Özel entegratör hizmeti sunan firmaların sağladığı kolaylıklarla henüz tanışmadıysanız fatura, makbuz kesme işlemlerini şirket bünyenizde geliştirdiğiniz yazılım ve kendi sunucularınızı ya da GİB Portal kullanarak yürütüyor olabilirsiniz. O zaman ilk önce “Özel entegratör nedir?” ile söze başlayalım. Entegratör kelime anlamı olarak farklı altyapıları birbirleriyle bağlantılı hale getiren oluşumları ifade eder. Özel entegratörler ise Gelir İdaresi Başkanlığıyla (GİB) mükellefler arasındaki e fatura, arşiv gibi e belge süreçlerini yürütme yetkilerini yerine getiren aracı platformlardır. Dolayısıyla GİB’in belli kriterleri taşıyan yazılım şirketlerine verdiği bu yetkiden dolayı belgelerin GİB’e iletme, arşivleme ve düzenleme sorumluluğu vergi mükellefi işletmeden çıkarak hizmet sağlayıcısına geçiyor.
Bilindiği üzere hiçbir işletmeye e fatura entegratör zorunluluğu veya özel entegratör zorunluluğu getirilmiyor. Ancak bazı sektörlerin direkt olarak geçme gerekliliği olmasının yanı sıra ciro sınırlarının gitgide daha da aşağı çekilmesi dijital belgeye geçiş mecburiyeti henüz olmasa da pek çok yöneticiyi vakıf olmadığı mecralara adım adım yaklaştırıyor. Bu sebeple öncelikle özel entegratör firmalar neler yapıyor, avantajları neler, hangisi ile çalışacağınıza nasıl karar vermelisiniz gibi konulara açıklık getirelim. Yazımızın tamamını okuduğunuzda hem fatura kesmek hem de diğer e belge çeşitlerini etkili kullanabilmek için hangi alternatifin daha uygun olduğuna karar verebilirsiniz.
İçindekiler:
Özel Entegratör Tam Olarak Ne Yapıyor, Ne Yapmıyor?
Özel entegratör olma şartlarını yerine getiren firmalar başvurularının ardından GİB lisanslı özel entegratör ünvanını alırlar. Artık çalışmalarını oraya bağlı olarak sürdürerek e belge dönüşümlerini kendisi aracılığıyla yaptırmak isteyen mükelleflerinin adına entegrasyon süreçlerini yönetirler. GİB’den onaylı özel entegratör konumuna gelebilmek için birçok test ve denetimden geçen kurumlar İş Sürekliliği, Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi Sistemi, Bilgi Güvenliği, ITIL sertifikasına ek olarak TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden mali mühür sertifikası imzalama yetkisine sahip olmak için uyum değerlendirme raporuna sahip olmak durumundadır. Bu yeterlilikleri sağlayarak onay alan kurumlar Gelir İdaresi’nin web sitesindeki özel entegratör listesi bölümünde yer almaya hak kazanır.
Sağlayıcısı olduğu e belge çeşidine göre e fatura özel entegratör, e arşiv entegratör gibi farklı isimlerle adlandırılabilir. Özel entegratör e faturadan e bilete kadar tüm dijital belgeleri entegre etmeye yetkili ise e dönüşüm entegratör denebilir. Artık bu özellikleri taşıyan kurumlar işletmenizin adına elektronik kayıtları oluşturabilir. GİB ile entegrasyonu bulunan gelişmiş yazılımlar, bulut tabanlı sunucularla desteklenir. Böylelikle güvenli ve sorunsuz veri depolama hizmeti sunulmuş olur. GİB tarafından sürekli güncellenen tebliğler ve teknik kılavuzlardaki bilgilerin takibini yaparak gerekli değişiklikleri yapar. Ancak GİB mevzuatlarının dışına çıkması mümkün olmayan özel entegratörünüz size ait e belge kayıtlarını görme ve sizin adınıza başvuruda bulunma hakkına sahip değildir. Özetlemek gerekirse özel entegratörler sorumluluğunu aldığı mükellefleri için şu işleri gerçekleştirirler:
- Fatura, serbest meslek makbuzu, irsaliye, müstahsil makbuzu gibi belgelerin elektronik kayıtlarını GİB’in yönergelerine göre oluşturur, gönderir ve saklar.
- Fatura ve irsaliyede HSM (Hardware Security Module) cihazı adı verilen hassas kriptografik anahtarlar bulundurması sayesinde mükellefin dijital imzasına gerek kalmadan kendi mali mührüyle otomatik imzalama işlemini gerçekleştirebilir.
- Sisteme 24 saat ulaşım imkanı tanıyarak iş akışını bozmamayı garantiler.
