e-Dönüşüm serüveni 2010 yılında Maliye Bakanlığı’na bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) aracılığıyla başlayan Türkiye’nin, e-belge sistemi sayesinde orta hızdaki bir dijitalleşme sürecine girdiğini söylemek mümkün. “e-Dönüşüm nedir?” veya “e-Belge nedir?” diyenlerin yapılabilecek tanım özetle hem devletin bürokratik işlerinde hem de KOBİ tarafında yaşanan başlıca problemleri azaltmak niyetiyle yapılan projedir. Bunlardan sık yaşanan raporlama, vergilendirme ve arşivleme eksikliklerine başarılı çözümler getiren e-belge GİB tarafından sunulan ve işletmelerde muhasebe işlerinin yürümesini sağlayan tüm evrakların elektronik hali olarak yapılabilir. e-belgeyi e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-serbest meslek makbuzu, e-müstahsil makbuzu, e-gider pusulası, e-ihracat faturası, e-defter uygulaması gibi çok geniş bir alanı kapsayan kümenin alt kümeleri olarak düşünebiliriz.
Neden e-Belge Dönüşümlerini Tamamlamalıyım?
e-belge dönüşüm süreci sonrası dosyalar arasında kaybolmak bir yana dursun, şirketinizin asıl hedeflerine kanalize olmasına engel olan angarya işlerin tamamından kurtulmanız mümkündür. Tüm belge çeşitlerini e-belgeye geçerek düzenlemeye başlamanız dosyalama, kutulama gibi yük olan ve fiziksel alan ayrılması gerektiren zorunlulukları da ortadan kaldırır. Ayrıca saklama mecburiyeti bulunan arşivinizin yangın, su baskını gibi afet durumlarında yok olmasını önler. Muhasebe işlemlerini düzenleyen, hata payını en aza indiren, kağıt israfı ve kalabalığından kurtaran e-belge dönüşümleri işlerinizin hızlı yürümesini kolaylaştırır. Bu içerikte her kağıt evrakın yanına 1 “e” harfi getirilmek suretiyle e-belgeye dönüştüğünü ve ne anlama geldiğini göreceğiz. İşte kağıtları tarihin tozlu sayfalarına götürmeyi amaçlayan e-dönüşüm sistemlerindeki elektronik evraklar nelerdir görelim:
e-İrsaliye
e-belge ailesi içerisinde önemli bir yere sahip e-irsaliye fatura oldukça işlevseldir. “e-İrsaliye nedir?” tanımı ise kağıt sevk irsaliyesiyle aynı resmi değere sahip ve satılan mal ya da ürünlerin takibini kolaylaştırarak hareketlerini izlemek amacıyla düzenlenen evraktır şeklinde yapılabilir. Diğer e-belge çeşitlerinde olduğu e-irsaliye geçiş şartları da yıllık bazda değişiklik gösterebilmektedir. Elektronik fatura mükelleflerine 10 milyon TL ve üzeri ciro sınırı, demir çelik eşyaların (GTİP 72, GTİP 73) ihracat ithalatında e-fatura mükellefi şartı gerekmeksizin e-irsaliye geçiş zorunluluğu tutulmuştur.
e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM)
e-belge dönüşüm kapsamında “e-Serbest makbuzu nedir?” veya “e-SMM nedir?” yalnızca serbest meslek gruplarına zorunlu tutulan versiyonu ise e-serbest meslek makbuzu ya da e-SMM’dir. Vergi mükellefiyeti bulunan avukat, doktor gibi serbest meslek erbablarından biri iseniz e-serbest meslek makbuzu özel entegratör ya da GİB’e başvuru yaparak geçiş yapabilirsiniz. “e-serbest meslek makbuzu zorunlu mu?” sorusunun da yanıtı malesef evet olacaktır. 509 sayılı VUK tebliğine göre 1 Haziran 2022 itibariyle tüm serbest meslek gruplarının e-SMM geçiş zorunluluğu bulunuyor.
