İçindekiler:
Kamu Faturası Nedir?
Vergi mükellefleri yalnızca vatandaşlara ve diğer işletmelere değil, kamu kuruluşlarına da mal/hizmet satışı yapıyorsa fatura düzenleyebilir. Bununla birlikte kamu kuruluşlarının da birbirlerinden yaptıkları satın alımlarda kestikleri fatura, kamu tipi fatura veya kamu e-fatura olmalıdır.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından başlatılan ticari hayatın e-dönüşüm süreciyle birlikte zorunluluk kapsamı oldukça genişletilen e-fatura kullanımı nedeniyle hem kamu hem de özel firmaların kamu faturaları da elektronik fatura şeklinde düzenlenmek durumundadır. Hatta 1 Mart 2019 tarihinden itibaren kamuya düzenlenen faturaların e-fatura olma mecburiyeti GİB tarafından yayımlanan duyuruyla hem GİB hem de özel entegrasyon yöntemi ile fatura kesen e-fatura kullanıcılarına tebliğ edilmiş oldu.
Kamu kurumları e-fatura zorunluluğu Bütünleşik Kamu Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi Projesi ile birlikte gelerek bu kapsamda yürütülen çalışmalar neticesinde özel şirketler gibi, birçok kamu kuruluşu da e-fatura uygulamasına dahil edilmiş, harcama birimlerinin her birine vergi kimlik numarası tahsis edilerek, kamu içerisinde e-faturalaşmanın önü açılmıştır. Hali hazırda e-fatura kullanıcısı olan özel şirketler kamu faturasını e-fatura olarak kesebilirken kullanıcısı olmayanlar ise e-arşiv veya kağıt fatura olarak düzenleyebilir. Ancak e-fatura şartlarının gitgide her mükellefi kapsayacak olması nedeniyle yakın zamanda kamuya fatura kesmek durumunda olan herkesin e-faturaya geçmesi zorunlu tutulabilir.
Kamu Faturasında Bulunması Zorunlu Bilgiler
Kamu tipi faturalardaki UBL-TR formatını GİB belirler. Kamu e-fatura uygulaması başladığı tarihte normal faturada bulunması zorunlu bilgilere ek olarak bir de satılan mal/hizmete ait sınıflandırma kodları, menşei ve ödeme bilgilerinin yer alması gerekiyordu. Buna göre ürünlerin 12 haneli GTİP kodu ile birlikte 6 rakamdan oluşan CPA (Statistical Classification of Products by Activity) kodları, hangi ülkede üretildiği, para birimi, IBAN numarası, harcama birimi VKN bilgisine mutlaka yer veriliyordu.
Ancak 13 Kasım 2021’deki güncelleme sayesinde sınıflandırma kodları ve menşei bilgilerinin yazılması zorunluluğu kaldırılmıştır. Yalnızca ödemeye ilişkin bilgilerin yazılması zorunludur. Ayrıca kamu faturalarının tamamında fatura senaryosu alanında “Kamu” yazması gerekir. Buna göre zorunlu alanlar ile UBL bilgileri bu şekilde sıralanabilir:
- Banka IBAN numarası (UBL ID- PayeeFinancialAccountID): Faturayı düzenleyen vergi mükellefinin ödeme yapılmasını talep ettiği banka IBAN bilgisidir.
- Hesap para birimi (UBL ID- PayeeFinancialAccountCurrencyCode)
- Harcama Birim VKN Bilgisi (UBL ID- cac:BuyerCustomerParty/cac:Party/cac:PartyIdentification/cbc:ID): Fatura düzenlenen kamu kuruluşunun VKN’sinin haricinde, satın alma birimi ikinci bir VKN bilgisi paylaşırsa bu alanın doldurulması zorunludur.
Kamu Faturası Kimlere Kesilir?
