e-Arşiv fatura düzenleme, hem matbu fatura kesenler hem de e-arşive geçenlerin karşılaştığı bir süreç. Çünkü 2022’nin sonlarına doğru tebliğ edilen 544 sıra numaralı VUK, e-fatura/e-arşive geçmeyen mükellefler de nihai tüketiciye günlük KDV dahil 5000 TL, vergi mükellefine 4400 TL üzerindeki satışları için ister GİB e-arşiv portalından ister başka program ile e-arşiv kesme mecburiyetine neden oldu. Dolayısıyla e-arşiv fatura nasıl kesilir konusunu GİB portal ve özel entegratör kullanan mükellefler için ayrı ayrı ele aldık.
İçindekiler:
GİB Portal e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
Gelir İdaresi Başkanlığı e-arşiv fatura kullanımını teşvik etmek amacıyla günlük 4400/5000 TL sınırını aşan mükelleflere e-Arşiv Portalını ücretsiz sunmaktadır. Bu hizmeti e-arşive kayıtlı olmayanlar, sadece kağıt fatura kesenler ve yalnızca e-fatura kullanan vergi mükellefleri kullanabilir. Örneğin bir konfeksiyon mağazanız var; müşterinize KDV dahil 6000 TL tutarında kaban sattınız. Bu tutar için artık faturayı kağıt olarak kesmeniz mümkün değildir. O nedenle GİB e-Arşiv Portalı İnteraktif web adresine giriş yaparak e-arşiv fatura kesmeniz gerekir. Öte yandan platformu kullanabilmeniz için e-imza veya mali mühür almaya gerek yoktur.
Mükelleflerin İnteraktif Vergi Dairesi bilgileriyle giriş yapmasına izin verilmesi sayesinde yeni kullanıcı adı ve şifre oluşturmanız gerekmez. Oluşturulan taslak faturaları onaylarken ihtiyaç duyulan imzalama işlemleri yerine, “GİB İmza” butonunun seçilmesiyle birlikte cep telefonuna gelen doğrulama kodu ile kolaylıkla yapılabilir.
e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir GİB
Zorunlu geçiş şartları nedeniyle ve isteğe bağlı e-arşive geçtiyseniz mali mühür/e-imza temin ettikten sonra GİB e-Arşiv Portalı üzerinden kesebilirsiniz. GİB’den uygulayacağınız adımlar bu şekildedir:
e-Arşiv İnteraktif Portal’dan e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
- Test portalına İnteraktif Vergi Dairesi bilgileriniz ile giriş yaparak test hesabı oluşturun. Ayrıca “Kullanıcı İşlemleri” sekmesinden tüm bilgileri eksiksiz girdiğinizden emin olun.
- Panelin en üst bölümündeki “Modül Seç” sekmesinden “e-Arşiv Portal”ı seçin.
- “Belge İşlemleri” sekmesindeki “4400/5000 Fatura Oluştur” butonuna basın (eski tutarlar güncellenmiştir).
- Açılan pencerede faturada olması zorunlu tüm bilgiler otomatik görüntülenecektir. Alıcı ve mal/hizmet bilgilerini eksiksiz doldurun. Burada Satış, İade, Tevkifat, İstisna, Özel Matrah, İhraç Kayıtlı gibi tüm fatura tiplerini düzenleyebilirsiniz. Ancak onayladığınız faturaları bu portal üzerinden iptal etmek ya da herhangi bir değişik yapmak mümkün değildir.
- Eğer alıcı nihai tüketici ise VKN/TCKN kısmına 11 adet 1 yazabilirsiniz. Zorunlu alanların hepsini doldurduktan sonra en alttaki “Oluştur” butonuna tıkladığınızda faturayı “Taslaklar” kısmında görüntüleyebilirsiniz.
- İlgili tarihleri seçerek taslağını sol tarafındaki kutucuğa tıkladıktan sonra “Düzenle” ile görüntüleyip kontrol edebilir, bir eksiklik-hata yok ise “GİB İmza”ya tıklayarak telefonunuza gelen 6 haneli doğrulama şifresi sayesinde onaylayıp resmileştirebilirsiniz (bu aşamadan sonra değişiklik yapamazsınız).
