Resmi yazışmaların en güvenli ve dijital çağa adapte olmuş versiyonu: KEP adresi. Çünkü Türk Ticaret Kanunu’nun (TTK) 18. maddesinin 3. fıkrasında; ticaret ile uğraşanların borç ödemeleri, sözleşmeden dönme ile fesih etme vb. işlemlere ilişkin ihbar ve ihtarları noter, taahhütlü mektup, telgraf aracılığıyla yapabileceği gibi kayıtlı elektronik posta sistemi kullanarak da yapabileceği yazar.
Noter dışında taahhütlü mektup ve telgraf gibi iletişim araçları tarihe karışmaya başladığına göre KEP, -açılımı kayıtlı elektronik posta- sistemi sayesinde işletmelerin yazışmalarını hem üst düzey güvenlik ve geçerlilikle hem de pratik şekilde yapabilmesi, doğal olarak maliyetleri de düşürebilmesi kulağa hoş gelmiyor mu? O halde yazının devamını okuyarak KEP adresi ne demek, KEP adresi almak için başvuru nasıl ve nereye yapılır vb. sorularınızın yanıtlarını öğrenebilirsiniz.
İçindekiler:
KEP Adresi Nedir?
Şirketlere ait bilgi-belge paylaşımını elektronik ortamda kolay ve güvenli şekilde yapmayı mümkün kılan sisteme kayıtlı elektronik posta, yani KEP adı verilir. TTK 1525. maddesinin 2. fıkrasıyla birlikte Türkiye’de 2011’den beri uygulamada olan sistemin işleyişinde yetkili merci Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) olarak belirlenmiştir. BTK, usul ve esasları 28036 sayılı yönetmeliğe dayanan KEP’in kullanımını kendisi tarafından yetkilendirdiği kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları (KEPHS) ile gerçekleştirir.
Böylece KEPHS firmaları işletmelere klasik e-posta hizmetine kıyasla çok daha güvenli, kanıtlanabilir ve hukuken geçerli ileti gönderimi, alımı ve depolama imkanı sunar. Başvuruyu tamamlayıp hesabınız aktifleştirildikten sonra şirket unvanını içeren [email protected] e-posta adresini alarak kullanmaya başlayabilirsiniz. “hs01, 02” vb. uzantılar hizmet sağlayıcıya özel olan numarayı ifade ederken, örneğin PTT’den alınan adreslerde “hs01” ile devam eder.
Peki Neden KEP?
Klasik e-postaya göre yasal olarak hem teknik hem de güvenlik açısından geçerliliğini sağlaması sayesinde bunu güvenli e-posta şeklinde de düşünebilirsiniz. “İşletme olarak Gmail, Hotmail gibi servisleri kullanıyoruz, başka elektronik postaya ne gerek var ki?” demeniz oldukça normal. Standart e-postanızdan gönderdiğiniz iletiler yasal anlamda daha az kanıt barındırırken göndericinin siz olduğunu ispat etmek tamamen kendi sorumluluğunuzdadır.
Ayrıca ileti içeriğinin kolaylıkla değiştirilebilir olmasının yanı sıra zaman bilgisi gönderdiğiniz bilgisayarın zamanıyla aynı olacağı için ne zaman yolladığınız hususunda çelişkilere neden olabilir. Öte yandan KEP hesabınızdan yaptığınız resmi yazışmalarda iletinin alıcıya ulaşıp ulaşmadığı, okunup okunmadığı, alıcının ne zaman iletiyi açtığı gibi bilgileri rahatlıkla anlayabilir, herhangi bir inceleme başlatıldığında ilgili e-posta silinse dahi erişim imkanı bulabilirsiniz.
KEP ile Neler Yapabilirsiniz?
Ticari faaliyetlerinizi hızlandırmak, daha pratik şekilde bürokrasiye takılmadan ilerletmek ve tabi posta, noter vb. harcamalarını azaltmak adına bulunmaz bir fırsat olan KEP, işletmelere şu anda zorunlu tutulmasa da yavaş yavaş şirketlerden talep edilmeye başlıyor. Kısacası bildirimlerinizi yasal olarak geçerli şekilde yapmanıza imkan tanıyor. Hesap açtırdıktan sonra KEP nasıl kullanılır? Bu şekilde özetlemek mümkün:
- Kurumlar ve şahıslar arasında her türlü ticari, resmi, hukuki, özel yazışmalar yapılabilir.
- KEP hesabı olan ve adresini bildiğiniz firmaya bildirge, beyanname, bildirim, başvuru, ihtar, ihbar vb. işlemleri elektronik posta şeklinde gönderebilirsiniz.
- Kurumlar arası ve içi, kamu-özel kuruluşlar, vatandaş-tüzel kişi arasındaki yazışmalarda kullanılabilir.
- KEP üzerinden fatura iptali, her türlü yasal bildirim, belge ibrazı, elektronik fatura gönderimi, dilekçe, başvuru, ihale teklifleri dahil sayısız alanda işe yarar.
