Proforma fatura, isminden de anlaşıldığı gibi ön fatura anlamına gelir. Özellikle dış ticaret, ithalat, ihracatta sık kullanılan proforma fatura düzenlemenin ticaretin her alanında faydası olacağı ise su götürmez bir gerçek. Vergi ve ödeme anlamında herhangi bir geçerliliği olmadığı için gerçek fatura niteliği taşımazlar.
Öte yandan satış gerçekleşmeden önce müşterinizle tüm koşullarda anlaşmaya varmanızı sağlaması sayesinde nihai fatura kesildikten sonra iptal, iade gibi zaman alan prosedürlerle uğraşmanın önüne geçmede en zahmetsiz yöntemlerden birini tercih etmiş olabilirsiniz. Yazının devamında fatura yerine geçmemesi sebebiyle yasal bağlayıcılığı olmayan proformaların avantajlarından bahsederken proforma faturayı kimlere, neden ve nasıl kesmeniz gerektiğine dair cevapları bulabilirsiniz.
İçindekiler:
Proforma Fatura Nedir?
Proforma, firmanızdan hizmet/ürün almak isteyen ve satış yapmak istediğiniz işletme ya da tüketiciye sunduğunuz teklif anlamına gelir. Hem satıcı hem de alıcıyı mali yükümlülüğe sokmadan ve de satış gerçekleşmeden önce fiyatlandırma, teslimat, gönderim hakkında detaylı bilgi sunulmasını sağlar. Günümüzün ticari hayatında satış sözleşmesi yerine sıklıkla tercih edilmesinin en büyük sebebi fatura kesilmeden önceki son detayları içermesinden kaynaklanan ve alıcı tarafından imzalanıp onaylandığı takdirde alıcı-satıcı arasındaki satış şartlarının kabul edildiği anlamına gelen bir ticari döküman olmasıdır.
Mutlaka proforma fatura sunma zorunluluğu olmamasına rağmen müşterileriniz üzerinde kurumsal bir intiba bırakmak adına işinize verdiğiniz önemi gösterip karşılıklı güven duygusunu pekiştirmenin en iyi yollarından biridir. Yani alıcının onayladığı proforma, “Şartları kabul ediyoruz, fatura kesebilirsiniz” demektir. Değişiklik yapmanızı istediği hususları netleştirerek yenisini hazırlamanız oldukça kolaydır; dolayısıyla nihai hali sonrasında satış işlemi başarıyla gerçekleşir. Proforma üzerinde gösterilen birim fiyat, vergi, gönderim ücretleri gibi bilgilerin herhangi bir yasal yükümlülüğü olmaması nedeniyle muhasebesel olarak işlenmesi gerekmez. Boş proforma fatura örneği olarak aşağıdaki görseli inceleyebilirsiniz:
Proforma Fatura ile Faturanın Farkı Nedir?
Öncelikle proformanın, kesinlikle fatura niteliği taşımadığını hatırlatmak gerekir. Fatura ile benzer bilgiler içerse bile, ödeme alınmaması faturadan ayıran tek noktadır.
Proforma Fatura Neden Kesilir?
Alıcı ile satıcı arasında bir anlaşma sağlamak, potansiyel alıcıya teklif vermek ve anlaşma yapıldığına dair kanıt sunmak amacıyla düzenlenir.
Proforma Fatura Kimlere Kesilir?
İşletmenizden hizmet/mal alımı yapmak isteyen herkese kesebileceğiniz gibi iş yapmayı düşündüğünüz firmalara da düzenleyebilirsiniz.
Proforma Fatura Nereden Kesilir?
Proformayı bilgisayarınızdaki Office yazılımları aracılığıyla oluşturabilirsiniz. Bunun yanında elektronik fatura kullanıyorsanız özel entegratör yazılımları üzerinden kolaylıkla kesebilir, onaylananları tek tıkla faturaya dönüştürebilirsiniz.
Proforma Fatura Geçerlilik Süresi Ne Kadar?
Proformanın geçerlilik süresi sizin belirlediğiniz tarihler arasındadır. Teklifinizin ne kadar süreyle geçerli olduğunu mutlaka yazmalısınız. Zira hazırladığınız proformada tarih belirtilmezse fiyatlarınıza yaptığınız güncellemeler, vergi değişiklikleri gibi durumlarda proformada yazan eski kalemler nedeniyle müşterinizle anlaşmada zorluklar çıkabilir.
Proforma Fatura Nasıl Kesilir?
Proforma fatura hazırlamak için öncelikle kendinize bir proforma fatura şablonu oluşturmak pratiklik kazandıracaktır. Proformalarda bulunması gereken bilgiler genellikle faturalarda yer alması gerekenler ile benzerlik gösterir. Özel program kullanıyorsanız işiniz çok daha kolaylaşacaktır. Elektronik faturalarınızı BirFatura gibi özel entegratör yazılımlarından kesiyorsanız Teklif/Proforma modülü sayesinde saniyeler içerisinde proforma oluşturabilir, müşterinizin onayladıklarını hemen faturaya dönüştürebilirsiniz.
Ürünlerinizle ilgili ödemekle yükümlü olduğunuz vergi kalemlerine mutlaka yer vermek daha şeffaf bir ticari ilişki kurmak adına önemlidir. Bununla birlikte firma bilgileri ve logonuzun bulunduğu antetli kağıtlara bastırabilirsiniz. Proformanıza yazmanız gereken bilgileri aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür:
- Taslağın herhangi bir yerinde bulunan “Proforma” ibaresi
- Oluşturulma tarihi
- Teklifin başlangıç ve bitiş tarihi ile saati
- Alıcı ve satıcı cari bilgileri (Firma ünvanı, adresi, telefon, vergi dairesi, vergi kimlik numarası)
- Ödeme koşulları
- Ürünlerin birim fiyatları, miktarları
- Vergiler
- Teslimat ücreti
- Ödeme ve teslimat şekli
- İskonto
- İhracat ise ihracatçı banka bilgileri, tahmini yükleme ve varış zamanı
Program üzerinden proforma/teklif düzenlemek her zaman işinizi hızlandırır. Bu sayede aşağıdaki kadar pratik olabilirsiniz:
- Teklif/Proforma sekmesine tıkladıktan sonra aşağıdaki ekranın sağ üst köşesindeki “Yeni Ekle” tuşuna basın.
2. Gerekli gördüğünüz boş alanları doldurup kaydedin.
3. Taslak halindeki proformalarınızı işaretleyerek sağ üstteki işlemler alanından kolaylıkla onaylama/reddetme, satış faturasına dönüştürme, yazdırma ve silme işlemlerini kolaylıkla yapabilirsiniz.
Proforma Fatura Kullanmanın Avantajları
Proformalar, firmanız ile müşterileriniz arasındaki benzersiz planlayıcılardır. İşletmenizi daha iyi yönetmek için kurduğunuz stratejiler arasına proformayı da gönül rahatlığıyla ekleyebilirsiniz. Kazandıracağı avantajları bu şekilde sıralayabiliriz:
- Müşterinizi sürpriz sonlardan kurtarabilirsiniz. Maliyetleri net bir şekilde görmesiyle birlikte nihai faturadan önce anlaşmaya gitmenize yardımcı olur.
- Şeffaflığınızın göstergesidir. İş yapılmadan önce siparişin detaylı incelenmesini sağlarken olası eksikliklerin görülmesini kolaylaştırır.
- Daha profesyonel görünmenize katkı sağlar. İşinize verdiğiniz önemi gösterirken ciddi bir firma olduğunuz belli olur.
- Satış sonrası sürecin sorunsuz ilerlemesini mümkün kılar. Satış öncesi net konuşulmayan detaylar neticesinde kestiğiniz faturalarda iade, iptal gibi durumlar ortaya çıkabilir. Bu durumları en aza indirir.
BirFatura’ya geçerek proforma tekliflerinizi zorlanmadan yönetin, saniyeler içerisinde faturaya dönüştürün!
