Başlangıç yaptığınız GİB portal ve özel entegratör sistemlerine bağlı kalmanıza gerek yok; elbette özel entegratör değişikliği yapabilirsiniz. e-Belge oluşturma, gönderme, düzenleme, saklama gibi birçok işlemi son derece pratik ve hızlı yapmanızı sağlayan özel entegratör yazılımları, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) getirdiği zorunlulukları uygulamak için en güvenli çözümdür. GİB’in yetki verdiği özel entegratör firmalara ait sistemleri kullanan bir işletme olarak aldığınız hizmetten memnun olmayabilir veya başka pek çok sebep nedeniyle özel entegratör değişikliği yapmak isteyebilirsiniz.
Öte yandan belgelerinizi kesebileceğiniz GİB Portal yöntemi yerine özel entegratöre geçmeniz veya kendi geliştirdiğiniz yazılım sistemlerinden bu iki seçenekten birine geçmeye karar kılmış olmanız son derece normal. Hatta mesela e-faturayı hali hazırda kullandığınız özel entegratörden sistemi üzerinden düzenleyip gönderirken e-irsaliyeyi diğer bir firmadan kesebilmeniz sayesinde birden fazla özel entegratör tercih etmeniz de mümkün. Dolayısıyla yazımızın konusunu işte bu gibi durumlarda nasıl GİB özel entegratör değişikliği/eklemesi yapabileceğiniz ve ayrıca özel entegratör seçiminde hangi noktalara bakmanız gerektiği oluşturuyor.
İçindekiler:
e-Fatura Özel Entegratör Değişikliği Nasıl Yapılır?
“Özel entegratör neydi?” yeniden hatırlatmakta fayda var. Özel entegratör GİB belirlediği standartlara göre birçok yazılım, sunucu vb. kriteri sağlayan aracı platformlardır. Bunun yanı sıra e-fatura, e-arşiv gibi tüm e-belge çeşitlerinin teknik kılavuzlarına ve GİB’in yaptığı değişikliklere uygun şekilde belge düzenleme, gönderme, saklama, iletme gibi işlemlerin sorumluluğunu alma görevi görür.
Ayrıca Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi Sistemi, Bilgi Güvenliği, ITIL sertifikası gibi önemli yeterlilik belgelerini alarak TÜBİTAK Bilgem Kamu SM mali mühür sertifikası imzalama yetkisine dair uyum değerlendirmelerinden de başarıyla geçen kuruluşlardır (Konunun detaylarını “Özel Entegratör Firmalar Ne İşe Yarar?” başlıklı yazıya tıklayarak öğrenebilirsiniz). Dolayısıyla bu gibi firmalara GİB onaylı entegratör, GİB entegratör gibi isimler verilir.
Aslında değişiklik yapmak için süreç oldukça kolay ilerler. Giriş bölümünde bahsi geçen her senaryoda mevcut entegratörünüze anlaşmayı sonlandırma talebini bildirip çalışmak istediğiniz firma ile iletişime geçerek destek ekibinin yönlendirmelerini takip etmeniz yeterlidir. Entegrasyon yönetimi haricinde yalnızca GİB portal ve özel yazılım geçişlerini konuya dahil edersek birden fazla özel entegratör ile çalışmak, GİB portaldan özel entegratöre geçiş taleplerini içeren 4 farklı senaryo özelinde ayrı ayrı açıklamak daha doğru olabilir:
Özel Entegratörden Özel Entegratöre Geçiş
Hali hazırda kullanmayı sürdürdüğünüz özel entegratör firmaya, onlarla çalışmayı sonlandırmak istediğinize dair dilekçe, telefonla bildirim vb. yollarla (firmaya göre iptal başvurusu adımları değişebilir) talebinizi bildirerek başlayın. Ardından geçmek istediğiniz firmaya başvurunuzu yapın. Standart e-fatura özel entegratör başvurularındaki gibi firmanın portal sözleşmesini imzaladıktan sonra vergi levhası ile kimlik fotokopisinin dijital halini firmanın paneline yüklemelisiniz.
Bazı firmalarda aktivasyon linki vb. uygulamaların aksine BirFatura’da aktivasyonunuz destek personeli tarafından yapılarak etiketleriniz açılıyor ve faturalandırmaya hemen başlıyorsunuz. Önceki entegratörde açık olan posta kutusu ve hesabınızın mutlaka kapatılmasını sağlayın; aksi halde her iki sisteme de gelen faturalarınız düşebilir.