Belediyeler, bakanlık, emniyet müdürlükleri gibi kısacası tüm devlete ait organlara kamu faturası kesilir. Bununla birlikte kurumların da birbirine kesmesi zorunludur. Günümüzde Bütünleşik Kamu Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi Projesi ve GİB e-dönüşüm uygulamaları kapsamında çoğu kurum e-fatura kullanmaya başlasa da henüz geçiş yapmayan az sayıda kamu kuruluşu kaldığı için fatura düzenlenmeden önce GİB’in e-fatura kayıtlı kullanıcılar listesi içerisinden e-fatura mükellefi olup olmadığı sorgulanmalıdır. Aksi durumda e-arşiv fatura veya kağıt fatura düzenlenebilir.
Kamu Kurumları Kağıt Fatura Kesebilir mi?
Kamu kuruluşu e-fatura geçmiş ise kağıt fatura kesmesi mümkün değildir.
Kamu Kurumları Fatura Düzenlemek Zorunda mı?
Kamu Faturası Nasıl Kesilir?
Hem GİB portal hem de GİB onaylı özel entegratör sistemleri üzerinden e-fatura kesen mükellefler kolaylıkla kamu faturası kesebilir. Kamu faturası düzenlemek için aşağıdaki adımları uygulayabilirsiniz:
- Öncelikle Müşteriler veya Cariler alanına tıklayarak fatura keseceğiniz kamu kurumunun VKN ve harcama birimi VKN bilgisi alanlarını, adres, unvan gibi tüm bilgilerini eksiksiz olarak yazıp kayıtlı carilere ekleyin.
- Satışlar başlığı altındaki “Fatura Ekle” sekmesine tıklayarak boş fatura sayfası açın. Pencerenin sağ üstünde bulunan “Gelişmiş Fatura Sayfası Aç” butonuna basın.
- Ardından fatura senaryosu alanından “Kamu” seçeneğini tıklayın. Fatura tipi konu olan duruma bağlı olarak istisna, satış, tevkifat, özel matrah ya da ihraç kayıtlı fatura olabilir; uygun olanı seçin.
- “Alıcı” alanına kamu kuruluşunun adını yazarak kaydettiğiniz cariler arasından otomatik getirebilir veya “Alıcı Ekle” kısmından yenisini ekleyebilirsiniz.
- “Ödeme Yapacak Alıcı Bilgileri” kısmına faturayı düzenleyen taraf iseniz kamu kuruluşun vergi kimlik numarasını yazmalısınız.
- Para birimini seçin.
- Mal hizmet bilgileri, fiyat, iskonto, vergi kalemleri, tarih alanlarını da doldurduktan sonra kaydedin.
- Faturalar sayfasına geldikten sonra ilgili taslak faturayı işaretleyip “eFatura Kes” butonuna tıklayarak resmileştirebilirsiniz.
Kamu Faturası İptal/İade Edilebilir mi?
Bütün dijital faturalarda olduğu gibi kamu faturaları da iptal edilebilir. Kamu tipi fatura, aslında temel e-fatura senaryosuna benzetilebilir. Bu nedenle kullandığınız GİB portal veya özel yazılım üzerinden iptal edilemez; harici yöntemlerle gerçekleştirmek gerekir. Satıcı durumunda olduğunuz kamu faturası iptali için KEP adresiniz ve Noter kanallarından birini tercih ederek itiraz etmelisiniz. KEP adresinizden kamu kurumunun KEP adresine göndereceğiniz bir kayıt oluşturmalısınız. Buradan aldığınız itiraz numarası ve tarihi ile GİB e-Fatura İptal/İtiraz Portalı hesabına giriş yaparak onay verebilirsiniz. Detaylı bilgi için “e-Fatura İptali Nasıl Yapılır?” başlıklı yazıyı inceleyebilirsiniz.
Kamu faturası iade faturası olarak da düzenlenebilir. Gönderilen e-faturalar içerisinde ilgili faturayı bularak iade olarak düzenlemeniz mümkündür.
BirFatura’da dilediğiniz e-belgeyi hızla oluşturabilir, zaman ve maliyetten tasarruf edebilirsiniz.
