e-Faturaya nasıl geçilir? Zorunlu ve isteğe bağlı e-faturaya geçmek isteyen mükellefler için üç alternatif mevcut: GİB e-Fatura Portalı, özel entegratör portalı, işletmenin kendi bilgi-işlem sistemi. e-Fatura başvurusunu ise seçilen yönteme göre ilerletmek gerekiyor. Bununla birlikte başvurunun tamamen online olması sayesinde birkaç dakikanızı ayırarak işlemi tamamlamak mümkün. Başvuru sırasında e-imza veya mali mühür gibi elektronik imzalama sertifikalarının dışında pek bir şeye ihtiyaç yok. Dolayısıyla yazının devamında e-fatura geçmek için gerekenleri bulabilirsiniz.
İçindekiler:
e-Fatura Başvurusu için Gerekli Evraklar
e-Faturaya başvurmadan önce hazırlamanız gereken ilk şey geçerli bir elektronik imza sertifikası. Şahıs firmanız varsa e-imza, anonim, limited gibi tüzel kişilikte şirket ise mali mühür satın almanız gerekir. Dolayısıyla şirketinizi kurulmuş olmalıdır.
Mali mühür TÜBİTAK Kamu SM üzerinden online siparişle temin edilir ve ortalama 5-7 iş günü içinde teslim edilir. e-İmza ise gerekli başvuru adımlarını tamamlamanız halinde aynı gün bile teslim edilebilir. Aşağıdaki içeriklerde uygulama adımlarını görebilirsiniz:
e-Fatura Başvurusu Nereden Yapılır?
e-Fatura mükellefi olmak için izlemeniz gereken iki yol var: Özel entegratör kanalı ile ve GİB e-fatura başvurusu. Ücretsiz şekilde e-fatura kullanmak isteyenler Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ebelge.gib.gov.tr/efaturabasvuru.html sitesinden işlemlerini başlatabilirler. Diğer taraftan BirFatura gibi özel entegratör sistemlerinden e-fatura kullanacak mükellefler ise ilgili firmanın destek personeli eşliğinde başvurularını yapabilir.
e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
GİB e-fatura başvurusu için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
- ebelge.gib.gov.tr/efaturabasvuru.html adresine gidin.
- Şirket türüne göre e-imza ya da mali mühür ile sisteme giriş yapın.
- Açılan ekranda e-fatura başvuru formu’nu eksiksiz doldurun.
- GİB sistemine başvurunuzu iletin.
Başvurunun ardından, sistem tarafından kontrol süreci başlar.
e-İmza ile e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
Mali mühür veya e-imza sertifikasını aldıktan sonra e-Fatura Portal üzerinden aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:
- İşlemin sorunsuz ilerlemesi adına öncelikle Java 32 Bit programı bilgisayarınıza yüklü olmalı ve web tarayıcısı olarak Mozilla Firefox kullanmalısınız.
- Elektronik imza sertifikasını kullanabilmeniz için e-Belge ana sayfasındaki imzalama aracından uygun olanı indirin. Mali mühür ve e-imza sertifikanız da bilgisayarda açık olmalıdır.
- Mozilla Firefox’u açıp Gelir İdaresi Başkanlığının e-Belge portalına ebelge.gib.gov.tr linkine tıklayarak giriş yapın.
- “e-Fatura Uygulamasına Başvuruda Bulunmak için Tıklayın” butonuna basın.
- Açılan pencereden “Elektronik Başvuru Yapmak için Tıklayınız” sekmesine tıklayın.
- Ardından karşınıza çıkan sayfadaki başvuru formunu eksiksiz doldurmanız gerekir. Yararlanma yöntemini “Portal” olarak seçmelisiniz (Şahıs şirketleri VKN bölümüne T.C kimlik numarasını girmelidir).
- Formu doldurduktan sonra en alttaki “Mali Mühür Kullanarak Başvur (Websocket)” butonuna bastığınızda sertifikanızı bilgisayarınızdan seçmeniz ve kart şifresini girmeniz istenir; işlemi tamamlayarak başvurunuzu sonlandırabilirsiniz.
- GİB, dosya evrak numarasını bildiren başarılı işlem onayı mesajı ile dönüş yapacaktır. Bildirdiğiniz şirket sorumlusunun e-posta adresine formun pdf formatındaki imzalı hali gönderilir.
GİB tarafından hazırlanan e-Fatura Uygulaması Başvuru Rehberi konuyla ilgili tüm detayları bulabilir, kimlerin zorunluluk kapsamında olduğunu görmek için “e-Fatura Zorunluluğu” başlıklı yazıya tıklayabilirsiniz.
İnteraktif Vergi Dairesi e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
GİB, bir süredir işletmelerin mali mühür ve e-imza temin etme sürecindeki gecikmelerden dolayı İnteraktif Vergi Dairesi’inden elektronik imza sertifikası olmadan başvuru imkanı sunmuştur. Öte yandan mükellefler sadece başvuru kaçırmamak ve olası cezai yaptırımlardan kaçınmak adına bu şekilde başvuru yapabilir. Fakat e-fatura aktivasyon ve kurulum süreçlerinde e-imza/mali mühür kullanımı şarttır.