- e-Ticaret yapan şirketlerin pazar yeri başvurularında da talep edilmeye başlanmıştır.
e-Fatura kullanıcısı bir işletme iseniz, özellikle e-fatura iptali yaparken sık karşılaşabilirsiniz; detaylı bilgi için “e-Fatura İptali Nasıl Yapılır?” başlıklı yazıya tıklayın.
Dilerseniz Serbest Muhasebeci Mali Müşavirimiz Gizem Kesilmiş’in önem ve avantajlarından bahsettiği videoyu izleyebilirsiniz:
KEP Adresi Nereden Alınır?
BTK’nın web sitesinde adı geçen kayıtlı elektronik posta sağlayıcılardan dilediğinize başvuru yapabilirsiniz. Bunların başında PTT en eski kuruluşlardan biri olarak hizmet vermekle birlikte birçok özel firma da artık yetkilendirilmiştir; tüm listeyi görüntülemek için btk.gov.tr/kayitli-elektronik-posta-hizmet-saglayicilar adresine giriş yapabilirsiniz.
KEP Adresi Nasıl Alınır?
Öncelikle yukarıdaki liste içerisinden seçtiğiniz firmaya KEP adresi başvurusu yapmalısınız. Artık KEP adresi online başvuruyla da kolaylıkla alınabildiği için işlemlerinizi kolaylıkla yürütebilirsiniz. Hesabınız aktifleştirildikten sonra postalarınızı e-imza ile imzalayarak göndermeniz gerekir; sadece alıcı olarak kullanacaksanız e-imzaya gerek yoktur. Dolayısıyla elektronik imza başvurusu yapmanız gerekebilir; satın almak için e-İmza sayfamızı ziyaret edebilir veya telefonla bize ulaşarak bilgi alabilirsiniz. PTT’nin, bu hizmette en çok tercih edilen kuruluşlardan biri olması nedeniyle, PTT KEP adresi başvuru adımlarını açıkladık.
KEP Adresi Başvurusu Nasıl Yapılır?
- PTT KEP alabilmek için öncelikle basvuru.hs01.kep.tr adresine tıklayın. Aşağıdaki gibi ön başvuru, online kayıt ve kapalı adresin yeniden aktifleştirilmesi amacıyla yapılan başvuru ekranları sizi karşılar.
- Ardından KEP ön başvuru sekmesine tıklayıp TC kimlik numaranız ve güvenlik kodunu yazarak ilerleyin. Açılan ön başvuru formuna bilgilerinizi yazın. Yıllık aidat, posta kutusu alanı, gönderi paketi, e-Yazışma Paketi, SMS paketi, virüs tarama gibi özellikleri işletmenizin ihtiyacı doğrultusunda seçebilirsiniz.
- “Ön Başvuru Yap” butonuna tıkladıktan sonra sistem size bir ön başvuru numarası verir; ne kadar ücret yatırmanız gerektiğini de seçtiğiniz paketlerin toplam tutarından görebilirsiniz. O numara ile ücreti yatırdıktan ve gerekli belgeleri hazırladıktan sonra PTT şubelerine bizzat başvurduğunuzda KEP aktivasyonu başlatılır.
- Ondan öncesinde ise KEP adresi için gerekli evrakları aşağıdaki tablodan görebilirsiniz; 4 başvuru tipi olması sebebiyle istenen belgeler de birbirinden farklıdır:
Konu hakkında merak edilen diğer sorulara da göz atabilirsiniz:
Başvurunuz tamamlanınca KEP sistemine kayıt edilirsiniz. Telefonunuza gönderilen şifre ve parola ile birlikte hesabınızın aktivasyonu tamamlanmış olur. Cep telefonunuza gelen şifreyi girerek hesabınıza giriş yapabilirsiniz.
PTT KEP kullanıcıları hs01.kep.tr/ adresine tıkladıktan sonra SMS, elektronik imza, mobil imza veya e-Devlet şifrelerini kullanarak giriş yapabilirler.
PTT şubelerinden fiziki veya online olarak ücreti yatırabilirsiniz.
Şirketler ve şahıslara yönelik şimdilik yasal zorunluluk bulunmamaktadır. Ancak kamu kurum kuruluşlarının e-Yazışma Projesi kapsamında KEP kullanması gerekir. Bununla birlikte 2011’de Resmi Gazete’de yayınlanan tebligat kanununa istinaden limited, anonim ile sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik tebligat yapma zorunluluğu getirilmesi nedeniyle onlara KEP kullanımı zorunludur; diğer şirketlerde isteğe bağlıdır.
Trendyol satıcı başvurularında, mağaza açmak isteyenlerden artık KEP adreslerini de talep etmektedir.
Yalnızca KEP kullanan işletme ve şahısların adreslerine, yine KEP altyapısından ileti atılabilir.
e-Devlet üzerinden ve PTT KEP sayfasından KEP rehberinde kayıtlı kullanıcıların adreslerine ulaşabilirsiniz; öte yandan burada yalnızca rehberde yer almaya izin veren kişilerin adresleri yer alır.
3 yıllık ödeme planları sunulmuştur. Ücretler yıla, seçilen SMS, alan ve diğer özelliklere göre değişiklik gösterir. Güncel ücretleri pttkep.gov.tr/ucretler/ linkine tıklayarak öğrenebilirsiniz.