GİB Portaldan Özel Entegratöre Geçiş
Başlangıçta GİB portala başvuru yaparak bu yöntemi seçtiyseniz işletmenizin artan ihtiyaçları doğrultusunda daha gelişmiş yazılım desteği sunan özel entegrasyon yazılımlarını kullanmanız gerekebilir. Dolayısıyla özel entegrasyona geçiş süreciniz de oldukça hızlı ilerleyecektir. Tercih ettiğiniz firmaya ulaşıp işlemleri başlattığınız zaman destek ekibi tarafından GİB portal hesabınız otomatik kapatıldıktan sonra firmanın sisteminden e-belgelerinizi düzenlemeye başlayabilirsiniz. GİB portala geçmek için de mevcut özel entegratör firma, panelinizin kapatılma sürecini başlatarak GİB’den fatura kesmenizi sağlayacaktır. GİB portal ile özel entegratör yöntemlerini karşılaştırdığımız “GİB Portal Nedir, Nasıl Kullanılır?” başlıklı içeriğe göz atabilirsiniz.
Birden Fazla Özel Entegratör Kullanımı
Aynı anda 2 entegratör veya daha fazlasını kullanmak da mümkündür. Bu gibi durumlar çoğunlukla var olan entegratörde her e-belge çeşidinin bulunmamasından kaynaklanır. Örneğin kullandığınız yazılımda e-arşiv, e-fatura gibi e-belge çeşitleri mevcut iken e-irsaliye yoksa, e-irsaliyeye geçmeniz gerektiğinde olmadığı için düzenleyemeyebilirsiniz. Böyle bir durumda başka bir firmanın sistemi üzerinden düzenlemeniz gerekir.
Ancak burada dikkat etmeniz gereken en önemli nokta iki farklı posta kutusunun açık olması sebebiyle var olan iki sisteme de faturalarınız gelebilir. Mesela hangi sistemde alış faturalarını takip edecekseniz diğer yazılımdaki alış faturası etiketlerini posta kutusunda kapatarak yapabilirsiniz. Zaten teknik destek ne yapmanız gerektiği konusunda sizi detaylı bir şekilde yönlendirecektir.
Özel Entegratör Değişikliği Yaparken Nelere Dikkat Etmeli?
Özel entegratör ile çalışmak hem e-belge düzenleme kolaylığı hem de muhasebe ve e-ticaret altyapılarına entegre olması sayesinde her açıdan avantajlı iken istediğiniz özellikleri karşılayabilmelidir. Özel entegratör değişikliği yapmadan veya GİB portaldan özel bir firmaya geçmeden önce araştırma yapmak işletmenizin işlerinin aksamaması ve daha kaliteli hizmet almanız adına oldukça önemlidir. İşletmenizin ihtiyaçlarına en uygun firmayı seçebilmek için birkaç özelliği göz önünde bulundurabilirsiniz.
Bunlardan ilki GİB entegratör olması, yani çeşitli uyumluluk testlerinden geçen ve GİB’in istediği sertifikalara sahip onaylı entegrasyon hizmeti sunmasıdır. Günümüzde yaygın şekilde GİB onaylı entegratör sistemleri üzerinden hizmet veren ikincil firmalar olsa da; GİB entegratörlerde verilerinizin sadece GİB ile GİB onaylı firma arasında paylaşılması bilgi güvenliği bakımından kritiktir. Dolayısıyla bu kriter önceliğiniz olmalıdır. Bunların yanında özel entegratör değişikliği yaptığınız firmanın yazılımında aşağıdaki özelliklerin bulunup bulunmadığına önem verebilirsiniz:
- e-Belge saklama hizmeti verip vermediğine dikkat etmenizde fayda var. Zira verilerinizin 10 yıl boyunca saklanması gerekir.
- Kurumsal bir kimlik taşımasının yanı sıra yeterli sunucu altyapısı ve fiziksel yeterliliğe sahip olmalıdır.
- Acil durum ve mücbir sebepler için verileri yedekleyen teknolojik donanım bulundurmalıdır.
- İhtiyaç duyduğunuz e-belge çeşitlerini düzenleyebilmelidir.
- GİB’in yayınladığı teknik kılavuzlar ve mevzuatları düzenli takip ederek altyapıda gerekli değişiklikleri yapmalıdır.
- Müşterilerine yeterli destek sunmalıdır.
Kolay kullanıcı arayüzüne sahip bulut tabanlı web ve mobil uygulama yapısında olmalıdır. - Kullandığınız muhasebe programlarına entegre veya verilerinizi bu programa aktarabilmelidir.
- e-Ticaret yapıyorsanız bütün online pazar yerlerine ve e-ticaret altyapılarına entegre olmalıdır.
- Yeterli müşteri ve teknik desteği sunmalıdır.
Özel entegratör değişikliği yapmadan önce BirFatura’yı 30 gün ücretsiz deneyin, kararınızı verin.
