İçindekiler:
e-Defter Nedir?
Ticaret ve vergi usul kanunları gereği tutmanız gereken yevmiye ve defter-i kebir isimli şirket defterlerindeki tüm bilgileri içeren elektronik kayıtlardır. Başka bir deyişle matbu defterlerin dijital versiyonu e-defter uygulaması sayesinde oluşturacağınız elektronik kayıtları dosyalar halinde Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine iletebilirsiniz. Böylece defter yazma, gönderme ve notere onaylatma işlemlerini matbu olarak yapmak ortadan kalkar. Bununla birlikte onaylanırken hem işletmenizin hem de GİB’in mali mühür (tüzel), e-imza (şahıs) ve zaman damgasıyla doğrulandığı için yasal anlamda geçerli kanıt niteliği taşır.
İlk olarak 13 Aralık 2011’de 28141 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren e-defter, 19 Ekim 2019’da güncellenmiştir. Dolayısıyla 3 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği uygulama ve esaslarını ayrıntısıyla açıklar. Buna göre yevmiye defterleri ile defter-i kebiri (büyük defter) GİB’in belirlediği standart ve formata uygun şekilde GİB’e aylık ve 3 aylık periyotlarla elektronik ortamda iletilmelidir.
GİB’den yalnızca uyumlu yazılım onayını alan firma programları ile oluşturabileceğiniz e-defter beratlarını edefter.gov.tr ve GİB web servis üzerinden ücretsiz gönderebilmeniz mümkündür. Gönderimden sonra defter beratlarının saklanması, 2. kopyalarının GİB’e mutlaka gönderilmesi gerekir. Ayrıca göndermiş olduğunuz defterlerin XML’lerini GİB Portala yükleyerek ayrıntılı şekilde döküm almanız da mümkündür.
e-Defter Uygulaması Nedir?
e-Defter uyumlu yazılımlar listesinden birini seçerek başvurusunu yapan mükelleflerin yevmiye, büyük defter ve e-defter raporlarını GİB’e elektronik olarak, 1 ve 3 aylık dönemler halinde gönderdikten sonra saklaması gerekir. Bundan sonrasında muhasebe fişi adı verilecek bu kayıtlar yetkili merciler tarafından istendiğinde ibraz edilebilir olması önemlidir. Mali mühür, zaman damgası veya e-imza ile onaylanan beratların e-defter uygulamasına yüklendikten sonra geçerli olması için başkanlık onayı şarttır.
Mükelleflere e-defter gönderim zamanları için 1 ve 3 aylık dönemler olmak üzere iki ayrı opsiyon sunulur. İşletmeler bu tercihleri yeni döneme (yıla) başlamadan 31 Aralık tarihine kadar GİB portal üzerinden yaparlar. Aylık seçim yapıldığında ilgili ayı takip eden 3. ayın son gününe kadar GİB’e iletilmelidir.
Örneğin ocak ayının beratı nisanın son gününe kadar olmalıdır. 3 aylık dönemi seçenler ise 3 ayda bir ödenen gelir ve kurumlar geçici vergi dönemlerinin sonuna kadar gönderebilir. Ancak 3 aylık dönemi seçmeniz durumunda şu noktaya dikkat etmelisiniz: 3 aylık defteri üç ayda bir gönderemezsiniz. Birbirlerini takip eden ayları öncelik sırasına göre sırayla göndermeniz gerekmektedir. Burada sadece gönderim zamanları aynı olur. 3 aylık bir paket yapıp tek seferde gönderim mümkün değildir.
e-Defter Mükellefi Nedir? Kimler e-Deftere Geçmeli?
Elektronik defter tebliği, aşağıdaki şartları taşıyan mükelleflerin uygulamaya başvurmasını zorunlu kılar. Burada tanımlanan işletmelere e-defter mükellefi adı verilir. Bu koşullara uygun olduğu halde başvurmayan işletmelerin tuttuğu kağıt defterler geçersiz sayılarak maddi yaptırım uygulanır. Buna göre aşağıdaki işletmeler e-deftere geçmelidir:
- Yıllık ciro limitini aşmaları ve zorunlu sektörlerde faaliyet göstermeleri nedeniyle e-fatura kullanmak durumunda olan işletmeler, detaylı bilgi için “e-Fatura Zorunluluğu” başlıklı yazıyı okuyabilirsiniz.
