Artan gider kalemleri ve dijitalleşen çağın işyerlerine de getirdiği yeni boyutun adı, sanal ofis. Bunun yanında değişen çalışma modelleri, şirket açılışlarında ister ofis ister ev olsun mutlaka bir meskeni işyeri gösterme yasal zorunluluğunu ortadan kaldırmadı. Başlangıçta, Kuzey Amerika’daki ülkelerde başlayan sanal işyeri kiralama, kısaca adres kiralama hizmeti, pek fazla fiziki faaliyet gerektirmeyen sektörler için oldukça kurtarıcı ekonomik bir seçenek olarak hızla yaygınlaşmaya devam ediyor.
Üstelik bu hizmet, ismi kadar sanal değil. Örneğin toplantılarınız olduğu zaman, kurumsal bir intiba bırakmanız için ihtiyaç duyabileceğiniz tüm özelliklere sahip. Uzaktan çalışan, e-ticaret ile uğraşan, yeni girişimci, serbest meslek sahibi dahil ve neredeyse her iş koluna hitap eden sanal ofis nasıl kurulur, güvenilir mi, tam olarak nasıl çalışır gibi cevap bekleyen sorularınız ile ilgili bilgileri yazının devamında bulabilirsiniz.
İçindekiler:
Sanal Ofis Nedir, Ne İşe Yarar?
Sanal Ofis Nasıl Çalışır?
Sanal Ofis ile Şirket Kurulur mu?
Hem başlangıçta hem de sonrasında değişiklik yapabilirsiniz. Şirketi yeni açıyorsanız burayı işyeri olarak gösterebilir veya halihazırdaki ofisin yerine geçirebilirsiniz. Her ne kadar yasal olsa da vergi daireleri bu sisteme özel NACE kodu tanımlamıştır ve bu kodu vergi levhasına eklemek için işlemleri yapmanız önemlidir. Sanal ofis NACE kodu, 821101’dir.
Sanal Ofis Kimler Kullanabilir?
Şahıs, limited gibi her şirket türüne ait işletme kiralayabilir. Bununla birlikte klasik ofise kıyasla oldukça pratik bir tercih olması esnekliği artırır. Sürekli fiziksel bir işyerine gereksinim olmasa da müşteriler ile yapılan görüşmelerde kurumsal izlenim bırakmak adına son derece doğru alternatiflerden biridir. Girişimciler, gerçek işyeri için yeterli bütçe ayıramayan işletmeler, serbest meslek ile uğraşanlar, online satış yapanlar, danışmanlık hizmetleri dahil, ayrıca uzaktan çalışma gerektiren her sektör bu hizmeti kullanabilir.
Sanal Ofis Yasal mı?
Sanal Ofis Güvenilir mi?
Sanal ofis hizmeti vermek için şirket açan işletmeler ile yapacağınız kira sözleşmeleri hukuki açıdan geçerliliği olan işlemlerdir. Yine de çalıştığınız firmayı seçmeden iyi araştırabilir, referans üzerine de seçim yapabilirsiniz.
Sanal Ofis Giderleri Nelerdir?
Ofis açmayı düşünenlerin aklında sanal ofis stopaj var mı, maliyetli mi gibi soru işaretlerinin yer alması oldukça normaldir. Ancak klasik işyeriyle her açıdan kıyaslandığında oldukça tasarruflu bir adımdır. Bu sistemde normal işyerlerinde olduğu gibi devlet stopaj vergisi almaz. Bu sayede ödeme tutarını KDV gideri olarak gösterebilmeniz sayesinde giderleştirmek de mümkündür. Ayrıca depozito vb. ekstra ödemeler de yoktur. Sanal ofis ücretleri ise genellikle yıllık ve 6 aylık ödeme planlarıyla sunulur. Sıfırdan oluşturmayla karşılaştırıldığında günümüz şartlarındaki fiyatlara göre ciddi ölçüde ekonomiktir.
Sanal Ofis Nasıl Kurulur?
Yapmanız gereken tek şey seçtiğiniz firmayla anlaşarak sözleşme yapmaktır. Bununla birlikte firmalar sizden bazı belgeler de talep eder, onları teslim ettikten sonra hemen kullanmaya başlayabilirsiniz. Firmadan firmaya değişiklik gösterse de sanal ofis kurmak için gerekli evraklar aşağıdaki gibidir:
- Kira sözleşmesi
- İmza beyannamesi
- İkametgah
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- Vergi levhası
Avukatlar Sanal Ofis Kullanabilir mi?
Sanal Ofiste Neler Yapılabilir?
Firmalar tarafından sunulan hizmetin detaylarında ufak değişikler olmasına rağmen çoğunlukla yapabilecekleriniz benzerlik gösterir. İşletmeniz adına yasal bir adres sunan sanal ofislerde kargo ve postalarınız karşılanmasının yanı sıra istediğiniz takdirde adresinize gönderilebilir. Ayrıca firmanıza gelen telefonlar işletmenizin adı ile açılarak cevaplanır. Arananlar size raporlanırken seçtiğiniz pakete göre haftanın belirli günleri toplantılarınızı yapabileceğiniz oda servisi de sunulur. Bunun yanında konuklarınıza ücretsiz çay-kahve ikramı yapabilir ve Wİ-Fİ’den de yararlanabilirsiniz.
Sanal Ofis Avantajları
Sanal ofisler, gerçek bir işyerini sıfırdan oluşturmaya göre gerçekten daha kolaydır. Kazanabileceğiniz avantajları bu şekilde sıralamak mümkün:
- Sekreter, müşteri hizmetleri, mesken kirası, telefon gibi maliyetlerden tasarruf etmenizi sağlar.
- Ofis işlerine ayrılan zamanı işletme hedeflerinize ayırmaya yardımcı olur.
- Evden çalışsanız bile müşterilerinize kurumsal bir intiba bırakmış olursunuz.
Sanal Ofis Dezavantajları
Birçok avantajının yanı sıra elbette bazı dezavantajları olsa da hem oldukça az hem de düzeltilebilir noktalardır. Eksi yönleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:
- Her zaman ofis görüşmeleri olmadığı için uzaktan çalışma sürecinde zaman zaman ekip ile yaşanan kopukluklar olabilir.
- Verimli çalışmak için gerekli motivasyonun her zaman hissedilmemesi gibi problemlerle karşılaşılabilir.
Sanal Ofisinizi Açtıktan Sonra e-Faturaya Geçmeyi Unutmayın!
e-Fatura zorunluluğu artık birçok sektörde yıllık ciro limitlerine bakılmaksızın geçerli. Uygun kontör ve üyelik fiyatlarıyla faturalarınızı güvenle saklayıp gönderebileceğiniz GİB lisanslı özel entegratör BirFatura’yı denemek üstelik 30 gün ücretsiz!
