“e-İrsaliye nasıl kesilir?” konusu kağıt üzerinde düzenleme prosedürlerine kıyasla ciddi ölçüde pratik ve hızlı akışı mümkün kılar. Saniyeler içerisinde oluşturacağınız sevk irsaliyesinin dijital versiyonu e-irsaliyeyi, ister GİB Portal ister hizmet aldığınız özel entegratör firma ya da kendi yazılım altyapınız üzerinden düzenleyebilirsiniz.
Öte yandan GİB onaylı yazılım altyapısı ile kesip göndermek daha güvenli ve kolaylaştırıcı bir seçenek olabilir. Bu yazıda hem özel entegrasyon ile hem de GİB e-irsaliye nasıl kesilir adımlarıyla birlikte anlatarak düzenleme sırasında nelere dikkat etmeniz gerektiğini hatırlatmaya çalıştık.
İçindekiler:
e-İrsaliye Nasıl Kesilir? 2024
e-İrsaliye düzenlemeye başlamadan önce ilk dikkat etmeniz gereken nokta; satışını gerçekleştirdiğiniz ürün veya malları sevk etmeden, yani fiili sevk tarihi olarak belirlenen zamandan önce e-irsaliyeyi kesmeniz. Çünkü ilgili tarihten sonra kesilenlerin yasal geçerliliği olmadığı için hükümsüz olduğunu hatırlatmakta fayda var.
Ardından ister GİB eFatura Portal ister özel entegratör sisteminden veya kendi altyapınıza giriş yaptıktan sonra boş e-irsaliye sayfası açarak ilerleyebilirsiniz. Süreç oldukça benzer olduğu için BirFatura’da nasıl yapıldığını aşağıdaki görüntüleri sağa kaydırarak izleyebilirsiniz.
e-İrsaliye Nasıl Düzenlenir?
e-İrsaliye sekmesine gelerek “e-İrsaliye Ekle” butonuna tıklayın. Karşınıza çıkan pencerede aşağıdaki boşlukları doldurmanız önemlidir. Zira e-irsaliyede bulunması zorunlu alanlar aşağıdaki gibidir:
- Alıcı bilgileri: Yukarıdaki gösterimde ilk doldurmanız gereken alan bölümünde yer alan alıcı bilgileri alıcı vergi mükellefi ise ticari unvanı, vergi kimlik numarası, adresinden oluşur. Kişi ise TC kimlik numarası, ad soyad ve adres yazılabilir.
- Alıcı e-irsaliye mükellefi değil ise irsaliyeyi müşteri adına doldurmaya devam etmeniz gerekir. Ancak soğuk satış adı verilen, teslimatın sonradan yapıldığı ticari faaliyetlerde, VKN alanına GİB’in 3900892152 nolu vergi numarasını yazmalı ve e-arşiv fatura formatında düzenlemelisiniz.
- Soğuk satışta alıcı e-irsaliye mükellefi ise yukarıdaki şekilde, e-fatura olarak göndermelisiniz.
- Teslimatın sipariş sırasında yapıldığı sıcak satışlarda ise depodan çıkış sırasında e-irsaliyeye kayıtlı olmayanlara hem e-arşiv fatura hem de çıktı halinde vererek alıcıya muhtelif müşteri yazıp VKN’yi 5555555555 şeklinde belirtmelisiniz. Alıcı e-irsaliye mükellefi ise benzer şekilde e-fatura ve çıktı olarak verebilirsiniz.
- Depodan çıkış anında düzenlenen irsaliyelerde yukarıdaki gibi olması gerekirken sıcak satış siparişlerin teslimat sırasında verilen e-irsaliyelerinde; soğuk satıştaki gibi müşteri adına, fakat GİB’in ortak VKN’sine düzenlemelisiniz.
- İrsaliye bilgileri alanında ilk dikkat etmeniz gereken yer fatura numarasıdır. Öncesinde elektronik faturasını kesmeniz durumunda bu alana yazmalısınız. İrsaliye tipini matbu ve sevk olarak seçebilirsiniz. Para birimini, irsaliye tarihi ile saatine ek olarak sevk saati ve tarihini, malları taşıyan firmanın unvan, kimlik numarası/VKN, araç plakası mutlaka eksiksiz yazın.
- Tabi, irsaliye tarihinin, sevk tarihinden önce olmasına dikkat edin.
- Varsa toplam tutar da yazılmalıdır.
Sisteminizden sipariş üzerine yapılacak ise sipariş bilgileri alanına sipariş numarası ve tarihini belirtebilirsiniz. - Dorse bilgisi bölümü genellikle tır ve benzeri ekstra büyük taşıyıcılarla taşınıyorsa bu durumda dorse araç bilgilerini yazmanız gereken alandır.
- İrsaliye notu kısmına eklemek istediğiniz başka bilgiler de varsa yazabilirsiniz.
Ayrıca şoförü ad soyad, kimlik numarası ile detaylı tanımlayabileceğiniz gibi depo bilgisi de ekleyebilirsiniz. - Eğer ürünleriniz ekli değilse “Yeni Ürün Ekle” alanından ekleyebilirsiniz. Kayıt olanları ise arama çubuğuna yazarak otomatik getirin. Ürün/mal bilgilerini de ekledikten sonra “Kaydet” butonuna basın.
Bedelsiz e-İrsaliye Nasıl Kesilir?
Numune veya bedelsiz gönderilen ürünler için düzenlenen e-irsaliyelerde üzerine bedelsiz gönderildiğine dair şerh düşürmeniz yeterlidir.
Herhangi bir eksiklik/yanlışlık yaptığınızda iptal sizin değil, alıcı tarafından gerçekleştirilebilir. Nasıl iptal edeceğiniz hakkında detaylı bilgiyi “e-İrsaliye İptal Edilebilir mi?” başlıklı yazıdan öğrenebilirsiniz.