- Ticaret Kanunu 397/4. maddede çalışan sayısı, yıllık satış hasılatı, aktif toplam tutarlarından ilgili eşikleri geçmesi nedeniyle bağımsız denetlenmesi gereken şirketler
- GİB’in yaptığı incelemeler doğrultusunda vergi uyum düzeyi düşük ve riskli olduğunu tespit ettiği işletmeleri ciro ve sektör ayrımı yapmaksızın yazılı bildirim ile başvurmasını istediği işletmeler
- Geçmesi gereken şirketlerin tam bölünme, birleşme ve diğer nevi değişiklikleri sonucu oluşturduğu yeni tüzel kişilikler
e-Deftere Ne Zaman Geçilmeli?
e-Faturaya başvurmak zorunda olan mükellefler başvurdukları tarihi takip eden diğer yılın başında geçmeliler. Örneğin 1 temmuza kadar başvurması gereken işletmeler yıl bitmeden en geç 1 Ocak’a kadar başvurmalılar. Bağımsız denetim zorunluluğu bulunan işletmeler ise denetim şartlarını sağladığı tarihi takip eden yılın başına kadar kullanmaya başlamalılar. Herhangi bir şartı taşımasa bile GİB, yazılı bildirim gönderdiği şirketlere hazırlıklarını tamamlaması için en az 3 ay süre tanır.
Nevi değişikliği, birleşme, bölünme gibi yapısal değişikliklere giden ve e-defter zorunluluğu bulunanların ise değişikliğin ticaret siciline tescil ettirildiği tarihten en geç 3 ay içerisinde başvuruyu tamamlamaları gerekir. Bunların dışında her işletme gönüllü olarak e-defter kullanmaya başlayabileceği gibi dilediği tarihte başvurabilir.
e-Deftere Nasıl Başvurulur?
e-Defter nedir, konusuna kıyasla başvuru süreci oldukça pratiktir. Şirketinizin şahıs veya anonim, limited ve diğer tüzel kişiliklerden biri olmasına bağlı olarak e-imza veya mali mühürün güncel olduğundan emin olmanız gerekir. Çünkü gönderim, saklama gibi işlemlerlerde sıklıkla ihtiyaç duyabilirsiniz. Var ise geçerlilik sürelerini kontrol edip e-deftere edefter.gov.tr sayfasından kolaylıkla başvurabilirsiniz. Bunun öncesinde e-deftere geçmek için e-fatura kullanıcısı olma zorunluluğunun kaldırıldığını hatırlatmakta fayda var. Yani e-fatura kullanmıyorsanız yine de, e-deftere başvurabilirsiniz.
e-Defter sitesini ziyaret ettikten sonra “Başvuru” sekmesinden başvuru formuna ulaşabilirsiniz. Buradaki formu eksiksiz doldurmalı ve elektronik imza sertifikanız bilgisayarınızda hazır ve açık durumda olmalıdır. Ayrıca başvuru sırasında sorulacağı için e-defter formatıyla uyumlu entegratör firmalardan birini seçmelisiniz. Tüm bilgileri yazdıktan sonra “Başvur” butonuna tıklayarak işlemi tamamlayabilirsiniz.
e-Defter nedir, tüm detaylarıyla anlatmaya çalışırken aslında eski haline kıyasla fazlasıyla pratik ve avantajlı olduğunu söylemeden geçmemek gerekir. Maliyet ile zamandan tasarruf sağlamanın yanı sıra veri güvenliği, kolay erişim ve denetleme açısından hem dijital çağın gereksinimlerini bütünüyle karşılar hem de işletmelerin iş yükünü azaltmaya yardımcı olur.