e-Müstahsil Makbuzu (e-MM)
e-belgenin çok yaygın olmasa da oldukça avantajlı olan bir diğer üyesi e-müstahsil makbuzu veya e-MM’dir. Tam olarak “e-MM nedir?” diye sorulacak olursanız kısaca tarım hayvancılık ile uğraşan kişilerin satış yaptıkları yerlere ve toptancılarına kestikleri makbuzun elektronik hali olarak açıklanabilir. Peki e-müstahsil makbuzu zorunlu mu diyen mükellef iseniz e-MM zorunluluğu bulunanlar e-faturaya geçerek işletme olursa müşterilerine e-MM de düzenlemek zorunda kalacaktır diye açıklamamız gerekir.
e-Gider Pusulası
e-belgenin pek özel bir zorunluluğa tabi tutulmayan çeşidi diyebileceğimiz e-gider pusulası vergi mükellefi olmayan ve olan kişiler arasında gerçekleşen alış satış işlemini belgeleyen hukuki evraktır. e-gider pusulasında geçiş zorunluluğu yoktur ve geçiş tamamen istek üzerinedir olacaktır ifadesi “e-Gider pusulası zorunlu mu?” ve “e-Gider pusulası kimlere zorunlu?” sorularının karşılığı olabilir. Ancak GİB sektör, ciro gibi etkenlerden bağımsız olarak bazı analizler sonucunda gerekli bulduğu işletmelere yazılı bildirim yapar. Bu durumda geçiş malesef zorunlu olmaktadır.
e-İhracat Faturası
e-fatura kullanıcısı olan işletmeler yurtdışına satış yaptıklarında bu durum e-belgede e-ihracat faturası kesilecek olması anlamına gelir. Yani ihracat yapan tüm şirketler vergilendirme işlemlerinin düzgün yapılabilmesi için elektronik fatura kullanıcısı olma ön şartıyla e-ihracat faturalarını uygun şekilde düzenlemelidir. Aslında e-arşiv ve faturadan pek bir farkı olmayan bu e-belge çeşidi e-arşiv kullanıcısı ise e-arşiv, e-fatura ise e-fatura düzenlenmesine imkan tanır. Bu faturanın e-ihracat faturası niteliği taşıması için satışı yapılan ürünlerin GTİP kodlarının doğru yazılmasına, alıcı ve gönderici firmaya ait bilgilerin eksiksiz olmasına dikkat edilmelidir.
e-Fatura
Gelir giderlerinizi resmi olarak belgeleyen faturalar dijital dünyaya uyarlanarak e-belge ailesine ilk olarak e-fatura şeklinde adımını atıyor. Bir önceki “e-Fatura Ne Demek?” adlı detaylı açıkladığımız içeriğimizde yer alan kimlerin elektronik faturaya acil geçmeli gerektiğine ve avantajlarının neler olduğuna göz atabilirsiniz.
e-Arşiv Fatura
e-arşiv fatura ve e-fatura arasındaki farkı önceki yazımızda açıklamıştık. e-arşiv fatura kesmek e-fatura ile birebir aynı sayılabilir. İkisi de benzer ve epey karıştırılıyor olmasına rağmen “e-Arşiv fatura ne demek?” ve “e-Arşiv fatura kimlere kesilir?” diye araştırdığınızda e-arşiv faturanın elektronik fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine düzenlenen bir e-belge çeşidi olduğunu görebilirsiniz. e-arşiv fatura şartları GİB tarafından her yıl çeşitli düzenlemelere tabi tutulması ile beraber sadece e-fatura sistemine kayıtlı olanlar e-arşiv fatura kullanabilirdi, ancak e-arşiv fatura zorunluluğu 2022 düzenlemesine göre özel entegratörler aracılığıyla sadece e-arşiv fatura geçiş yapabilme kolaylığı tanındı. Ayrıca e-arşiv fatura limitlerinde ise vergi mükelleflerine KDV dahil en az 2000 TL, olmayanlara ise 5000 TL ve üstü tutarlar baz alındı.
e-Defter Uygulaması
e-dönüşüm uygulamalarının belki de en önemli parçası e-defter sistemi olabilir. İddialı bir e-belge üyesi olmasından dolayı hukuki süreçlerde oldukça detaylı incelenir. Dolayısıyla eksiksiz ve doğru biçimde e-defter oluşturmak gerekir. e-defter mali kayıtların detaylı olarak yazıldığı elektronik yevmiyedir. Denetimlerin daha doğru ve etkili bir şekilde yapılmasını sağlamak amacıyla cirosu 4 milyon ve üzeri olan elektronik fatura arşiv kullanıcılarına zorunlu tutulmuştur.