Sunduğu portal hizmetinde mükellefe ait tüm belgeleri 10 yıl boyunca saklama zorunluluğu vardır. - Veritabanı, sunucu, bilgi işlem sistemlerinin maliyetlerini karşılamak ile yükümlüdür.
- Mevzuat ve kılavuzlardaki tüm güncellemeleri takip ederek gerekli bilgilendirmeyi yapar.
- Felaket Kurtarma Merkezi oluşturarak mükelleflere ait e-belge verilerini yedekler.
Neden Özel Entegratör ile Çalışmalısınız?
Belgelerinizi elektronik ortamda oluşturmak için Gelir İdaresi Başkanlığının sunduğu 3 alternatif bulunduğunu söylemiştik. Bunlar GİB Portal üzerinden elektronik belge oluşturmak, özel entegratör sistemini kullanmak ve kendi bünyenizdeki entegrasyon yazılımlarında girdiğiniz kayıtları GİB’e iletmek. İşletmenize ait imkanlarla kuracağınız büyük veri depolayan veritabanı, sunucu, yazılım gibi sistemler oldukça maliyetli bir yoldur. Çünkü kapsamlı altyapıya ihtiyaç duyulmasının haricinde, yeterlilik sertifikalarını alabilmek, konusunda uzman personel çalıştırmak, sistemi takip etmek, düzenli raporlama yapabilmek gibi işler hem ciddi gider kalemleri hem de iş yükü demektir. Geriye kalan özel entegratör ve GİB Portal seçeneklerinin avantajlarını dezavantajlarıyla birlikte başlıklarla açıklamak daha anlaşılır olacaktır:
Maliyet
GİB portal üzerinden fatura, irsaliye ve makbuzlar tamamen ücretsiz oluşturulur. Sadece bu belgeleri kullanmanız gerekiyorsa gayet elverişli olabilir. Gelir İdaresi yalnızca e fatura, e arşiv, e-smm ve e-mm belgeleri için elektronik kayıt oluşturmaya uygun platform olmasından dolayı diğer gider pusulası, defter gibi diğer e belge çeşitlerini de kullanmak durumundaysanız zorluklar yaşayabilirsiniz. Buna ek olarak ihracat faturası gibi bazı diğer özel fatura tipleri için uygun değildir.
Özel entegratör ile çalıştığınızda ise neredeyse tüm e belgeleri oluşturabilme imkanına sahip olmanızla birlikte üyelik ve kontör ücretleri fiyatlandırmaya dahildir. Ancak oldukça uygun olan kontör ve entegratör fiyatları sayesinde her fatura için harcanan tutar 1 TL’nin altındaki kuruş cinsinden rakamlara düşmüş olacaktır. Bir de özel entegratörün sizin adınıza başvuru yapabilmesi için 1, 2, 3 yıllık seçenekleri bulunan mali mühür ya da e imza sertifikasını almış olmanız gereklidir. Portal kullanarak sadece e arşiv kesiyorsanız mali mühre ihtiyacınız yoktur.
Belge İptali
Özel entegratör e arşiv fatura iptali, düzenleme, gönderme gibi pek çok işlemde daha avantajlıdır. Yönetimi kolay kullanıcı dostu panel üzerinden fatura oluşturup onayladığınızda birkaç dakika içerisinde alıcıya iletilir. Buna ek olarak herhangi bir yanlışlık yaptığınızda 7 gün dolmadan iptal edip yeniden düzenleyebilir, hatta süre geçtiyse alıcı tarafın iade faturası düzenlemesini isteyebilirsiniz.
GİB Portal’da ise sadece taslak halindeki belgeler üzerinde değişiklik yapıp iptal edebilirsiniz. Resmileştirdiğiniz faturaları iptal edemez ve ancak her iki tarafın muhasebe kaydına dahil etmemesiyle geçersiz kılabilirsiniz. Fakat iki taraf da zamanında haberdar edilmezse fatura işleme alınır ve düzeltilebilir basit hatalardan dolayı cezai işlem uygulanabilir. Son olarak Gelir İdaresinin tebliğindeki 2000 TL/5000 TL sınırından dolayı e arşiv fatura kesme mecburiyeti sizi gün içerisinde aynı kişi veya şirkete kestiğiniz tüm faturaları iptal edip GİB’den tek bir e arşiv fatura kesmek zorunda bırakabilir. Günlük operasyonel iş yükü düşünüldüğünde ciddi problem yaratabilir.