- Onaylı faturayı “İndir” seçeneğinden bilgisayarınıza indirip alıcısına kendi e-posta, SMS, kargo firmanız ile göndermeli veya çıktısını alıp vermelisiniz.
NOT: Onayladığınız e-arşiv faturalar GİB sisteminde maksimum 6 ay kalabilir. Dolayısıyla bilgisayarınızda yedeklemeyi unutmayın. Ayrıca en fazla 500 fatura düzenleme olanağı sunulmuştur.
e-Arşiv Fatura Portalından e-Arşiv Nasıl Kesilir?
e-Arşiv mükellefleri eğer özel entegratör programı kullanmıyorsa earsivportal.efatura.gov.tr/ adresine tıklayarak bu platformu kullanabilir. Ancak bu alana giriş yaparken ve faturaları onaylarken e-imza/mali mühür sertifikasına ihtiyacınız vardır. Geriye kalan tüm adımlar interaktif portal ile aynıdır.
Okuma Önerisi:
Özel Entegratör Programı ile e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
BirFatura gibi GİB lisanslı özel entegratörlerin sunduğu fatura kesme programları sayesinde GİB Portal üzerinde bulunmayan pek çok önemli özellik, zaman ve maliyet tasarrufunu artırır. e-Arşiv başvurusunu özel entegratörler aracılığıyla yapan mükellefler yalnızca e-imza/mali mühürlerini satın alarak anahtar teslim e-arşiv başlangıçlarını yapabilirler. Geçiş yaptıktan sonra tekrar mali mühür/e-imza ile yeniden giriş yapmaya gerek olmadığı gibi oluşturduğunuz faturalar otomatik imzalanır. Örnek olarak BirFatura panelinde nasıl e-arşiv kesebileceğinizi anlattık:
- BirFatura’ya kendi oluşturduğunuz kullanıcı adı ve şifreniz ile giriş yapın. Ardından panelin sol tarafındaki “Satışlar” sekmesinden “Fatura Ekle” butonuna tıklayın; karşınıza aşağıdaki pencere açılacaktır.
- Yukarıdaki alanda alıcı bilgilerin manuel yazabilir veya “Alıcı Ekle” kısmından kaydederek, bir sonraki işlemde otomatik gelmesini sağlayabilirsiniz.
- Sağ üst köşedeki “Gelişmiş Fatura Sayfasını Aç” butonundan fatura tipi, senaryosu, mal/hizmet bilgileri, vergi çeşidi gibi alanları doldurabilirsiniz.
- Ayrıca “Ürünler” bölümünden mal/hizmetlerinizi kaydedebilir ve fatura ekranına alabilirsiniz.
- Son olarak “Kaydet” butonuna bastığınızda fatura taslağı halinde kaydedilecektir. Soldaki “Satışlar” sekmesinin altındaki “Faturalar” bölümünde tüm faturaları görüntülemeniz mümkündür. Burada ilgili taslak faturayı soldaki kutucuk ile işaretleyin.
- Kırmızıyla seçili alandan ve yukarıdaki “Seçili Faturaları e-Fatura Yap” komutunu vererek taslağı onaylamış olursunuz. Taslak halindeyken değişiklik yapabilir, onayladıktan sonra 7 gün içerisinde iptal edebilirsiniz.
- Faturalar BirFatura sunucularında 10 yıl boyunca saklanır, bilgisayarınıza indirmeniz gerekmez. Ayrıca e-kontör bakiyesi alarak sınırsız sayıda fatura kesmeniz de mümkündür.
- Onaylı e-arşiv faturanız alıcının faturada yazdığınız e-posta adresine otomatik iletilir.
Ayrıca aşağıdaki videolu anlatımı da izleyebilirsiniz:
e-Arşiv Faturaya Geçmeden Önce BirFatura'yı Ücretsiz Deneyin!
BirFatura’nın avantajlarını hiçbir ücret ödemeden 30 gün boyunca bizzat deneyimleyin. Memnun kaldığınız taktirde abonelik ve kurulum işlemlerini başlatmak için size bir telefon araması ya da bir e-mail kadar yakınınızdayız!
