numarası girilir (Bilinmiyorsa adres.nvi.gov.tr üzerinden sorgulanabilir).
- Varsa KEP adresi eklenir.
- Tüm bilgiler girildikten sonra sistemde “Kaydet” butonuna tıklanıp başvuru formu oluşturulur. Bu form PDF olarak indirilip çıktı alınabilir.
Formun Gönderilmesi:
- KEP adresi yoksa: Form çıktı alınır, imzalanıp posta/kargo ile KVKK’ya gönderilir.
- KEP adresi varsa: Form PDF olarak hazırlanıp [email protected] adresine gönderilir. Konu kısmına kurumdan gelen başvuru numarası yazılır.
Tüzel Kişi Veri Sorumlusu VERBİS Kayıt
Eğer başvuru yapan anonim, limited, kooperatif, dernek, vakıf gibi tüzel kişilik ise:
- Tüzel kişinin VKN’si ile bağlı olduğu vergi dairesi girilir.
- Doğrulama işlemi sonrası unvan bilgisi otomatik olarak sistem tarafından getirilir.
- e-Posta ve telefon numarası girilir (e-Posta kurumsal, telefon tercihen cep numarası olmalı).
- Adres numarası girilir veya adres.nvi.gov.tr üzerinden sorgulanır.
- Varsa KEP adresi eklenir.
- Tüm bilgiler tamamlandıktan sonra “Kaydet” butonuna tıklanarak başvuru tamamlanıp form PDF olarak alınabilir.
Formun Gönderilmesi:
- Benzer şekilde KEP adresi olup olmamasına bağlı olarak pdf çıktısı kurumun KEP adresine veya postayla gönderilebilir.
VERBİS Kayıt Yükümlülüğünden Muaf Olunan Durumlar Nelerdir?
Bazı veri işleme faaliyetleri, doğrudan yasa gereği VERBİS kaydından muaftır. Örneğin:
- Sadece aile içi ihtiyaçlar için kişisel veri işleyen kişiler (örneğin telefon rehberi tutmak),
- İstatistikî, araştırma veya bilimsel çalışmalar için anonim hâle getirilmiş veriler
- Resmî makamların suç önleme veya yargılama gibi nedenlerle yaptığı veri işlemleri
- Kişinin alenileştirdiği verilerin işlenmesi gibi durumlar Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi dışında tutulmuştur.
KEP adresi almayla ilgili bilgileri “KEP Adresi Nedir, Nasıl Alınır?” başlıklı yazıya tıklayarak öğrenebilirsiniz.
e-Ticaret işletmeleri açısından öneminin yanı sıra KVKK hakkında kapsamlı bilgi almak için “e-Ticarette KVKK Ne Demek? KVKK Uyumlu e-Ticaret için Bunlara Dikkat!” adlı içeriğe göz atabilirsiniz.
e-Ticarette mesafeli satış sözleşmesi de bağlı kalınması gereken kurallardan biridir; “Mesafeli Satış Sözleşmesi Nedir?” başlıklı yazıyla bilgi sahibi olabilirsiniz.