Gönderim
Her ikisinde de internetin olduğu her mekanda kolaylıkla faturalarınızı hazırlayabilirsiniz. Ancak GİB Portal’dan faturalarınızı kestiğiniz zaman alıcıya otomatik göndermeniz mümkün değildir. Matbu olarak gönderme zorunluluğunuz yoksa belgeleri bilgisayarınıza indirip e-posta ile gönderebilirsiniz, bir de çıktısı isteniyorsa hem yazdırmak hem de posta ya da kargoyla göndermek durumunda kalabilirsiniz. Özel entegratörün sunduğu yazılımda hazırlayıp resmileştirdiğiniz belgeler dakikalar içerisinde alıcısına e-posta, SMS veya kullandığı sistemden otomatik ulaşır.
Arşivleme
GİB Portal’deki belgeleriniz maksimum 6 ay saklanabilir, dolayısıyla evraklarınızı düzenli indirip depolamanız gerekir. Bununla birlikte tek tek çıktılarını alarak hem müşterilerinize hem de muhasebecinize iletmeniz operasyonel yük yaratacaktır. Ayrıca aylık maksimum 500 faturayı oluşturmaya ve indirmeye izin vermektedir. Yani ortalama 500’den fazla fatura kesen bir işletme iseniz özel yazılımlar tüm ihtiyacınızı karşılayacaktır. Özel entegratör bünyesinde oluşturduğunuz belgelerin tamamını 10 yıl boyunca saklama zorunluluğu vardır, bu nedenle yedekleme endişesinden kurtulursunuz. Yine de tüm faturalarınızı UBL formatında indirip saklayabilir, pdf biçiminde görüntüleyebilir ve ihtiyacınız kadar kontör satın alabilirsiniz.
Hangi Özel Entegratörü Tercih Etmelisiniz?
Diyelim ki her açıdan kullanım kolaylığına sahip özel entegratör seçeneğine karar verdiniz. Peki en iyi entegratör firma olan hangi hizmet sağlayıcısını tercih edeceğinizi neye göre belirleyeceksiniz? Çevrenizde e fatura entegratör tavsiyesi alan tanıdıklarınız olabilir. Referans üzerine seçim yapmadan önce özel entegratör seçerken nelere dikkat etmeniz gerektiğini de bilmenizde fayda var. Buna göre iyi bir özel entegratörde bakmanız gereken ilk noktalar şunlardır:
- GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörlere öncelik verebilirsiniz. Düzenli olarak güncellenen GİB entegratör listesi içerisindeki firmalar maksimum veri güvenliğine sahip olanlardır. Bilgileriniz 3. bir aracı firmaya ulaşmayacağından sadece Gelir İdaresi ve özel entegratör arasında saklı kalır.
- Güçlü teknolojik altyapı bulundurmasının yanı sıra verileri düzenli raporlayabilir olduğundan, acil durum planı kapsamında yedeklemesi bulunduğundan emin olunmalıdır.
E belge dönüşümlerinin tamamını yapabilir olmalıdır. - 24 saat kesintisiz erişim sağlayabileceğiniz ve teknik destek konusunda kolay ulaşabileceğiniz firmaları seçmelisiniz.
- Mevzuatla ilgili değişikleri takip ederek buna göre yazılımlarını güncelleyebilir olduğuna dikkat edilmelidir.
- Temel muhasebe kayıtlarını tutabilir özellikleri sunmalı, verileriniz diğer muhasebe programlarına aktarılabilir olmalıdır.
Özel Entegratör ile Çalışmaya Nasıl Başlarsınız?
“E arşiv entegratör zorunlu mu?” kısmı mükellefler arasında merak konusudur. Herhangi bir zorunluluk yoktur. Buna ek olarak birkaç farklı senaryo da olabiliyor. Halihazırda GİB Portal kullanıcısı iseniz veya ticaret hayatına yeni giriyorsanız seçtiğiniz özel entegratör ile kısa süre içinde çalışmaya başlamanız mümkündür. Firma, GİB hesabınızı kendi yazılımıyla kolaylıkla entegre eder. Buna ek olarak çeşitli sebeplerle daha önce hizmet aldığınız özel entegratör ile işlerinizi sonlandırabilir, özel entegratör değişikliği yapabilir ve hatta aynı anda birden fazla firmayla da çalışabilirsiniz. Yapmanız gereken sadece çıkış talebinizi önceki firmaya bildirmektir. Yeni firmanızın sistemini hemen kullanabilir, daha detaylı bilgi için “Özel Entegratör Değişikliği Nasıl Yapılır?” başlıklı yazıyı görüntüleyebilirsiniz.
Kısacası özel entegrasyon hizmeti almak oldukça pratik bir hale gelmiştir. İster e fatura entegratör değişikliği ister sıfırdan geçiş yapın BirFatura’nın güvenli ve pratik yazılımını test ederek işe başlayabilirsiniz. BirFatura’nın 1 ay boyunca ücretsiz kullanabileceğiniz demosunu kayıt olarak deneyebilirsiniz:
