Türkiye’deki işletmelerin e-dönüşüm yolculuğunun resmi adresi Gelir İdaresi Başkanlığı’nın oluşturduğu resmi platform GİB Portal, 2010’lardan itibaren önce e-defter, ardından diğer e-belgelerin hayata geçirilmesiyle; e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye, e-SMM, e-MM, e-Bilet gibi matbu ticari belgelerin, dijital olarak düzenlenmesine imkan tanıyor. İkinci olarak da GİB portal e-arşiv uygulamasını getirerek hem vergi mükelleflerine hem de son tüketiciye pratik şekilde fatura kesmeyi mümkün kılmıştır.
Sadece düzenleme, onaylama vb. temel işlemlerin yapılabildiği sistemi kullanabilmek için e-arşiv fatura kesmenin haricinde mükelleflerin başvuru yapması gerekiyor. Bunların yanında GİB Portal dışında fatura ve belge düzenlemek için kullanımı çok daha kolay arayüzlere entegratör yazılımları da mevcut. Dolayısıyla bu yazıda her iki seçeneği de kıyaslayarak nasıl fatura kesebileceğinizi anlattık.
İçindekiler:
GİB Portal Nasıl Kullanılır?
GİB’in eBelge anasayfasına ya da ebelge.gib.gov.tr adresine giriş yaparak kullanmaya başlayabilirsiniz. Bu platform aynı zamanda; başvuru, belge düzenleme, iptal/itiraz işlemlerine ulaşabilmenize ek olarak bilgisayarınıza e-fatura görüntüleyici, imzalama aracı ve fatura izleme/analiz aracı uygulamalarını indirebileceğiniz yerdir. GİB’in hazırladığı ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/Basvuru_Surecleri.pdf dökümanı GİB portal üzerinden e-fatura başvurusu yaparken neler yapmanız gerektiği konusunda yardımcı olabilir.
Henüz herhangi bir e-belgeye başvuru yapmamışsanız İnteraktif Vergi Dairesi giriş bilgileriniz ile sisteme girmeniz mümkündür. Ancak e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye vb. e-dönüşüm uygulamalarına başvurmak için veya daha öncesinde kayıt olmuşsanız sisteme giriş yapmanız mali mühür veya e-imza sertifikanız ile yapılabilir. Artık sisteme giriş sırasında ve belge onaylarken elektronik imzaya ihtiyacınız olacaktır. GİB Portal e-Fatura ve diğer e-belgelerinizi keserken aşağıdaki adımları takip etmeniz gerekir:
- Panele giriş yaptıktan sonra karşınıza çıkan sayfanın sol üst köşesindeki “Modül Seç” sekmesine basıp e-arşiv, e-irsaliye veya hangi e-belge ise onu seçin. Örneğin e-arşiv fatura kesmek için “e-Arşiv Portal”ı tıklamalısınız.
Bir sonraki açılan pencereden “Belge İşlemleri” başlığı altından “e-Arşiv Fatura Oluştur” butonuna basın. - Matbu faturadaki gibi faturaya konu olan zorunlu bilgileri eksiksiz yazıp kaydederek menü üzerinden “Taslaklar” kısmına tıklayın. Burada ilgili faturayı kontrol ederek herhangi bir yanlışlık varsa düzeltebilir, iptal edip yeniden oluşturabilirsiniz (e-Arşiv Fatura İptal Etme).
- Son olarak taslak faturayı onaylamanız, yani resmileştirerek GİB sistemine iletmeniz gerekir, bunun için bilgisayarınıza mali mühür veya e-imzanız takılı halde ve açık olmalıdır. İmzalayarak onayla tuşuna basabilirsiniz (e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?).
- Kesinleşen faturayı bilgisayarınıza indirerek alıcıya SMS, e-posta veya dilediğiniz şekilde göndermeniz gerekir.
GİB fatura portalı hakkında merak ettiğiniz diğer soruların yanıtlarını “GİB Fatura Portalı Rehberi” başlıklı yazıya tıklayarak bulabilirsiniz. Bununla birlikte şahıs firması olarak henüz e-imza almadıysanız başvuru için gerekli adımları öğrenerek buradan hemen satın alabilirsiniz. Anonim, limited vb. tüzel kişiliklerin mali mühür alması gerekir; TÜBİTAK tarafından verilen mali mührün başvuruları hakkında detaylı bilgi için “Mali Mühür Nedir, Nasıl Alınır?” başlıklı yazıdan yararlanabilirsiniz.
GİB Portal Şifre Alma İşlemleri
e-Dönüşüm uygulamalarına henüz kayıt olmayan mükellefler İnteraktif Vergi Dairesi, yeni adıyla Dijital Vergi Dairesi veya vergi dairelerinden şifre alabilirler. Adrese giriş yaptıktan sonra “Kayıt Ol” ekranından veya e-Devlet şifresiyle kullanmak mümkündür. Tüzel kişiler için durum oldukça farklıdır. Firmanın yasal temsilcisi MERSİS üzerinden bilgilerini doğrulayarak sisteme giriş yapar. Şifre ile giriş özellikle e-arşiv mükellefi olmayan, ancak günlük e-arşiv fatura limitleri nedeniyle e-Arşiv Portal İnteraktif’ten kesmesi gereken işletmelere gerekli olabilir.
GİB Portal e-Fatura Nasıl Kesilir?
GİB üzerinden e-fatura kesmek isteyen işletmeler portal.efatura.gov.tr linkine tıklayarak e-Fatura Portalı’na giriş yapmalıdır. Yine aynı şekilde elektronik imza sertifikanızı bilgisayara takarak açık konumda tutmalısınız; detaylarını “e-Fatura Nasıl Kesilir?” başlıklı yazıya tıklayarak görebilirsiniz. Özel entegratörlerin sunduğu yazılımlar sayesinde ise fatura kesme süresini oldukça kısaltmak mümkündür; aşağıdaki videoya tıklayarak görebilirsiniz:
GİB Portal e-Fatura İptali Nasıl Olur?
GİB kullanan ve kullanmayan mükellefler için e-fatura iptali biraz karışık bir süreç gibi gözükebilir. Çünkü ticari ve temel fatura senaryolarına bağlı olarak kesilen elektronik faturalarda alıcı ya da satıcı olmanız yapmanız gereken işlemleri son derece değiştirir. Daha kolay anlamanız için hazırladığımız e-fatura iptal şeması oldukça yardımcı olacaktır, görüntülemek için “e-Fatura İptali Nasıl Yapılır?” başlıklı yazıya tıklayın. GİB Portal e-irsaliye, e-SMM, e-MM gibi diğer e-belgeleri düzenlerken ve iptal ederken yapmanız gerekenler benzerdir.
GİB Portal mı, Özel Entegratör mü?
BirFatura vb. özel entegratörler GİB tarafından çeşitli testlere tabi tutulduktan sonra onaylanarak lisanslandırılır. Kullanıcıların ihtiyaçlarına yönelik bulut tabanlı bu yazılımları geliştirerek GİB’in portalına göre son derece konforlu e-belge düzenleme, saklama ve gönderme hizmeti sunarlar. Özel entegratör firmalar nedir, ne iş yapar ayrıntılı anlattığımız “Kim Bu Özel Entegratör Firmalar, Ne İşe Yarar?” adlı içeriğe göz gezdirerek bilgi edinebilir, aşağıdaki tabloya bakarak aradaki farkları daha net görebilirsiniz:
BirFatura’yı 30 gün boyunca ücretsiz kullanarak deneyin!
