Son dönemde e-arşiv fatura mevzuatında yapılan güncellemeler, sisteme dahil olan mükellef sayısının hızla artmasına yol açıyor. Bu artış doğal olarak işletmelerin aklında e-arşiv hakkında daha fazla soru işareti oluşturuyor. Özellikle e-arşive yeni adım atan ya da henüz geçiş yapmamış olanlar, sürecin işleyişini ve avantajlarını merak ediyor.
Oysa e-arşiv uygulaması, dijital dönüşümün sağladığı pratik çözümler sayesinde iş süreçlerini hızlandırırken, işletmeleri her geçen gün yükselen kâğıt ve baskı maliyetlerinden de kurtarıyor. Siz de hâlâ e-arşiv fatura kullanıcısı değilseniz, bu sistemi yakından tanımanız için en sık karşılaşılan soruları ve merak edilen noktaları bir araya getirdik.
İçindekiler:
e-Arşiv Hakkında Önemli 9 Soru
e-Arşiv uygulamasını, matbu faturalarla eşdeğer resmiyete sahip elektronik faturalardır. Sınırları e-arşiv kanunu ile çizilen e-arşiv uygulaması, hem elektronik fatura kullanmayan kurumlara hem de vergi mükellefi olmayan şahıslara dijital fatura düzenlemeyi kolaylaştıran Gelir İdaresi Başkanlığınca başlatılan portal hizmetleridir.
e-Arşiv mükellefi ise 213 sayılı Vergi Usul Kanunu 433 numaralı tebliğine göre e-arşiv mükellefi olma şartlarını taşıyan işletmelerdir şeklinde yapılabilir. e-arşiv kullanımı sırasında tüm sürece hakim olmak için başucu bilgilere erişiminiz kolay olmalıdır. O zaman e-arşiv soru cevaplarına başlayalım:
e-Arşiv Fatura İrsaliye Yerine Geçer mi?
e-Arşiv fatura tek başına irsaliye yerine geçmez. Ancak üzerinde “irsaliye yerine geçer” ibaresi yer alıyorsa, mal sevkiyatı sırasında irsaliye düzenlemenize gerek kalmaz. Böyle bir e-arşiv fatura tek başına yeterli olur.
Örneğin; ürünleri kargo ya da kendi aracınızla gönderiyorsanız, e-arşiv faturanın çıktısını taşıma sırasında yanınızda bulundurabilir ve irsaliye yerine kullanabilirsiniz. Fakat bu ibare yoksa, ayrıca sevk irsaliyesi düzenlemeniz gerekir.
e-Arşiv Faturada İrsaliye Zorunlu mu?
e-Arşiv faturada irsaliye her zaman zorunlu değildir. Burada kritik nokta, faturanın üzerinde yer alan ibaredir. Faturada “İrsaliye yerine geçer” notu bulunuyorsa, ayrıca sevk irsaliyesi düzenleme zorunluluğu ortadan kalkar.
GİB portal üzerinden fatura kesenler bu ibareyi manuel ekleyebilirken özel entegratör sistemlerinde bu işlem sadece ilgili kutucuğun işaretlenmesiyle yapılabilir. e-İrsaliye hakkında daha fazla bilgi için “e-İrsaliye Nedir, Nasıl Kullanılır?” başlıklı yazıyı görüntüleyebilirsiniz.
e-Arşiv Fatura En Geç Kaç Gün Geriye Dönük Kesilebilir?
e-Arşiv fatura, en fazla 7 gün geriye dönük olarak düzenlenebilir. Yani, bir mal veya hizmet satışınız olduysa, faturayı o tarihten itibaren en geç 7 gün içinde kesmeniz gerekir.
e-Arşiv Fatura Kaşe İmza Zorunlu mu?
e-Arşiv faturada kaşe ve imza zorunluluğu yoktur. Çünkü Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına uygun olarak elektronik ortamda düzenlenir ve yasal geçerliliğini dijital imza veya mali mühür sayesinde kazanır.
Yani, e-arşiv fatura -fiziki faturada olduğu gibi ıslak imza ya da kaşe aranmadan-, tek başına resmi ve geçerli bir belgedir. İşletmeler faturayı müşterilerine e-posta ile gönderebilir veya çıktısını alıp teslim edebilir; her iki durumda da ayrıca kaşe/imza atmaya gerek yoktur.
e-Arşiv Mali Mühür Zorunlu mu?
e-Arşiv fatura kullanmak için mali mühür zorunlu değildir. Şahıs firmaları, e-İmza ile başvuru yapabilir, mali mühüre gerek yoktur. Sermaye şirketleri (A.Ş., Ltd. vb.) mali mühür kullanmak zorundadır. Yani mali mühür zorunluluğu, tamamen işletmenin türüne göre değişiklik gösterir.
Basit Usulde e-Arşiv Fatura Zorunlu mu?
Basit usulde vergilendirilen mükelleflerde e-arşiv fatura zorunluluğu yoktur. Fakat bir alıcıya günlük kağıt fatura limitinin üstünde fatura düzenlemeniz gerekiyorsa e-arşiv formatında olma zorunluluğu vardır. Detaylarına “Fatura Kesme Sınırı Kaç TL?” başlıklı yazıdan bakabilirsiniz.
e-Arşiv Mükellefi, e-Fatura Mükellefine Nasıl Fatura Keser?
İki taraf da e-fatura mükellefi ise e-fatura formatı dışında başka bir fatura kesmek mümkün değildir. Ancak alıcı veya satıcı e-fatura kullanmıyorsa sadece e-arşiv kesilebilir.
e-Arşiv Mükellefi Kağıt Fatura Kesebilir mi?
Normal şartlarda e-arşiv mükellefleri kağıt fatura düzenleyemez. Çünkü e-arşiv sistemine geçen mükellefler için tüm faturaların elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması zorunludur.
e-Arşiv Fatura Nasıl Gönderilir?
e-Arşiv faturalar elektronik ortamda düzenlendiği için, müşteriye ulaştırma süreci de dijitaldir. Gönderim için birkaç yöntem vardır: İlk olarak e-posta ile gönderim en yaygın yöntemdir. Düzenlediğiniz e-arşiv faturayı müşterinizin e-posta adresine PDF veya elektronik formatta iletebilirsiniz.
BirFatura gibi özel entegratör kullanıyorsanız, fatura düzenlendiğinde sistem üzerinden otomatik olarak alıcıya gönderilebilir. Alıcı, kendi panelinden ve e-postasından faturayı görüntüleyebilir ve indirebilir. Kâğıt çıktı vermek isterseniz faturanın çıktısını alıp müşterinize fiziki olarak da verebilirsiniz. Bu çıktı, ıslak imza/kaşe gerektirmeden resmi belge niteliğindedir.
GİB lisansı güvencesiyle kolay fatura kesmek için BirFatura’yı test edin!
14 Gün Ücretsiz Denemeye Başlayın!Aşağıdaki içeriklerde başvuru, zorunluluklar, fatura düzenleme, iptal etme, sorgulama, e-Arşiv Portal gibi e-arşiv hakkındaki tüm konuları bulabilirsiniz👇
e-Arşiv Fatura Sorgulama Nereden Yapılır?
e-Arşiv Portal Detaylı Bilgiler ve Çözümler
e-Arşiv Fatura Zorunluluğu Olan Mükellefler
e-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır?
BirFatura'yı Keşfedin!
