e-Arşiv Fatura Sık Sorulan Sorular
Önceki “e-Arşiv Fatura” başlıklı yazımızda e-arşiv uygulamasını, matbu faturalarla eşdeğer resmiyete sahip elektronik faturalardır şeklinde tanımlamıştık. Sınırları e-arşiv kanunu ile çizilen e-arşiv uygulaması, hem elektronik fatura kullanmayan kurumlara hem de vergi mükellefi olmayan şahıslara dijital fatura düzenlemeyi kolaylaştıran Gelir İdaresi Başkanlığınca başlatılan portal hizmetleridir.
“e-Arşiv mükellefi nedir?” sorusunun açıklaması ise Vergi Usul Kanunu 433 numaralı tebliğine göre e-arşiv mükellefi olma şartlarını taşıyan işletmelerdir şeklinde yapılabilir. e-arşiv kullanımı sırasında tüm sürece hakim olmak için başucu bilgilere erişiminiz kolay olmalıdır. Bu amaçla e-arşiv hakkında en çok merak edilenlere yer verdiğimiz e-arşiv soru cevap köşesini okumaya hazırsanız başlayalım:
e-arşiv mükellefi, “İrsaliye yerine geçer” ibaresinin ve malın fiili olarak sevk edileceği saat, tarih bilgilerinin yer aldığı bir fatura düzenler ve satış sorumlusu tarafından imzalanırsa sevk irsaliyesi yerine geçebilir. “e-Arşiv mükellefine e-irsaliye kesilir mi?”, “e-Arşiv mükellefi e-irsaliye kesebilir mi?” gibi sorular aynı şekilde cevaplanacaktır. İşletmeler karşılıklı olarak e-irsaliye kullanıyorsa irsaliyeli olarak düzenlenmelidir, değilse gerek yoktur.
e-arşiv sistemine geçmiş bir işletmeyseniz ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın elektronik irsaliye için uygun gördüğü yıllık ciro limitlerinin altında satış yapıyorsanız irsaliye kullanmak zorunda değilsiniz, ancak yine de gönüllü geçiş yapabilirsiniz. Fakat belirtilen limitleri aşıyorsanız elektronik fatura uygulamasına geçtikten sonra mutlaka e-irsaliyeye de kayıt yaptırmanız gerekir. Geçiş işlemlerinin nasıl olduğu hakkında merak ettiklerinizi “e-İrsaliye” kategorimize tıklayarak öğrenebilirsiniz.
e-arşiv geçmişe dönük fatura kesebilmenize imkan tanıyan bir sistemdir. e-arşiv geçmiş tarihli fatura düzenleme süreniz hizmeti sunduğunuz veya ürünlerinizin teslimatını yaptığınız günden itibaren 7 gündür.
e-arşiv fatura iptal süreçleri açısından en avantajlı e-dönüşüm uygulamalarından biridir. e-arşiv iptal sistemi, fatura tipine göre değişiklik gösterse de temel fatura senaryosu dışındaki faturalar uygun görülen zaman dilimi içerisinde hem gönderici hem alıcı tarafından iptal edilebilir. Daha detaylı anlattığımız fatura senaryoları hakkındaki yazımızı da okuyabilirsiniz.
e-arşiv fatura iptal süresi hesaplama işleminde bazen yanlışlıklar yapılabilir. e-arşiv fatura iptali kaç gün olduğunu hesaplamanın en kolay yolu ürün ya da hizmet alımının yapıldığı tarihin ertesi gününe 7 gün eklemektir. Ancak e-arşiv entegrasyonu kullanan mükellefler için bu süre daha farklı olabilir. Dolayısıyla e-arşiv iptal süresi maksimum 8 gündür. Sürenin aşıldığı durumlarda, alıcının iade faturası düzenlemesini talep edebilirsiniz.
Özel entegratör kullananlar e arşiv fatura iptalini ilgili yazılım üzerinden yapabileceği gibi, program kullanmayanlar GİB e-arşiv portalı üzerinden de gerçekleştirebilir. Adınıza veya işletmenize düzenlenen faturaların iptalini Gelir İdaresi e-arşiv fatura iptali bölümünden onaylayabilir ve reddedebilirsiniz. Tarafınızca düzenlenen faturalar için özel entegratör programı kullanıyorsanız e-arşiv fatura iptalini yazılım üzerinden yapmanız son derece kolaydır. Sadece karşı tarafın iptal talebini onaylaması gerekir. Onaylamak için ilgili belgenin üzerine gelerek “Talebi Kabul Et” veya “Talebi Reddet”, kendiniz iptal talebi açmak için “İptal Talebi Oluştur” sekmesine tıklayabilirsiniz.