İnternet Vergi Dairesi ile e-faturanın yanı sıra e-defter ve e-irsaliye uygulamalarına da başvurabilirsiniz. Başvuru yapmak için Dijital Vergi Dairesi uygulamasından İnteraktif Vergi Dairesi bağlantısına tıkladıktan sonra aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:
- Sol menüdeki “İşlem Başlat” sekmesinden “e-Defter ve e-Belge İşlemleri” başlığına tıklayın. Ardından karşınıza çıkan e-belge çeşitleri içerisinden e-faturayı seçin
- Bir sonraki pencerede açılacak başvuru formunda istenen işletme bilgilerini eksiksiz olarak doldurup gönderin. Başvurunuz tamamlanmış olacaktır.
e-Fatura Başvuru Sorgulama Nasıl Yapılır? Zorunlu mu?
Başvurunun başarılı olup olmadığını görmek için aşağıdaki sorgulamaları yapmanız önerilir:
- e-Fatura başvurusunu tamamladıktan sonra, onay sürecini takip edebilmek için GİB’in sorgulama sayfasını mutlaka kontrol edin: portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/Sorgula.jsp
- Başvurunun ardından, genellikle 2 saat içinde kaydınızın tamamlanıp tamamlanmadığını kontrol etmek için GİB’in e-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar Listesi’ne göz atabilirsiniz: ebelge.gib.gov.tr/efaturakayitlikullanicilar.html
BirFatura ile e-Fatura Başvurusu
GİB portalında kaybolmanıza gerek yok. Size özel panelimiz üzerinden başvuru sürecini hızla tamamlayabilirsiniz. e-İmza temininden GİB başvurusuna kadar tüm aşamalarda yanınızdayız. Sistemimizi kullanan mükelleflerimiz aşağıdaki adımları takip ederek başvurularını yapar:
- uygulama.birfatura.com giriş yaparak ücretsiz hesap oluşturun. Firma bilgilerinizi girdikten sonra panelin sol üst köşesinden “e-Belge Başvurusu” alanında başvurunuzu yapıyorsunuz.
- İmza sirküleri veya beyannamesini sisteme yükledikten sonra faturalarda firma logonuzun görünmesini istiyorsanız logonuzu yüklüyorsunuz.
- e-İmza veya mali mühür bilgilerinizle GİB başvurunuzu tamamlıyoruz.
- GİB onayını takip ediyor, kullanıcı bilgilerinizi size iletiyoruz.
- Son olarak e-fatura aktivasyon ve kurulum süreçlerini tamamlamanın ardından BirFatura panelinden fatura kesmeye hemen başlıyorsunuz.
- Kurulum nasıl yapıldığını aşağıdaki videoyu izleyerek de görebilirsiniz:
Entegrasyon Yararlanma Yöntemi ile e-Fatura Başvurusu
Yazılım geliştiriciler ile çalışıyor veya bu konuda özel bilgileriniz var ise GİB ile entegre edebileceğiniz bir bilgi-işlem sistemi kurabilirsiniz. Ancak bu 7/24 açık olması gereken bir altyapı olması gerektiğinden kendi içinde riskler barındırabilir. Yine de GİB’in testlerinden geçerek sisteminizi başarıyla e-fatura kesebilir duruma getirebilir, istenen mevzuat bilgilerine buradan ulaşabilirsiniz.
Ardından başvurunuzu test.efatura.gov.tr/entegrasyonbasvuru/ adresinden yapabilirsiniz. Testleri başarılı geçen mükelleflerin portalları aktifleştirilirken başarısız olanlar ise GİB e-Fatura Portal veya özel entegratör programı kullanabilir. Bununla birlikte sistemlerini yeniden test ettirerek yeniden başvurabilirler.
Neden Özel Entegrasyon Daha Kolay?
Özel entegratörlerin GİB tarafından yetkilendirilen firmalar olması sebebiyle başvurunuz sizin adınıza e-imza veya mali mührünüz ile yapılır. İmzalama sertifikasını temin edip BirFatura gibi GİB onaylı özel entegratör firmalara başvurduktan kısa süre sonra portal hesabınız aktifleştirilebilir. Buna ek olarak GİB Portal’e kıyasla sürecin daha kolay olmasının nedenlerini şu şekilde sıralayabiliriz:
- GİB portal kullanarak aldığınız ve gönderdiğiniz faturaların 6 ay süre ile sistemde kalması, tüm belgelerinizi bilgisayarınıza indirerek yedeklemenizi gerektirir. Özel entegrasyon tercih ettiğinizde ise belgeleriniz arşivlendiğinden herhangi bir risk ile karşılaşmazsınız.
- GİB üzerinden fatura keserken her defasında imzalama aracını açıp işlem yapmak zaman kaybına neden olabilir; özel entegratör ile e-fatura başvurusunda elektronik imzanız bir kere kullanılır.
- Bunun yanında ön muhasebe programı, çeşitli e-ticaret entegrasyonları gibi özellikler de sunması sayesinde satış yaptığınız tüm platformlara entegre ederek müşterilerinize hızlı ve kolay fatura kesebilirsiniz.
14 gün ücretsiz deneyin karar verebilirsiniz!
Haydi Başlayın!