“e-arşiv faturada imza zorunlu mu?” sorusu e-arşiv hakkında en sık karıştırılan konular arasındadır. Hem e-arşiv fatura üzerinde imza hem de e kaşe zorunluluğu vardır. Elektronik ya da ıslak imza atması gereken mükelleflerin kaşe basması da zorunludur.
Elektronik faturaya geçiş yapmamış mükelleflerin sadece GİB portal üzerinden kestiği e-arşiv faturalar için mali mühür zorunluluğu yoktur. Özel program kullananlar entegratör sisteminin mali mührüyle gönderim yapar. Ancak fatura kesmek için GİB portal kullanılacaksa şirketin kendi mali mührünü alarak bu şekilde başvuru yapması gerekir.
Vergilendirme statüsü basit usule tabi olan kullanıcılar e-arşiv ve diğer e-belge çeşitlerine isteğe bağlı olarak geçip bu şekilde fatura düzenleyebilir.
e-faturaya kayıtlı olmayan şirketlere ve nihai tüketiciye düzenlenebilir.
Bir e-arşiv mükellefi e-fatura mükellefine ve vergi mükellefi olmayanlara yani son alıcıya sadece e-arşiv kesebilir. Hem e-arşiv hem de elektronik faturaya kayıtlı iseniz e-fatura mükellefine yalnıza e-fatura düzenleyebilirsiniz, aksi durumda sistem e-arşiv olarak kesmenize izin verecektir.
Alıcı taraf sadece hem e-arşiv hem de e-fatura kullanıcısı olmaması koşuluyla kağıt fatura kesebilir, eğer herhangi birine kayıtlı olduğu halde kağıt fatura keserse maddi yönden yasal yaptırımları olan durumlarla karşılaşması olasıdır.
e-arşiv faturaları program üzerinden kesip mail ya da sms ile gönderdikten sonra basılı halde gönderme zorunluluğu yoktur. e-arşiv mail zorunluluğu da olmamakla birlikte posta maliyetlerinden kurtulmak adına e-posta gönderimi oldukça hesaplıdır. Program kullanılıyorsa alıcının sistemine otomatik iletilirken mail adresine ve SMS olarak gönderimi otomatikleştirilebilir. GİB portal üzerinden fatura düzenlerseniz faturayı indirip kendiniz manuel olarak posta veya e-postayla göndermelisiniz.
2024 e-arşiv fatura limitleri güncellenmiştir. 1 Ocak 2024’ten itibaren aynı gün içerisinde vergi mükelleflerine yapılan satışların 6900 TL’yi ve vergi mükellefi olmayanlara yapılan satışın KDV dahil 6900 TL’yi aşması durumunda e-fatura mükellefi olmayan firmalar e-arşiv fatura düzenlemek zorundadır.
Şahıs, limited veya anonim şirket sahibi vergi mükelleflerinin önünde e-arşiv başvurusu yapmak için iki seçenek bulunur. GİB e-arşiv fatura için portal hizmeti sunduğundan tercih edilebilir. Ayrıca e-arşiv özel entegratör aracılığıyla da başvuru yapılabilir. GİB üzerinden başvuru yapmak için öncelikle mali mühür gerekliliği vardır. Ardından e-arşiv başvuru GİB adresine giriş yaptıktan sonra açılan pencerede sizden istenen bilgileri ekleyip başvurun, sonra mali mührünüz ile birlikte işlemleri tamamlayabilirsiniz. Özel entegrasyon sağlayıcılarını tercih ettiğinizde işlem oldukça kısalacaktır. Sizin adınıza başvuruyu tamamlayan destek personelleri sayesinde kısa süre içerisinde panelinizin aktivasyonu yapılıp hemen fatura kesmeye başlayabilirsiniz.
e-arşiv hakkında bilgi edinmek isteyen kullanıcılar bu soruyu sıklıkla merak eder. Herhangi bir zorunluluk bulunmamakla birlikte GİB portalı, kendi entegrasyon sisteminiz veya Gelir İdaresi tarafından yetkilendirilmiş firmaların yazılımlarından biri tercih edilebilir.
e-Arşiv hakkındaki veya aklınıza takılan diğer konuları aşağıdaki yorum bölümünden bizimle paylaşabilir, program kullanmadan fatura kesiyorsanız buradan üye olup 30 gün boyunca ücretsiz deneyip e-arşive geçebilirsiniz.
